債権・債務管理システム選定のポイント

 2017.08.30  クラウドERP編集部

グローバル標準のクラウドERP

債権・債務管理を徹底することは会社のキャッシュフローを改善したり、業務効率性をアップさせるなど様々な効果があります。債権と債務は、業種に関係なくあるものなので、すべての企業にとって債権・債務管理が重要だと言えますね。

そんな、適正な管理を実現するのが債権・債務管理システムです。これまで手作業で行ってきた管理業務をシステム化することで、まず業務効率性が大幅にアップします。さらに、適正化された管理業務で債権・債務の滞りを無くし、キャッシュフローを改善できるのも大きなメリットでしょう。

しかし、こうした導入効果も“正しい製品選定”あってこそ。自社の業務実態にそぐわない製品を導入してしまえば、導入効果が半分も発揮されないどころか、逆に管理業務を複雑にしてしまう可能性があります。

システム化によって債権・債務管理を適正化したい企業にとって、製品選定は越えるべき第一関門と言えるでしょう。

そこで今回は、債権・債務管理システムを選ぶ際の“ポイント”をいくつか紹介していきます。初めてシステム導入を行う企業、すでに導入したが失敗してリプレースしたい企業は、ぜひ参考にしてください。

ポイント1.業務実態に合わせた機能を有しているか

債権を管理しなければ、キャッシュフローが悪化し経営が苦しくなります。債務を管理しなければ、支払業務が滞り取引先からの信頼を損ねます。このため、債権・債務管理はとても重要です。

しかし、債権・債務管理と一口に言っても、企業により業務実態は様々でしょう。

管理方法も違えば、業務フローも異なります。つまり企業ごとに多様な債権・債務管理が存在しているのです。

どの製品もそうした多様な債権・債務管理に対応しているわけではありません。各製品にはそれぞれ特徴があり、自社業務にフィットするものもあれば、そうでないものもあるのです。

第一のポイントは、そうした業務実態に合った製品を選ぶことが大切です。

例えば製造業と食品業では購買と販売のシステムが違います。すなわち、債権・債務のシステムもそれぞれ異なるということです。まずは現状の業務実態を把握した上で、それに沿った製品選定を行っていきましょう。

ポイント2.複雑な契約内容を記録できるか

企業と企業が取引するとき、その契約内容は得てして複雑なものになります。取引目的、契約期間、購買・販売数、納期、支払条件、検収方法、品質保証、適用割引などなど、実に様々な内容を契約書に記載することでしょう。

債権・債務管理システムでは、これらの契約内容を記録できる方が、いつでも複雑な内容を参照に正確な回収・支払業務を行うことができます。

事例記事:中外製薬
ライオンの調達部門責任者と支援者が語る、経営戦略における「調達イノベーション」の重要性とは?

ただし、企業の業務実態によってはさほど複雑な契約を結ぶことなく、記録機能を必要としない場合があります。

契約内容を記録できる方が業務効率性をアップできるのは確かですが、極力無駄な機能を省くためにも、業務実態をとらえた上での判断が必要です。

ポイント3.複数の会計基準に適用しているか

企業の規模が大きくなると、税務申告のために必要な決算書のほか、会計基準にもとづいた税務申告などが必要になることがあります。

債権・債務それぞれの計上時期は税務基準や財務会計基準によって異なることがあるので、複数の会計基準に適用していることが選定ポイントとなります。

また、海外拠点を有している企業では、現地会計基準を適用しなければなりません。海外拠点と本社とのシステム連携を視野に入れいているのであれば、現地会計基準にも適用できる、海外製品の検討も必要でしょう。

ポイント4.複数拠点の債権・債務情報を管理できるか

債権・債務管理が複雑になってしまう原因の一つは、「複数拠点での情報管理が難しい」ということです。

各拠点で発生した債権・債務情報はいったん本社で管理され、処理される場合も多いと思います。しかし、拠点ごとの情報を集約するだけでも一苦労で、回収・支払業務が毎回ギリギリだという企業も少なくないでしょう。

それでも問題なく債権・債務管理を行えているという意見もあるでしょうが、実際に負担がかかっているのは各拠点の現場社員です。回収・支払業務を滞らせないためにも情報収集のスピードを高めようとすると、それに対応するために現場社員に無理な業務を要求し、負担が大きくなってしまいます。

こうした負担を軽減しつつ、回収・支払業務を滞らせないためには、複数拠点での情報管理ができる製品を選ぶことが大切です。クラウドやVPNを駆使してシステム共有環境を整えれば、情報集約と管理のスピードは飛躍的に向上します。

[SMART_CONTENT]

ポイント5.既存システムとの連携性は確保できるか

購買管理システム、販売管理システム、顧客管理システムなどは、債権・債務管理システムと連携することでさらなる導入効果を得ることができます。

それぞれのシステムでデータが共有されることで、二重のデータ入力が無くなり、業務の迅速性と確実性がアップするのです。そのためには、導入する製品が既存システムと連携の取れる製品であるかどうか、これを見極めなければなりません。

債権・債務管理システムだけでも十分効果の高いシステムですが、やはり連携することこそ、さらなる導入効果を引き出すための秘訣だと言えるでしょう。

[RELATED_POSTS]

【前準備】製品選定前に行いたい5つのこと

ここまで債権・債務管理システムの選定ポイントについて紹介しましたが、これらを押さえるだけではまだ十分とは言えません。さらに前準備として、次の5つのことを実践しておく必要があります。

1.業務実態を洗い出す

自社の回収・支払業務の内容、そして業務フロー。まずは、改めて洗い出し、把握することが大切です。現場ヒアリングなども行いつつ、業務実態を洗い出してみましょう。

2.課題を探す

把握した業務実態から現状としての課題を探します。どこにボトルネックがあるのか、そしてどういった解決方法があるのか、これらを露わにするのです。

3.導入目的を明確にする

課題とその解決方法に対し優先順位をつけます。そこから、債権・債務管理を導入する目的を明確にしましょう。導入目的を明確にするということは、システム導入において一つの指針を作るということです。一貫した行動を取るためにも、この指針を作ることが大切です。

4.機能要件を定義する

債権・債務管理システムの導入目的から機能要件を定義していきます。重要なのは何が必要かを定義するだけでなく「何は必要ないか」も定義することです。不要な機能を持った製品を導入しないためにも、必要な機能とそうでない機能を明確にしましょう。

5.導入形態を決める

最後にクラウドかオンプレミスか、どちらの導入形態を取ることが自社にとってよりメリットが多いかを見極めます。どちらも一長一短があるので、それぞれの特徴を十分把握した上で決定しましょう。

まとめ

債権・債務管理システム選定のポイントはそう多くありません。押さえるのも、そう難しくないでしょう。しかし何よりも大切なのは、前準備を徹底して行い、正しい選定基準を作ることです。選定作業よりもむしろ、前準備に時間を費やすことが重要だと言えます。

何ごとも基礎が大切なように、債権・債務管理システム選定においても、基礎が大切だということです。

皆さんも本稿のポイントを参考に、正しい債権・債務管理システム選定を行っていただきたいと思います。

ERP(統合基幹業務システム)の導入を成功に導く10のステップ

RECENT POST「債権債務管理」の最新記事


債権・債務管理システム選定のポイント
債権・債務管理システムの選び方
事例記事:株式会社リコー
成長企業がこれから12ヶ月で変えていくべき3つのこと

RANKING人気資料ランキング

RECENT POST 最新記事

RANKING人気記事ランキング

New Call-to-action