固定資産管理システム選定のポイント

 2017.08.28  クラウドERP編集部

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税務上の業務を効率化したり、管理コストを低減できる固定資産管理システム。導入後スムーズに定着させるためには、まず自社にとって最適な固定資産管理システムを選ぶことが重要です。

しかし、そのポイントを知る企業は少なく、自社にフィットしない製品を導入してしまって運用に困るケースも少なくありません。せっかく導入した固定資産管理システムも上手く活用できなければ、ただコストを費やしただけになってしまいます。

そうした事態を回避するためにも、正しい選び方を知り、最適な製品を見つけることが大切です。

そこで今回は、固定資産管理システム選定のポイントを紹介していきます。

ポイント1.適切な導入形態を選ぶ

固定資産管理システムを導入するとき、次の3つの導入形態の中から一つを選ぶことになります。

1.ERPの一部として導入する

2.会計システムの一部として導入する

3.単体システムとして導入する

ERPとは“統合基幹業務システム”のことで複数の業務アプリケーションを総合的に導入することができるITツールです。製品によって有無は違いますが、固定資産管理システムを有しているものもあります。

ERPの一部として導入するメリットは“全社最適化”です。固定資産管理システムだけでなく様々な業務アプリケーションを同時に導入し、かつ各アプリケーションは最初から連携が取れています。

親和性も高くデータ共有がされるので、一部の業務だけでなく組織全体の業務を最適化できるというわけです。

会計システムの中に固定資産管理システムに模した機能が備わっている場合もあります。ただし、あくまで一機能であり固定資産管理に関するあらゆる業務内容を網羅しているわけではありません。

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固定資産登録と減価償却、この2つの機能のみが備わっている場合が多いでしょう。

単体システムとして導入するメリットは、低コストで固定資産管理システムとして効果を引き出せるという点です。固定資産登録や減価償却はもちろんのこと、各種申告書作成など様々な機能を有しています。

ただし、会計システムや現物管理システムなど、周辺アプリケーションと連携することで発揮する効果もあるので注意しましょう。

ポイント2.柔軟性が高くカスタマイズに対応しているか

固定資産管理システムは法人税法に対応するためのシステムです。マニュアルでは管理しきれない固定資産を管理し、減価償却を自動で計算することによって、担当者に負担を軽減したり業務効率性をアップします。

そんな固定資産管理システムを選ぶ際に最も注意しなければならないのがシステムの“柔軟性”です。

法人税法は毎年制度改正が行われている法律でもあり、定期的に減価償却方法が改定されています。つまり、今ある固定資産管理システムが数年後、あるいは翌年の制度改正に対応できない可能性も考えられるということです。

だからこそ、固定資産管理システムを選ぶ際は柔軟性に着目しなければなりません。

カスタマイズに対応している固定資産管理システムであれば、制度改正時も迅速に対応することができるので、低コストで済ませることができます。ただしカスタマイズに対応していないと、リプレースの必要性が出てくるので多大なコストがかかってしまいます。

また、クラウドサービスとして固定資産管理システムを導入する際は、システムベンダーの制度改正対応状況を確認しましょう。サービスとして提供している以上、制度改正に対応しないということは有り得ませんが、問題は対応スピードです。

できるだけ早く、そして的確に制度改正対応してくれるシステムベンダーでなければ導入価値はないと言えます。

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ポイント3.長期的なデータ保管に対応しているか

固定資産管理を行うにおいて、税務監査や会計監査に対応する必要があります。こうした監査に対応する際は、過去の固定資産管理情報を開示しなければならない状況もあるでしょう。場合によっては数年の情報を開示しなければならないこともあります。

しかし、固定資産管理システムの中には過去の情報を保管・閲覧できないものも少なくありません。こうした固定資産管理システムを導入してしまうと、重要な監査に対応できなくなってしまうでしょう。

だからこそ、固定資産管理システムは長期的なデータ保管に対応している必要があります。少なくとも10年分の情報を保管できなければ、重要監査に対応できなくなってしまうので注意しましょう。

また、製品によってはシステム上にデータを保管せずとも、CSV形式でエクスポートすることでExcelに保管できる場合もあります。そうした点にも着目し、選定を進めていくことが大切です。

ポイント4.リースなど複雑な利用形態に対応しているか

「税務上有利になる点が多い」ということから、固定資産をリースにて導入している企業も多いかと思います。購入に比べて各事業年度の経費計上を余分に行うことができるので、控除額が多くなるというメリットは大きいですね。

ただし、トータル的に支払うコストが多くなるというデメリットもあるので、そのバランスを考慮するのが難しい点でもあります。

少し話が逸れましたが、要は固定資産管理システムにもリースによる減価償却に対応する機能が必要となります。最近ではリースに対応した機能を有している製品が多いので、この点についての心配はほとんどいりませんが、万全を期して事前に確認しておいた方が賢明でしょう。

また、会計システムの一機能として固定資産管理システムを導入する際は、リース対応機能が備わっていない可能性があります。機能の確認を怠らないことが大切です。

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ポイント5.周辺アプリケーションとの連携性は取れているか

固定資産管理システムには税務上の業務を効率化し、担当者負担を軽減する効果があります。しかし固定資産管理システム本来の効果は、周辺アプリケーションと連携したときに現れます。

例えば会計システムと連携すれば財務諸表の作成を効率化することができますし、データ連携によりさらに多くの業務効率化効果があります。この他にも現物管理システムや購買管理システムなど、複数の業務アプリケーションと連携することで、様々な効果を得ることができるでしょう。

従って、固定資産管理システムを選ぶ際は、周辺アプリケーションとの連携性を必ず確認しましょう。

問題は、分断化されたシステム環境ではそもそも連携が難しいということです。従ってERPの一部として固定資産管理システムを導入し、さらに統合的なシステム環境を同時に整えるという手段を検討しておくことも大切です。

まとめ

最後にクラウドかオンプレミスかという問題についてですが、近年主流になってるのはやはりクラウドです。導入コストが低く、インフラを抱える必要がないので運用コストを低減することもできます。

ただし重要なのは、あくまで「自社に最適な固定資産管理システムを導入すること」です。特定のメリットに縛られるのではなく、メリット・デメリットを十分に把握した上で、導入目的と照らし合わせて選定していきましょう。

以上で固定資産管理システム選定ポイントの紹介を終わりますが、ここで紹介した5つのポイント以外にも、自社独自のポイントを設けることが大切です。本稿を参考に、自社にとって最適な固定資産管理システムを導入していただければ幸いです。

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