固定資産管理システムの基本機能

 2017.08.29  クラウドERP編集部

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固定資産管理を行うことでのメリットはいくつかあります。社内・社外にある資産を管理することでそれを有効活用できること、設備投資など長期的に運用が必要なモノを導入するにあたり現在の資産情報や減価償却状況を把握する、社員による私物化を防ぐなど実に様々です。

こうした固定資産管理を実現するために必要となるのが“固定資産管理システム”です。

社内・社外、グループ企業や営業所などに点在する固定資産をすべてマニュアルで管理することは、可能ではありますが、現実的ではありません。あまりにも多くの手間と時間がかかってしまいます。

そこで固定資産管理システムが重要になるのですが、一体どのような機能が備わっているのでしょうか?今回は、固定資産管理システムの機能について説明していきたいと思います。

機能1.固定資産の種類に応じて管理を適正化する

一口に固定資産といっても、有形固定資産や無形固定資産などその種類は実に様々なものがあります。

≪有形固定資産に該当する主なもの≫

建物

附属設備

構築物

機械装置

船舶

車両運搬具

工具器具備品(器具備品)

一括償却資産

土地

リース資産

建設仮勘定

立木・家畜・果樹

≪無形固定資産に該当する主なもの≫

借地権(地上権を含む)

鉱業権

漁業権(入漁権を含む)

水利権

工業所有権

特許権

商標権

実用新案権

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意匠権

著作権

ソフトウェア

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こうした様々な固定資産をマニュアルですべて管理することはやはり骨の折れる作業です。固定資産管理システムでは、各種固定資産に応じた管理を用意しているので、いつでも最適な管理を行うことができます。

特に減価償却を行う税務申告に必要な有形固定資産に関しては、管理を徹底する必要があるでしょう。

機能2.様々な減価償却方法に対応する

固定資産と同じで、減価償却にも様々な方法があります。

≪減価償却の主な方法≫

新定額法

200%定率法

250%定率法

旧定額法

旧定率法

三年一括償却

のれん償却

繰延資産

税法繰延資産

消耗品

中小企業の少額資産特例

月割均等法

年割均等法

減価償却方法は固定資産の種類や、企業によって採用するものが異なります。従って、固定資産管理の中でも最も複雑な作業かもしれません。しかし、減価償却状況を常に把握できなければならないため、避けては通れない作業でもあります。

固定資産管理システムではこうした様々な減価償却方法に対応し、減価状況を常に把握することができます。

機能3.リース契約など複雑な固定資産管理に対応する

固定資産とは「事業活用を目的として、10万円以上の費用がかかるもの」という定義があります。ですので、固定資産は基本的に高額になることがあり、場合によってはリースやレンタルで導入するというケースもあります。

このとき重要になるのが、リース契約に応じた固定資産管理を行うことです。

ただでさえ複雑な固定資産管理が、リース契約が加わることでさらに複雑化してしまい人手では手に負えません。

固定資産管理システムではこうしたリース契約に応じた管理も可能なので、様々な作業を効率化できるこ効果があります。

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機能4.グループ全体の固定資産を一元的に管理する

グループ企業や営業所、店舗など複数の拠点を持つ企業にとって難しいのが、固定資産の一元管理です。各所に点在する固定資産を正確に把握し、それぞれの減価状況などもリアルタイムに知らなければなりません。

クラウド型の固定資産管理システムを使えば、こうした問題もすぐに解決できるでしょう。

クラウド型とはインターネット経由で利用するシステムサービスなので、使用する場所とデバイスを選ばず、Web上で同じシステムにアクセスすることができます。つまり、本社と営業所で全く同じシステムを利用することも可能ということです。

クラウド型によって共有環境を整えれば、離れた場所にある固定資産管理まで最適化できます。

機能5.会計基準の変更や制度改正へ迅速に対応する

会計基準や税制度などはつねに変化します。とこに税制に関しては毎年改正が加えられているので、対応するだけでも大変です。こうした複雑な制度にも、固定資産管理システムは対応しているので安心できます。

また、固定資産管理システムにとって大切なのはシステムの柔軟性です。会計基準や税制度が変更しても、それに対応すべくシステムをカスタマイズする必要があります。

従って固定資産管理システムを選定する際は、カスタマイズ可能かという柔軟性に着目しなければなりません。

また、クラウド型に関してはシステムベンダーが対応してくれるケースがほとんどなので、事前に確認しておきましょう。

機能6.IFRSへ対応する

IFRSは国際的な会計基準です。既に海外進出している、あるいはその予定がある企業は、このIFRSに対応する必要があります。しかし国内の会計基準にも対応しなければならないので、管理環境は複雑化する一方です。

さらには会計基準がどんどん変化していくので、その対応業務にも追われます。

多くの固定資産管理システムはIFRS対応機能を備えていますが、すべてではありません。従って製品選定時にしっかりと確認しておくことができます。

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機能7.監査ログで不正アクセスを防止する

固定資産管理システムには企業の資産情報がすべて集約されます。このため、サイバー攻撃によってその情報が狙われたり、あるいは固定資産管理システムを起点に内部ネットワークへの侵入を試みる場合もあるでしょう。

つまり、セキュリティ性は十分に確保しておかなければなりません。

ファイアウォールやアンチウイルスなど基本的な対策はさておき、固定資産管理システムには監査ログ機能が備わっています。

監査ログを確認すれば侵入者がいるかどうか、社員が不正な資産活用を行っていないかなど細かく管理することができます。内部ネットワークへの侵入者を察知することで、セキュリティ性を大幅に上げることが可能です。

機能8.周辺システムとの連携で作業効率を高める

固定資産管理システム本来の導入効果は、周辺システムと連携を取ったその先にあります。つまり複数のシステムと連携することで“全体最適化”という組織の課題を解決することができるのです。

そして、固定資産管理システムは基本的に、周辺システムの連携性確認が必要です。

また、統合的なシステム環境を整えるというのであればERPを導入することも有効的です。ERPは複数の業務システムを同時に提供するITソリューションで、初めから連携のとれたシステム環境を整えることができます。

もちろん、製品によっては固定資産管理システムも含まれているので、組織全体の業務を最適化しやすくなります。

まとめ

固定資産管理システムによってたくさんのメリットを得るためには、まず正しい製品選定が必要です。そして正しい製品選定を行うためには、固定資産管理システムについて深く理解していなければなりません。

今回紹介した固定資産管理システムの機能はあくまで基本的なものであり、実際はさらに細かい機能が備わっています。それらをしっかりと把握した上で、自社にとって必要な機能とそうでない機能を明確に定義していきましょう。

そうすれば、自社にフィットする固定資産管理システムを選ぶことができるでしょう。また、ERP導入も検討に入れておけば、広い視野で固定資産管理システム導入の形を考えることができるでしょう。

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