顧客管理:クラウドで行う5つの効率化

 2016.10.19  クラウドERP編集部

グローバル標準のクラウドERP

皆さんの会社では普段、どのようにして顧客管理を行っていますか?

管理件数1,000件以下ならExcelでの管理を、それ以上になるとパッケージソフトやシステムを導入して管理しているケースが多いのではないかと思います。

そしてもう一つ、顧客管理の選択肢と言えばクラウドサービスを導入しての管理ですね。従来のExcelやパッケージソフトでの管理と違い、クラウド顧客管理はどのようなメリットを紹介してくれるのか?

今回はクラウド顧客管理を導入することで得られる5つのメリットについて紹介していきます。

クラウド顧客管理とは

クラウド顧客管理の仕組みについて少し説明すると、ベンダーが運用・提供しているシステムをインターネット経由で利用することになります。

Excelにしろパッケージソフトやシステムにしろ、通常顧客管理システムとしての環境は社内(PCやサーバ)に構築するものです。一方クラウド顧客管理はシステム環境がベンダーにあり、ユーザーとしてはインターネットとPCさえあれば利用できます。

例えるならばブラウザやGmailなどのWebサービスと同じです。Web上で利用できるアプリケーションはすべてベンダーサイドが運用しているため、ユーザーは手元にシステム環境がなくても利用できます。つまるところクラウド顧客管理はブラウザやGmailといったアプリケーションと同じということになります。

ユーザーに必要なものはインターネット環境、PC、そして利用するための月額料金だけです。

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クラウド顧客管理のメリット

クラウド顧客管理にはパッケージソフトやシステムといった環境にはない、独特のメリットがあります。

導入コストの削減

社内で環境を整える場合、特にシステム構築ではサーバ調達からパッケージの購入など、導入コストが安くても数十万円、あるいは数百万円かかることも少なくありません。パッケージソフトもシステム構築ほどではありませんが、組織規模によりある程度導入コストがかかります。

この導入コストがネックになり導入に踏み込めないという企業も多いでしょう。

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クラウド顧客管理は、基本的に初期費用無料~数万円程度で導入することができます。クラウドサービスのビジネスモデル自体がランニングコストから収益を得るものなので、導入コストが比較的に安価なのです。

導入コストさえ抑えられれば導入できるという企業も多いので、これは間違いなくメリットの一つと言えるでしょう。

ランニングコストの削減

クラウド顧客管理を導入する上で「導入コストはかからないけど、結局ランニングコストがかかる」という考えは至極当然かと思います。しかし、環境によってはランニングコストの削減にも繋がることがあるのです。

例えば、顧客管理システムを構築した場合、稼働可視後もサーバ・システムの運用管理業務やバージョンアップへの対応など意外と手がかかることが多く、そこには少なからず人件費が発生しています。また、サーバの消費電力や室温の維持などを考えると、思いがけずランニングコストがかかっているのです。

こうした点を踏まえるとクラウド顧客管理を導入した方が、ランニングコストまで抑えらえるケースがあるのです。

ただし、このメリットは環境によるところが大きいので、導入前にきちんとある程度かかるコストを把握しておくことが大切です。

外出先からも利用できる

インターネット環境とPCさえあれば利用できるのがクラウド顧客管理です。また、利用するデバイスを選ばないので、PCやスマートフォン・タブレットがあれば外出先からでもシステムを利用できます。

これは外出の多い営業部にとっては大きなメリットでしょう。わざわざ会社に戻らなくても、クラウド顧客管理でデータ入力が行えます。

運用管理業務を効率化できる

サーバ・ネットワークの監視及び管理、バージョンアップ対応、セキュリティパッチの適用などなど、顧客管理システムの運用管理業務は案外多く、悩まされている情報システムや経営者は多いかと思います。

しかしシステムを止めてしまうと業務が回らなくなってしまうので、リソースを割かざるを得ません。こうした運用管理業務に追われているのは明らかに労働生産性の低下であり、今後情報システムはIT戦略へより注力すべきです。

クラウド顧客管理ではこれまで負荷の大きかった運用管理業務をほとんど行う必要がなく、バージョンアップなどもベンダーが対応してくれます。

これで情報システムは本来の業務に注力でき、労働生産性が向上します。

セキュリティ性の向上

現代企業の重要な課題の一つであるセキュリティ対策。特に中小企業では年々優先度が高まっているにも関わらず、対策が追いついていないのが実態です。原因はいくつかありますが、やはりセキュリティ人材の確保が難しいことと、セキュリティソリューションの導入・運用にコストがかかるという点でしょう。

経済産業省の調査によると2016年時点でのセキュリティ人材不足は13万2,060人、2020年には19万3,010人にのぼると予測されているので、人材不足問題は深刻な問題です。それだけセキュリティ対策への遅れが出てしまうということになります。

セキュリティソリューションの導入・運用コストに関しても、数百万円単位の話になるので、なかなか導入に踏み込めない企業が多いでしょう。

ならばいっそ、クラウドサービスベンダーにセキュリティ対策を任せてしまえばいいのです。

クラウド顧客管理に限らずクラウドサービスというのは、いずれの製品も比較的堅牢なセキュリティ体制を講じています。“顧客からデータを預かっている”立場上セキュリティ性の向上はもはや義務と言ってもいいでしょう。

つまり、無理にセキュリティ人材を確保したりセキュリティソリューションを導入せずとも、クラウド顧客管理を導入するだけで必然的にセキュリティ対策を取ることができるのです。

もちろん、アカウントIDやパスワードが漏れてしまえばシステムへアクセスされてしまうという事態になってしまうので、厳重な保管が必要です。こうした意識の向上や内部セキュリティの強化は必要ですが、外部ネットワークからの侵入を効率的にブロックすることができるでしょう。

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統合的なクラウド環境でさらなるメリットを

ここまでクラウド顧客管理のメリットを紹介しましたが、これは顧客管理に限った話ではありません。販売管理も財務会計も、その他のシステムもクラウドサービスで利用できればそのメリットは何倍にもなります。

さらに、各システム間で連携が取れていれば、データの可視化や大幅な業務効率化など、あらゆるメリットが発生するでしょう。こうした統合的なクラウド環境を提供できるので「クラウドERP」というソリューションです。

クラウドERPソリューションとは、顧客管理システムはもちろん会計管理システムや販売管理システムといった複数の基幹系システムをすべてクラウド環境で包括的に導入できます。

「Netsuite(ネットスイート)」はまさにクラウドERPとしてお勧めしたいソリューションです。クラウドERPを導入される際にはぜひ考慮に加えて頂きたいと思います。

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まとめ

いかがでしょうか?数多くのメリットを提供しているクラウド在庫管理。多くの企業は現状課題のほとんどを解消できるのではないかと思います。

導入においてまず大切なのは目的の明確化、そして次に製品選定です。また、デメリットについてきちんと理解しておくことが重要ですね。

今後クラウド顧客管理の導入を考えている企業では、今回紹介したメリットとクラウドERPソリューションについて覚えて頂けると幸いです。

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