中小企業の経理業務に欠かせない会計ソフト。
皆さんの会社では、どの製品を導入されているでしょうか？あるいは、まだ会計ソフトを導入していない、という企業もあるかもしれません。
Excelで行う経理業務には限界と様々な問題があります。バージョン管理が徹底されていないと、どの帳簿が最新のものなのかが分からなくなってしまい、編集し直したという経験はないでしょうか？会計ソフトがない経理業務は面倒の塊のようなもので、生産性を大きく低下させているのです。
本稿では、まだ会計ソフトを導入していない企業や、会計ソフトの買い替えを検討している企業に向けて、会計ソフトの基礎と正しい選び方などについて細かく紹介していきます。
クラウド会計ソフト
会計ソフト業界の中でも、今最もホットなものといえばクラウド会計ソフトでしょう。2013年に国内で初めてクラウド会計ソフトを提供したfreeeを皮切りに、現在ではほとんどの会計ソフト事業者が、クラウド会計ソフト事業を展開しています。
世の中には様々なクラウドサービスで溢れているものの、「結局クラウドって何？」という疑問を持っている方も多いでしょう。まずは、この疑問を解消しておくために、クラウドサービスについて説明します。
クラウドサービスって何？
クラウドサービスとは簡単に言うと「インターネット経由で提供されるサービス」の総称です。サービスの内容は非常に多岐に渡るので、一概に「これがクラウドサービス！」と言えるものではありません。
たとえば、多くのインターネットユーザーが利用する無料のメールサービス「Gmail」。このサービスを利用するためには、Webブラウザを起動してインターネットを接続し、Gmailにアクセスする必要があります。
このように、インターネット経由で利用するサービスをクラウドサービスといいます。そのため、クラウド会計ソフトは「インターネット経由で利用する会計ソフト」と理解できます。
クラウド会計ソフトを利用するメリットは
インターネット経由で会計ソフトを利用することで、ユーザーにどんなメリットがあるのでしょうか？一つひとつ紹介していきます。
≪ソフトウェアインストール不要≫
クラウド会計ソフトはGmailのように、Webブラウザを起動してインターネットに接続してサービスを利用します。あるいは、クライアントアプリという端末にインストールしたアプリを使用してサービスを利用するため、ソフトウェアを端末にインストールする必要がありません。
ということは、サービスを利用するためのアカウントIDとパスワードさえ入力すれば、使用する端末や接続する場所を問わず、同じクラウド会計ソフトを利用できます。そのため経営者は、出張先や外出先からも会社の経営状況を、リアルタイムに把握できるでしょう。
≪運用負担が無くなる≫
端末やサーバにソフトウェアをインストールする会計ソフトの場合、運用負担が大きくなる傾向があります。ソフトウェアが正常に稼働しているかの確認、定期的なアップデート対応、データバックアップなどやるべきことは尽きません。
一方クラウド会計ソフトでは、サービス事業者がシステム運用を行うため、ユーザーに運用負担がかかりません。データバックアップも自動的に行われるので、多忙だった管理者は本来業務に集中できます。
以上のように、クラウド会計ソフトは今までのパッケージ製品にはない、様々なメリットを提供しています。
クラウド会計ソフトの料金体系
クラウド会計ソフトを導入するとコストがどう変化するのか、気になる企業が多いでしょう。パッケージ製品なら購入時一回のみの支払いだったのに対し、クラウド会計ソフトは毎月(あるいは毎年)一定の料金が発生します。
これは、クラウド会計ソフトが購入する「製品」ではなく、継続的に利用する「サービス」であるためです。クラウド会計ソフトの料金体系の基本は、事業所単位またはユーザー単での課金です。
たとえば、パッケージ製品としても人気の「弥生会計」のクラウド会計ソフトは事業所ごとに料金が発生します。対して、freeeでは事業所ごとの料金に加えて、サービスを利用するユーザー数に応じても料金が変化します。
月間あるいは年間で料金が発生するという点については共通しているものの、各サービス事業者によって料金体系がまったく違うこともあるので注意が必要です。
「クラウド会計ソフトは高い」は本当？
このセクションの最後に、クラウド会計ソフトのコストについて説明します。
定期的に料金が発生することから、クラウド会計ソフトを利用するとコストが高くなるというイメージを持たれることが少なくありません。確かに、1年2年と利用していけば、パッケージ製品の購入金額よりも高くなることは確実です。
ただし、クラウド会計ソフトとパッケージ製品のコスト比較をするのであれば、日常的に発生する管理費用も考慮するのが正しい比較方法です。パッケージ製品の管理にかかる人件費を計算してみると、実はクラウド会計ソフトよりもコストが高くなっているというケースもあります。
「継続的な支払」と「たった一度の支払い」という表面上のことにとらわれず、見えないコスト(人件費やサーバ管理代)にも目を向けた上で、両者の比較を行っていただきたいと思います。
[RELATED_POSTS]会計ソフト比較とおすすめ
会計ソフト選びで大切なことは、数ある製品やサービスを網羅的に比較した上で、現状環境においてベストなものを選ぶことです。ただし、その比較作業が非常に面倒な作業なので、主要な製品やサービスから適当に選んでしまう、というケースも少なくありません。そうしたケースの多くが、会計ソフト導入に失敗しているので、本稿を読まれている皆さんには徹底的に比較した上で、最適な会計ソフトを選んでいただきたいと思います。
そこで、このセクションではパッケージ製品とクラウド会計ソフトに分けて、いくつかの会計ソフトを比較してみました。
会計ソフトパッケージ製品比較
弥生会計シリーズ
パッケージ製品として売り上げ実績No.1の弥生会計シリーズは、長年のノウハウ蓄積によって細部まで行き届いた機能と、手厚いサポートが魅力です。「会計ソフト選びに迷ったら弥生」と言う企業もあるほど人気を集めています。
ただし、その分パッケージ製品価格が決して安いとは言えません。最も低コストなスタンダードプランかつサポートが付かないタイプで価格が4万2,120円(税込)になります。
http://www.yayoi-kk.co.jp/products/account/index.html
会計王シリーズ
会計王シリーズは最新版となる「会計王 19」でAI自動仕分けという機能を搭載しています。これは、人工知能がユーザーの仕訳を学習して、仕訳作業が効率良く行えるようになる機能です。
価格は4万3,200円(税抜き)であり、この価格でサポートも充実しているのでコストパフォーマンスに優れた製品です。
https://www.sorimachi.co.jp/products_gyou/acc/
会計らくだシリーズ
会計らくだシリーズは低価格帯で提供されている会計ソフトパッケージ製品の一つです。価格は1万2,960円(税込)で、会計ソフトに必要な機能は標準的に備えています。ただし、弥生会計シリーズや会計王シリーズといった中小企業向けの会計ソフトのように、細かい機能は搭載していません。
http://www.bsl-jp.com/products/brk085/
わくわく財務会計
わくわく財務会計も会計らくだシリーズ同様に、低価格帯のパッケージ製品です。機能面では会計らくだシリーズよりも充実しているため、低コストで会計ソフトを導入したい企業におすすめです。ダウンロード版なら1万800円(税込)と、経済的にも会計ソフト初心者にも易しい製品です。
http://www.lan2.jp/e-store/index.html?id=as3
奉行会計Jシリーズ
奉行会計Jシリーズは、中小企業の中でも組織規模が大きい企業向けの会計ソフトです。製品価格の8万円に加えて、年間利用料が4万円かかります。ただし、機能やサポートは他4製品よりも充実しています。
https://www.obc.co.jp/bugyo-j/kanjo-j
クラウド会計ソフト比較
弥生会計オンライン
弥生会計オンラインはパッケージ製品と少しコンセプトが異なり、「使いやすさ」にこだわったサービスです。自動仕分けや取引入力など、最低限の簿記知識のみで機能を使えるようになっています。弥生とパートナーシップを提携している会計事務所ならば、簡単にデータ連携できる点も魅力です。
サービスは年間契約で、1事業所あたり年間2万8,080円(税込)で利用できます。
http://www.yayoi-kk.co.jp/products/account-ol/price/index.html
freee
freeeは「簿記知識ゼロでも使える会計ソフト」をコンセプトにしたサービスです。ただし、簿記知識がまったくのゼロで使いこなせるわけではないので注意しましょう。弥生会計オンラインのように、自動仕分けなどユーザーの手がかからない機能に特化しています。
料金は1事業所あたり月額1,980円から利用でき、ユーザー数4人目からは別途で月額300円の追加料金がかかります。
https://www.freee.co.jp/houjin/price/
MFクラウド会計
MFクラウド会計はfreee同様に、日本のクラウド会計ソフト黎明期からサービスを提供しています。特徴は、会計ソフト中級者でも使いやすい機能で、初心者向けの自動仕分けなどの機能はもちろん手入力にも対応しています。
価格は1事業所あたり月額1,980円から利用できます。ユーザー数に制限はないものの、登録できる部門数が限られている点に注意しましょう。
https://biz.moneyforward.com/accounting/price
フリーウェイ経理
フリーウェイ経理は無料で利用できるクラウド会計ソフトです。無料版の機能制限もなく、すべての機能を使用できます。ただし、会計データの保存場所は端末内に限定します。年間3万8,880円の有料版を利用すると、会計データをインターネット上に保存したり、操作サポートも付きます。
ハイブリッド会計Crew
ハイブリッド会計Crewはクラウド会計ソフトの標準的な機能を備えつつ、ダッシュボードでお金の状況をリアルタイムに把握できる機能があります。データバックアップやリストア機能も搭載しているため、好きなタイミングでデータの保護と復元が可能です。
≪会計ソフト価格一覧表≫
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製品名 |
提供形態 |
価格 |
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弥生会計シリーズ |
パッケージ製品 |
4万2,120円(税込)～ |
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会計王シリーズ |
パッケージ製品 |
4万3,200円(税込) |
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会計らくだシリーズ |
パッケージ製品 |
1万2,960円(税込) |
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わくわく財務会計 |
パッケージ製品 |
ダウンロード版 1万800円(税込) |
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奉行会計Jシリーズ |
パッケージ製品 |
8万円 ＋ 年間利用料4万円 |
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弥生会計オンライン |
クラウド会計ソフト |
年間2万8,080円(税込) /1事業所 |
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freee |
クラウド会計ソフト |
月額1,980円/1事業所 ユーザー追加300円/1ユーザー |
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MFクラウド会計 |
クラウド会計ソフト |
月額1,980円/1事業所 |
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フリーウェイ経理 |
クラウド会計ソフト |
無料 年間3万8,880円 |
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ハイブリッド会計Crew |
クラウド会計ソフト |
月額980円/1事業所 ユーザー追加300円/1ユーザー |
このセクションで紹介した会計ソフト以外にも、多様な製品やサービスが提供されています。そのため、上記10製品およびサービスに縛られずに、広い視野を持って会計ソフトを比較してみましょう。
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会計ソフトの選び方
このセクションでは、具体的な会計ソフトの選び方について説明します。セクション②で紹介したように、一口に会計ソフトといっても製品ごとに特長は様々です。そのため「人気だから」や「デザインが良いから」といった理由だけで製品およびサービスを選んでしまうと、導入に失敗する可能性があります。
選び方1.会計ソフトを導入する目的をハッキリさせる
意外にも、会計ソフトを導入する目的を明確にしない企業が多いようです。それは「会計ソフト＝経理業務の簡素化」という固定概念を持っているからでしょう。様々な会計ソフトを比較してみると、製品によってできることが仕分け作業や取引入力だけではないことが分かります。
ハイブリッド会計Crewでは経営者向けにダッシュボードを用意していたり、freeeでは会計ソフトを含め様々なサービスを連携させて、クラウドERPのように利用することも可能です。
そのため、適切な会計ソフト選びのためには、導入目的を明確にするところから始めましょう。
選び方2.必要な機能を定義する
導入する会計ソフトに必要な機能を、導入担当者や関連部署で話し合って決めていきます。いわゆる要件定義です。機能要件を定義することがなぜ重要かというと、要件がない会計ソフト選びでは導入基準が往々にしてブレてしまい、現状環境に最適な製品およびサービスを選べない可能性が高いためです。
要件定義を確実に行えば、製品およびサービス検討初期段階でかなり製品が絞られてきます。
選び方3.課題を把握する
会計ソフトは単に経理業務を簡素化するのではなく、経理はもちろん経営に関する課題を解決するものであるべきです。
たとえば、経営状況をリアルタイムに把握できないため、資金繰りが難しいという課題がある場合、ダッシュボードで様々な情報を確認できる会計ソフトが選択肢に入ります。社員ごとにスキルの落差があるため、誰でも簡単に作業できるようにしたいのであれば、自動仕分けなどの機能を搭載している製品を選ぶのが良いでしょう。
このように、今ある課題を把握することで、どんな会計ソフトが必要なのかが見えてきます。
選び方4.価格比較はトータルコストを考えて
パッケージ製品の場合支払いは1度のみ(例外もあり)。クラウド会計ソフトの場合支払いは継続的です。ただし、だからといってパッケージ製品の方が安い、とは一概に言えません。セクション①で説明したように、パッケージ製品には管理費用(主に人件費)がかかるので、クラウド会計ソフトよりもトータルコストが高くなる可能性があります。
もちろん、クラウド会計ソフトの方がトータルコストが高くなる可能性もあるので、定義した要件に合わせて各製品およびサービスの、トータルコストを比較することが大切です。
選び方5.費用対効果を考える
費用対効果は表面上のコストでは比較できない、導入したことで得られる効果とコストのバランスです。「費用対効果が高い」というのは、製品コストやサービスコストに対して、コスト以上の導入効果を得ているという状況です。
この費用対効果を算出するのは簡単ではありません。しかし、会計ソフト選びにおいて重要な基準になります。「コスト100：導入効果100」の製品と「コスト120：導入効果150」の製品なら、費用対効果が高いのは後者であり、導入するメリットがより大きくなっています。
表面上のコストだけで製品を比較してしまうと、費用対効果を見落としてしまう可能性があるので注意しましょう。
選び方6.サポートは充実している方がいい
特に初めて会計ソフトを導入する場合、サポート体制に注目していただきたいと思います。会計ソフトは操作が簡単そうに見えて、中には操作が難しい製品およびサービスがあったり、そもそも初めて会計ソフトを使うときは疑問だらけでしょう。こうした際に、サポートが充実していると安心して購入および利用できます。
サポート体制が弱く、ユーザーの質問回答やトラブル対応に時間がかかると、その分生産性が低下することになります。
以上6つのポイントが、会計ソフトの正しい選び方です。現状環境に最適な製品およびサービスを導入してこそ、会計ソフトの真価が発揮されます。
参考記事：おすすめの会計ソフト17選
会計ソフトの機能
初めて会計ソフトを導入する企業にとって、会計ソフトの各機能は使い方に迷うものばかりかもしれません。スムーズな導入をするためには、予め会計ソフトの機能について知っておき、導入後すぐに使用できるようにすることです。そこでこのセクションでは、会計ソフトの基本的な機能について説明します。
基本機能1.データ入出力
会計ソフトの最も基本的な機能が「仕訳入力」「伝票入力」などのデータ入出力です。「仕訳入力」では業種に合った勘定科目を選択して、Excelに比べて素早くデータ入力を行えます。伝票などは必要に応じて、データ種別を変更しての出力も可能です。
基本機能2.レポート
会計ソフトに備わっているレポート機能では、経理や経営に関する様々な情報をレポートとして出力できます。たとえば弥生会計オンラインで出力できるレポートは、次のように多岐にわたります。
≪弥生会計オンラインで出力できるレポート≫
- 取引・残高レポート
- 日別取引レポート
- 残高試算表
- 残高推移表
- 損益レポート
- 損益レポート
- 科目別損益レポート
- 取引先別損益レポート
- 貸借レポート
- 貸借レポート
- 消費税の確認
- 科目別消費税額の確認
- 消費税納付見込み額の確認
基本機能3.財務報告書
一部の会計ソフトでは日常的な経理業務だけでなく、財務報告書の作成にも対応しています。貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書などを従来よりも簡単に作成できるので、定期的に発生する業務負担を軽減できます。
基本機能4.データセキュリティ
情報漏えい事件などが頻繁に起きている昨今、データセキュリティ機能は会計ソフトの基本機能となっています。IDやパスワードによるシステムへのアクセスや、データのバックアップおよびリストア機能などは標準的に備わっています。ただし、安価な製品になるとこのデータセキュリティ機能を備えていない可能性もあるので注意しましょう。
これらの基本機能をはじめとして、各製品およびサービスごとに多彩な機能を提供しています。会計ソフト導入の際は、必ずトライアルを実施して、各製品およびサービスの機能を事前に確かめましょう。
経理・税務関連帳簿の保存期間
最後のセクションでは、会計ソフトから少し離れ、経理業務および税務によって出力した帳簿の法定保存期間について解説します。以下にまとめた帳簿は、法律によって保存期間が定められており、企業は要請があった場合それらの帳簿を税務署に提出しなければなりません。会社でいつコンプライアンス違反が起きるとも限らないため、保存期間が定められている帳簿の種類について確認しておきましょう。
保存期間が定められている経理・税務関連帳簿
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帳簿の種類 |
起算日 |
保存期間 |
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監査報告 （本店備置き分。支店備置き分はその謄本を３年保存）（監査役設置会社等の場合） |
株主総会の１週間（取締役会設置会社は２週間）前の日 |
5年間 |
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会計監査報告 （本店備置き分。支店備置き分はその謄本を３年保存）（会計監査人設置会社の場合） |
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会計参与が備え置くべき計算書類、附属明細書、会計参与報告 （会計参与設置会社の場合｡会計参与が定めた場所に備置き） |
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金融機関等が保存する非課税貯蓄申込書、非課税貯蓄申告書、非課税貯蓄限度額変更申告書、非課税貯蓄異動申告書、非課税貯蓄勤務先異動申告書、非課税貯蓄廃止申告書などの写し |
これらの申告書、退職等に関する通知書等の提出があった年の翌年 |
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金融機関等が保存する海外転勤者の財産形成非課税住宅貯蓄継続適用申告書、海外転勤者の国内勤務申告書などの写し |
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金融機関等が保存する退職等に関する通知書 |
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取引に関する帳簿（仕訳帳､現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳､、買掛帳など）※証憑書類のうち取引に関する事項（法人税法施行規則の別表22に定める記載事項の全部または一部）を帳簿に記載することに代えて、記載されている書類を整理保存している場合の書類を含む |
帳簿閉鎖日および書類作成日・受領日の属する事業年度終了の日の翌日から２か月を経過した日（当該事業年度分の申告書提出期限の翌日） |
7年間 |
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決算に関して作成された書類（上に挙げた、会社法で10年保存が義務づけられている書類以外） |
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現金の収受、払出し、預貯金の預入れ・引出しに際して作成された取引証憑書類（領収書、預金通帳、借用証、小切手、手形控、振込通知書など） |
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現金の収受、払出し、預貯金の預入れ・引出しに際して作成された取引証憑書類（領収書、預金通帳、借用証、小切手、手形控、振込通知書など) |
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有価証券の取引に際して作成された証憑書類（有価証券受渡計算書、有価証券預り証、売買報告書、社債申込書など |
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取引証憑書類（請求書、注文請書、契約書、見積書、仕入伝票など） |
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電子取引の取引情報に係る電磁的記録（取引に関して受領または交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項の記録） |
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給与所得者の扶養控除等（異動）申告書、配偶者特別控除申告書､保険料控除申告書 |
法定申告期限 |
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源泉徴収簿（賃金台帳） |
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給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書 |
課税関係終了の日 |
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課税仕入等の税額の控除に係る帳簿、請求書等（５年経週後は、帳簿または請求書等のいずれかを保存） |
課税期間末の翌日から２ヶ月を経過した日 |
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資産の譲渡等、課税仕入、課税貨物の保税地域からの引取りに関する帳簿 |
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計算書類および附属明細書（貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表 |
作成した時 |
10年間 |
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会計帳簿および事業に関する重要書類（総勘定元帳､各種補助簿、株式申込簿、株式割当簿、株式台帳､株式名義書換簿､配当簿、印鑑簿など） |
帳簿閉鎖の時 |
これらの保存期間が定められている帳簿の中には、電子データとしての保存が容認されているものもあります。たとえば、取引証憑書類(領収書、預金通帳、借用証、小切手、手形控、振込通知書など)は電子データによる保存が認められている上に、スキャナ保存も可能です。
会計ソフトを選ぶ際は、電子データ保存な可能な帳簿の種類についても併せて確認するとよいでしょう。ただし、保存期間が定められている帳簿の電子データとして保存する場合は、「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書」にて使用するソフトやシステムの名称を、プログラムの概要として承認申請する必要があります。
まとめ
会計ソフトは、正しい理解と適切な導入があれば、必ず関連部門の生産性が上がります。それだけでなく、経営状況をリアルタイムに可視化できたりと、今までにない経営に踏み出すこともできるでしょう。本稿が、これから会計ソフトを導入する企業、会計ソフトを買い替える企業の助けになれば幸いです。
