クラウド会計ソフトのメリットとは?

 2018.07.06  クラウドERP編集部

事務処理が多い経理業務では、作業の正確性と迅速性が欠かせません。ゼロ一桁でも間違えれば後々大きな手戻りが発生し、大きなトラブルにもなりかねません。そうした日頃の経理業務を効率化したいのならクラウド会計ソフトがおすすめです。

従来の会計ソフトとは違ってビジネス課題を解決する様々なメリットを持っているため、現代の企業経営に欠かせないものだと言えるでしょう。

今回はそんなクラウド会計ソフトのメリットをご紹介します。まずはクラウド会計ソフトの基本から整理していきましょう。

クラウド会計ソフトとは?

会計ソフトに「クラウド」という呼称が付くことで従来の会計ソフトと何が違うのでしょうか?それはソフトウェアの提供形態にあります。

従来の会計ソフトはパッケージ版やダウンロード版を購入し、パソコンやサーバーにインストールして使用していました。そのため会計ソフトをインストールしたパソコンや、サーバーと同じネットワーク上にあるパソコンに利用が限定されます。

それに対しクラウド会計ソフトは「インターネット経由で提供される」という特長があります。パソコンやサーバーにインストールする必要はなく、ユーザーはブラウザを起動して専用ページにアクセスし、ログインすることで会計ソフトが使用できるのです。

そもそもクラウドとはインターネットサービスの総称であり、インターネット上のサイトにアクセスするだけで利用できるアプリケーションはクラウドサービスです。個々でご紹介するクラウド会計ソフトの他にもクラウド顧客管理やクラウド営業支援など、様々なクラウドサービスが提供されています。

それではそんなクラウド会計ソフトのメリットを確認していきましょう。

クラウド会計ソフトのメリット

メリット①面倒な設定は不要ですぐに使える

クラウド会計ソフトはインターネット接続環境とサービス要件を満たすスペックの端末さえあれば利用可能です。パッケージ版やダウンロード版のようにサーバーのハードウェアを準備したり、インストール後の面倒な設定はなく、契約後すぐに使えます。

メリット②いつでも最新バージョン

従来の会計ソフトでは一度インストールしてもその後はバージョンアップの度に再度インストールするなどの対応をしなければなりません。対応が面倒で放置していると新機能が使えなかったり、セキュリティの問題が出る恐れがあるため、対応せざるを得ませんでした。

しかしその度に業務を止めなければならないことも多く、それが悩みの種でもありました。それに対しクラウド会計ソフトでは、いつでも最新バージョンを利用できます。これはシステム運用を会計ソフトベンダーが行っており、常に最新の状態を保っているからです。

メリット③利用する端末や場所は選ばない

インターネット経由でサービスを提供するクラウド会計ソフトは利用する端末や場所を選びません。異なる端末や社外のネットワークからでも、同じ環境にアクセスできるためビジネスの幅が広がります。また基本的にはブラウザで利用できるため、特別な環境は必要ありません。

メリット④銀行口座やクレジットカードと連携

クラウド会計ソフトの多くは銀行口座やクレジットカードと連携し、支出データは自動で記帳してくれる機能があります。銀行の入出金データを目視で確認したり、クレジットカード明細にいちいち目を通す手間が省けます。

メリット⑤法改正への対応に困らない

経理は短いサイクルで法改正が施行される分野なので改正への対応が大変です。時には業務システムの大改修が必要になることもあります。その点、クラウド会計ソフトは自動的に法改正に対応した機能が備わるため安心して利用できます。

メリット⑥データバックアップの心配は無い

企業の重要な取引データを保護するためにはデータのバックアップが欠かせません。しかし、このバックアップが大きな負担であり工数やストレージといったリソースを圧迫する原因にもなります。クラウド会計ソフトではベンダーが自動的にバックアップを取っているため、別途バックアップ先を用意する必要はありません。

メリット⑦BCP(事業継続計画)になる

BCPとは事業継続が困難な事態に陥っても企業存続のためのプランを用意するものです。2011年に東日本大震災が発生し、現在も大規模な地震の危険性が示唆されている日本ではすべての企業にとってBCP策定が欠かせません。クラウド会計ソフトを利用すると取引データはベンダーのデータセンターに保管されます。万が一被災しても、データは保護されるためBCPの対策になるということです。

メリット⑧帳票の自動作成で業務効率化

クラウド会計ソフトの多くは自動で帳票を作成してくれます。手間の多い作業を効率化できれば生産性は向上するでしょう。

メリット⑨様々なアプリケーション連携

様々なアプリケーションを連携先に持つクラウド会計ソフトを利用すると、クラウドサービスの範囲を会計ソフトだけでなく顧客管理ソフトなどにも拡張できます。会計システムをはじめ顧客管理システムや営業支援システムなど多数の業務システムを統合した、クラウドERPもおすすめです。

メリット⑩セキュリティが強化される

会計ソフトベンダーにもよりますが、クラウド会計ソフトのデータは堅牢なセキュリティによって守られています。インターネット経由だから情報漏えいの危険性が高いのでは?という心配もあるでしょう。しかし、むしろクラウドを取り入れた方がセキュリティが向上したという事例が少なくありません。

メリット⑪経営状況をリアルタイムに把握

多くのクラウド会計ソフトは経営ダッシュボードを備えています。取引データをその場で分析して、経営者が欲しい情報をその場で提供するという機能です。利用する端末も接続する場所も選ばないため、いつでもどこでも好きなときに経営状況を把握できるでしょう。

クラウド会計ソフトにもデメリットはある?

ここまでご紹介したクラウド会計ソフトのメリットに魅力を感じた方も多いでしょう。事実、会計ソフト市場は徐々にクラウド化の波が大きくなっており、中小企業をはじめ大企業もクラウド会計ソフトの導入に踏み出しています。そんなクラウド会計ソフトにもデメリットはあります。このデメリットまで理解していることで、クラウド会計ソフトをより活用できるでしょう。

デメリット①月額固定費用がかかる

クラウド会計ソフトを利用するにあたってかかる費用は、従来の会計ソフトと違い継続的に発生します。たとえばユーザー数に応じた月額固定のライセンス費用がかかったり、対応している機能に応じて費用が変動することもあります。従来のように導入時にまとまったコストは必要ありませんが、継続的に必要となる費用を安いと考えるか高いと考えるかは経営者の視点によって違うでしょう。ITリソースが少なく運用負担を増やしたくないという経営者にとっては、間違いなく合理的に映るはずです。

デメリット②慣れるまで時間がかかる

当然と言えば当然のことですが、既存の会計ソフトから新しい会計ソフトに移行するため使い慣れるまでに時間がかかる場合があります。会計ソフトベンダーが提供するトレーニングなどで使用方法を確実に吸収し、いち早く使い慣れることが大切です。

こうしたちょっとしたデメリットはあるものの、クラウド会計ソフトを利用するメリットはやはり大きいでしょう。皆さんの会社では経理業務においてどういった課題をお持ちでしょうか?その課題、もしかするとクラウド会計ソフトで簡単に解決するかもしれません。業務効率化のために積極的にツールを導入し、高い生産性を手にしましょう。

戦略的な経営を実現するクラウドERP NetSuiteが支える企業変革

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