会計システムで債権・債務管理業務を行っている企業は多いでしょう。しかし、管理業務を効率的に行えているかと言えば、そうではないようです。
会計システムが備えている債権・債務管理機能と言えば売掛金や買掛金の帳簿入力など、基本中の基本の業務のみをカバーする場合が多く、管理業務全体をカバーするような製品は稀です。
もしも債権・債務管理業務全体をカバーできるような製品であれば、それはもう会計システムに特化したERPと言っていいでしょう。従って、一会計システムで債権・債務管理業務をカバーすることは非常に難しいのです。
そこで、管理業務を効率化するための業務アプリケーションとして“債権・債務管理システム”があります。
債権・債務管理システムは債権・債務管理業務全体をカバーし、業務効率性の向上と一元的な情報管理を実現することができます。
今回はこの債権・債務管理システムのメリットを具体的に紹介していきましょう。
メリット1.売掛金、買掛金に関わる業務の煩雑さを解消できる
債権・債務管理業務の基本は売掛金や買掛金の記帳だけでなく、実に様々な業務があります。入金明細や支払明細から消込作業を行ったり、書類確認とデータ入力を繰り返す作業が多く、非常に手間のかかる作業でもあります。
例えば債権・債務管理システムならば、入金明細や支払明細をシステムに取り込むことで、消込作業を自動化してくれる機能などが備わっています。こうした作業の自動化は、管理業務の煩雑さを一気に解消してくれるので、業務効率性アップだけでなく担当者の負担・ストレス軽減など、二次的効果も多数あるのです。
メリット2.入金状況、支払状況をリアルタイムで確認できる
債権・債務管理を正しく行うためにはリアルタイム性の高い情報が必要です。売掛金と買掛金はどれくらいあるのか、回収期日と支払期日はいつなのか、これらの情報をリアルタイムに取得することで、経営判断を下すための材料となったり、適切な管理業務を行うことが可能となります。
つまり、入金状況や支払状況をリアルタイムに確認できるだけで、経営業務だけでなく様々なシーンで効果を得ることができるのです。
債権・債務管理システムではそうした情報を常にリアルタイムに取得し、把握することができます。データを中心とした業務や経営は、今や多くの企業にとって課題とされているものです。
システム化で情報活用を促進することで、これらの課題をクリアすることが可能です。
メリット3.債務管理を行い将来的なシミュレーションができる
企業の債務には買掛金などの短期的な債務から、銀行借入や社債など長期的な債務など実に様々です。特に長期債務に関しては管理が難しく、金利や毎月の支払いなど管理項目が多いために複雑化してしまいます。
長期債務を手作業で管理することは非常に手間です。
こうした管理業務を債権・債務管理システムで自動化すれば、長期債務に気を取られることなく、管理業務全体に目を向けることができます。
また、長期債務は将来的な資金繰りに大きく関与する部分ですので、正しい債務計画を立てなければなりません。そこで重要になるのが将来的な債務シミュレーションです。
長期債務を持つことで経営や資金繰りにどういった影響があるのか、シミュレーションにより客観的視点を得られれば、現実的な計画を立てることができます。
メリット4.複数拠点の債権・債務情報を一元的に管理できる
債権・債務管理を複雑にしている大きな原因は、複数拠点の債権・債務情報を集約できないことです。しかし現実問題として、支社ごと、営業所ごとなどの情報を集約することはかなりの手間です。
データの収集から加工、さらには分析用のデータとしてまとめるまでに多くの時間を費やしてしまいます。結果、1ヵ月前のデータを参照にしているという状況も少なくありません。
これでは情報の一元管理はおろか、情報活用を行うこともできません。
その点、債権・債務管理システムで各拠点の債権・債務情報を一元的管理すれば、こうした問題を一手に解消することができるでしょう。特にクラウド型ならばシステム共有が容易なので、システム構築の工数を削減することできます。
メリット5.債権回収業務を効率的に行える
債権回収業務は企業のキャッシュフロー改善に重要な要素の一つです。滞りなく回収することで動かせる資金を確保し、効率的に投資を行っていくことができます。しかし、取引先によってはこの債権回収がスムーズに行えない場合があります。
また、未払いが発生したときの回収・催促プロセスが確立していないことで、常に回収が遅れてしまうという企業も多いでしょう。
こうした問題もシステム化することで、クリアできる部分が多いのです。未払額の確定から催促方法の策定、さらには書類作成や送信業務などを債権・債務管理システム上で行うことで、手作業よりも圧倒的なスピードで業務を遂行することができます。
債権回収業務以外にも重要な業務はたくさんあるので、できる限り効率化し、本来業務に集中できる環境を整えることが大切です。
メリット6.周辺アプリケーションとの連携で“全体最適化”が実現できる
様々なメリットを持つ債権・債務管理システムですが、そのメリットが最大限に引き出されるのは、周辺アプリケーションとの連携を行ったときです。会計システムや顧客管理システム、販売管理システムなど複数の業務アプリケーションと連携することで、“全体最適化”を実現することができます。
特にERPとして債権・債務管理システムを導入した場合、各アプリケーションで最初から連携が取れているので、組織全体の業務効率性をアップさせることができます。
さらに経営者は各アプリケーションから生成させるデータを一元的に管理し、経営資源として取得することができます。経営資源を活用すればデータドリブンな経営も可能になり、意思決定が迅速化するという効果もあるのです。
クラウド型債権・債務管理システムを導入するメリット
最後に債権・債務管理システムをクラウド型として導入した場合のメリットについて紹介します。
そもそも“クラウド”とは、インターネット経由で利用するアプリケーションやインフラの総称です。従ってクラウド型債権・債務管理システムはWeb上で、サービスとして債権・債務管理システムを利用することになります。
そのメリットは導入期間の短期化、導入コストの縮小、運用業務の効率化など実に様々であり、特にリソースの限られている中小企業において高いメリットを発揮します。
トータルコストを下げつつオンプレミスとほぼ変わらない債権・債務管理環境を整えることができるので、社内リソースを最大限に活用することができます。また、セキュリティ性を向上できるというメリットもあるので、優先的に検討するといいでしょう。
まとめ
運用次第によっては、ここで紹介したメリット以外も多数のメリットを享受することができます。大切なのは自社にとって最適な債権・債務管理システムを選ぶことと、正しい運用方法を知ることです。
本稿が、皆さんが債権・債務管理システムを具体的に検討するきかっけになれば幸いです。また、より具体的な検討ができるよう、ERP導入も視野に入れることを忘れないでください。
