購買管理システム選定のポイント

 2017.08.04  クラウドERP編集部

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製造業、小売業に必ずある業務と言えば“購買管理”です。適切な仕入れ先を選定して、生産計画や販売計画に対して購買計画を立て、要求される金額とタイミングで仕入を行います。サプライチェーン管理の起点となる部分でもあるので、購買管理を効率化できれば製造や販売全体に良い影響を与えてくれるのも周知の事実でしょう。

そうした環境を手にするために多くの企業が購買管理システム導入へと乗り出します。しかし、導入に失敗してしまっている企業がいるのもまた事実です。

購買管理システム導入を失敗しないためには、どうすればいいのか?第一に、製品選定を失敗しないことでしょう。

自社にとって不適切な購買管理システムを導入してしまった場合、運用でカバーできるような問題ではありません。無理矢理フィットさせようとすれば、追加開発によるコストばかりがかさんでしまいます。

そうした事態を避けるためにも、やはり製品選定は非常に重要です。

今回は購買管理システム導入を検討している企業に向けて、製品選定時のポイントについて紹介していきます。

ポイント1.業種に応じて機能を備えているか

購買管理と一口に言っても、業種に応じて業務内容は様々です。小売業や流通業のように在庫管理システムや販売管理システムとの連携が重要な場合もあれば、製造業のようにサプライチェーン全体の管理効率化を目的とする場合もあるでしょう。

派遣や業務請負が多い企業においては、それらの人件費を外注費として管理するための機能が必要になります。つまり業種の数だけ異なる購買管理があると言ってもいいでしょう。

そして当然、自社業種に適した購買管理システムを選ばなくてはなりません。この点からすれば業種ごとに特化した製品を導入することは賢明な選択です。

まずは自社の購買管理業務を改めて整理して、どのような機能が必要なのかを定義していきましょう。

ポイント2.取引先とのEDI化は可能か

EDI化は商取引を大幅に効率化してくれるので、EDI化できるに越したことはありません。しかしながら、取引先によってEDIを受け入れない場合もあります。やはり電子的に取引を行うよりも、フェイストゥフェイスでの取引を好む企業がまだ多いのも事実です。

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数ある購買管理システムの中にはEDI機能を備えているものもありますが、場合によってはその機能自体が無駄になってしまう可能性があります。システムを導入する上ではできる限り無駄な機能をそぎ落とすことが重要なので、EDI化するにしても事前に取引先に対応状況を確認してください。

ポイント3.クラウド環境での構築に対応しているか

購買管理システムをオンプレミスで導入するにしても、クラウド環境に対応しているかの確認は必ず行う必要があります。なぜならば、将来的にクラウド環境へと移行する企業が多いためです。

総務省の情報通信白書によると、企業のクラウド利用実態は毎年5%以上の伸び率で成長しており、今後もこの傾向が続くと予測されています。近年になってクラウドサービスのセキュリティ性が認められたことで、今までクラウドをまったく検討していなかった企業さえもクラウドに注目している時代です。

つまり、現段階ではクラウド環境への移行を考えていない企業でも、将来的にはクラウドへ移行する可能性は大いにあります。そうした可能性を認識し、考慮した上で購買管理システムを導入しなければ、いざクラウド環境へ移行するというときに多大なコストがかかってしまうでしょう。

ですので導入する購買管理システムがクラウド環境を導入しているかどうか、この点をしっかりと確認しておきましょう。

ポイント4.柔軟性が高くカスタマイズは可能か

こちらのポイントも将来的な環境変化に対応するためのものです。企業の購買管理というのは時間と共に変化することがあります。取引先の変更や自社業務形態の変更など、様々な状況に応じて業務内容を変えなければなりません。

このとき、変更した業務内容に購買管理システムが対応できなければ、一部業務をマニュアルに戻したり、最悪の場合システムをリプレースする必要があります。

従って、導入する購買管理システムは柔軟性が高く、カスタマイズが可能な製品がベストだと言えます。特にクラウド型の購買管理システムを導入する際は注意してください。

クラウド型は機能が固定しカスタマイズが難しい場合が多いので、独自の開発プラットフォームを提供しているような製品でなければカスタマイズができません。

例えばERP(統合基幹業務システム)のNetSuiteは、独自の開発プラットフォームを提供することで、クラウド型でありながらユーザー企業独自のカスタマイズを可能にしています。

このようにカスタマイズできるクラウド型は限られているので、選定時は十分に注意しましょう。

ポイント5.システムベンダーに十分な実績があるか

導入実績だけで製品の良し悪しを判断できるわけではありませんが、実績が少ないというのも考えものです。やはり、導入する購買管理システムは実績が十分にあるものに絞るのがいいでしょう。

その際は、自社環境に類似した企業への導入実績があるかを確認しましょう。必要に応じて導入企業にインタビューするのもいいでしょう。

ただし、自社環境に類似している企業への導入実績があるからといって必ずしも自社にフィットするとは限らないので、この点を留意しつつ実績確認を行ってください。

ポイント6.サポート体制は充実しているか

初めてかリプレースかに関わらず、ベンダーのサポート体制は充実していることがベストです。購買管理システム導入初期は多くのトラブルが予想されます。システム設定に関係するものから使用方法に関するものまで様々ですが、トラブルは迅速に対処しなければ最悪の場合業務ストップにもなります。

サポート体制は24時間か?電話対応か?など、ベンダーがどのようなサポート体制を提供しているかを必ず確認しましょう。

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ポイント7.表面上のコストではなく“費用対効果”で見る

導入する購買管理システムは低コストであることが望ましいのはもちろんですが、注意しなければならないのが「低コスト=良い製品」ではないということです。

低コストだからといって自社にフィットする製品だとは限りません。従って、表面上のコストで比較するのではなく、費用対効果で見ることが正しい比較方法です。

つまり100のコストで100の効果がある製品よりも、200のコストで250の効果を得られる製品の方が費用対効果が高く、最終的なトータルコストは安く済むということです。費用対効果に着目せず、表面上のコストのみで製品選びをすると高い確率で失敗するので、必ず費用対効果に着目してください。

まとめ

以上が購買管理システム選定のポイントです。これらのポイントを守って製品選定を行うことで、自社にとって最適な購買管理システムを導入できるようになります。そうすれば、第一関門クリアと言ってもいいでしょう。あとは運用計画を事前に立て、スムーズに購買管理システムを定着させることができれば、導入成功となります。

以降は継続的な改善を繰り返し、購買管理システムをより環境に適応したものへと育てていきましょう。

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