事務業務はもっと効率化できる!ビジネスの成長に適した販売管理はERPで実現

 2016.05.16  クラウドERP編集部

グローバル標準のクラウドERP

多くの企業で採用されている販売管理ソリューション。クラウド型アプリケーションの発達によりさらに導入しやすくなったという背景もあり、インストールタイプのアプリケーションなどとともに活用している企業も数多く見受けられます。一方で、未だExcelやWordなどのOfficeソフトで販売管理を行っている中小企業も少なくありません。

使い慣れたアプリケーションで業務を行い続けることは、業務手順変更に伴う混乱を避けられるという利点があります。しかしその一方で、内部統制ができていないケースや、各部門で発生した数字は同じはずなのに齟齬が起きるなど、「サイロ化」を主原因とした事務業務上の課題が発生しがちです。そこで今回は、企業が抱えがちなサイロ化問題から脱却するためのポイントを解説します。

単一ソリューションがもたらす落とし穴

サイロ化とは、いったいどのような状態を指すのでしょうか。まずは、広大な農場で、農産物を収納する倉庫、いわゆる「サイロ」が立ち並んでいる光景を思い浮かべてみれば納得いただけるでしょう。つまり「サイロ化」とは、業務データが小分けに構築されたアプリケーションごとに乱立してしまっている状態を指します。

販売管理をはじめ、在庫管理、流通、会計・経理など、それぞれの業務で使用するアプリケーションは多々存在しています。それぞれが各業務に特化していますし、利用年数が長ければ長いほど使い慣れていることもあり、個々のアプリケーションを利用することに問題を感じないという企業も少なくありません。

しかし、各業務で入力されるデータは、本来、部署が変わったとしても共通のものです。そうでなければ、内部統制の観点で問題が発生します。しかし、データが分散した形で保管された「サイロ化」の状態にあるため、部門ごとに再入力業務が発生するというケースは多々見られます。データを抜き出して流用可能な環境下であっても、部門間でのデータの受け渡しに時間がかかるというケースは少なくありません。

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手作業による連携は、ミスを引き起こしやすいものです。また、連携に時間がかかれば、素早い経営判断は難しいでしょう。
つまり、業務データのサイロ化を維持することは、業務効率はもちろんのこと、人的コストやアプリケーションの管理・維持コストなど、多くのコスト損を抱えている状態であるといえるのです。

脱・サイロ化がもたらす業務管理革命

多くの販売管理ソフトでは、手間なく見積もりや受注時の帳票を作成し、売掛・買掛管理を実現します。しかし多くのケースにおいてそこで完結してしまうため、会計には必須となる、調達から廃棄までの減価償却などは行うことはできません。さらには、時間管理やインセンティブ報酬の算出を含んだ包括的な給与処理や、経営全体を見渡すことも難しい状態です。

また、利用できるユーザ数の増加も容易に行えなかったり、拠点ごとにシステムやアプリケーションをセットアップする必要に迫られたりと、柔軟な運用が難しいという一面もあります。

ここでサイロ化から脱却し、販売管理ソフトで入力した情報が、即時に会計領域はもちろん、在庫管理、給与計算、物流など、企業全体に至るまで、共有できる環境となれば、企業業務はどのように変わるでしょうか。

まず、多重入力やデータの受け渡し作業などから解放されるため、各業務の手間が大幅に削減されます。もちろん、手入力などによる数字の齟齬が一切起こらない環境となりますし、販売管理をはじめとした各業務における属人化やブラックボックス化を防ぐことができるようになります。

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ERPの導入で内部統制やセキュリティの強化も実現

これらの課題を一挙解決に導くソリューションが、クラウドで提供されているERPです。ERPは、企業の資産を統合的に管理することで経営の効率化を図ることを目的に開発された、統合業務パッケージで、数年前まではオンプレミス型が主流で、導入には莫大な費用がかかりました。しかしクラウド型で提供されるケースが増加したことで、より簡易に、かつ低コストで導入・運用することが可能となっています。

ERPでは、財務・会計の領域だけでなく、営業管理はもちろん、在庫管理、流通、人材管理にいたるまで、単一のアプリケーションで運用することになります。クラウド型ERPであれば、国内外の離れた拠点でも容易に導入し、連携できるようになるのです。

たとえ離れた拠点であっても、すべての業務データを集約できるため、たとえば販売管理業務で入力されたデータが、即時に各領域に反映されます。また、レポートを素早く出力することができるため、進捗状況の監視や素早い経営判断も容易となり、経営者が業務全体をリアルタイムで見渡せるようになります。

クラウド型ERPを導入することにより、これまでサイロ化していたものをひとつにまとめることで、業務効率を向上させ、ビジネス全体の流れをリアルタイムで把握できるようになるのです。

クラウドというと、セキュリティ面で不安を持つ企業も少なくありません。しかし多くの中堅・中小企業において、進化し続ける脅威に対応するためのリソースを割くことが難しい状況にあります。実際に、不正アクセスは専任担当者がいないためセキュリティが甘くなりがちな中堅・中小企業を狙い始めていることが、各方面の調査で明らかにされているほどです。
クラウド型ERPでは、セキュリティ知識のある専任の管理者によるデータの管理を行っています。クラウド型ERPを導入することは、業務効率の向上を促すだけでなく、自社内でのシステム管理の手間やコスト負担からも解放される一手となるのです。

サイロ化した業務データを、クラウド型ERPを導入することで一本化することは、企業にとって、多重入力をはじめとした業務の手間から解放されるだけでなく、素早い経営判断を実現できるなど、多くのメリットがあります。

さらに、セキュリティ面や法対応などのアップデートを外部の専門家に任せることで、社内の人的リソースの有効活用が行えるようになります。総合的な視点で考えれば、サイロ化を引き起こす、単一アプリケーションの複数利用を継続することよりも、自社の業務にフィットした柔軟なERPソリューションを導入するほうが、業務効率においてもコスト面においても、より大きなメリットを得られるのではないでしょうか。

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