Web請求書システム選定のポイント

 2017.06.27  クラウドERP編集部

「導入したいけど、そもそも選び方がわからない」Web請求書システムのような、まだ普及段階の業務アプリケーション導入に際し、こうした悩みを抱えている企業は多いのではないでしょうか。業界自体に導入のノウハウがまだ少ないので、ネット検索をしてみてもなかなか「選び方」などの情報は出てきませんね。

そこで今回は、皆さんにWeb請求書システムをより具体的に検討していただくために、Web請求書システムの選定ポイントについて紹介します。基本的なポイントは他システム導入時と変わりありませんが、Web請求書システム独自のポイントを守ることが大切なのでぜひ参考にしてください。

ポイント1.オンプレミスかクラウドか

「オンプレミスで構築するか?あるいはクラウドで利用するか?」ここ数年の情報システム界隈では、システム導入時にどちらの導入形態を取るかで様々な議論が行われてきました。しかし最近では、各企業でオンプレミスかクラウド、どちらのシステム導入を優先的に検討するかの指針が出来てきたのではないかと思います。

ですので、多くの企業がWeb請求書システムを導入するなら、どちらの導入形態を取るかは既に決まっていることでしょう。

改めてオンプレミスとクラウドの違いを確認しておくと、オンプレミスは社内でサーバを設置しネットワーク上にWeb請求書システムを構築します。導入コストは肥大化しがちですが、自由な運用とカスタマイズというのが最大のメリットです。

対してクラウドではカスタマイズ性に欠けるものの、導入コストを大幅に削減したり運用業務を効率化できるといったメリットがあります。それぞれに一長一短が存在するので、一概にどちらの方が良いということは言えません。

強いて言えば、中小企業ではクラウドでの導入が好まれるようになったということです。

オンプレミスとクラウド、すでに社内に導入形態の指針があればそれに従うのが良いでしょう。まだ指針がないという企業では、クラウドを優先的に検討すると効率的な選定を行うことができます。

ポイント2.郵送業務は残るか

Web請求書システムはこれまでExcelで作成して紙文書として発行し、郵送してきた請求書業務を電子化するためのものです。システム上で請求書を作成したらアップロードし、顧客に通知メールを送信します。通知メールに添付されているURLをクリックすると、顧客は専用画面にて請求書の閲覧とダウンロードが可能になります。

これによりペーパーレス化や郵送レスでコストを削減したり、業務効率性をアップさせるのがWeb請求書システムです。

しかし、自社がWeb請求書システムを導入したからといって、顧客がそれに順応してくれるわけではありません。顧客によってはWeb請求書システムを介した請求業務を認めず、従来通りにFAX送信や郵送を希望する場合もあるでしょう。顧客によってフォーマットが決まっていて、それを変更できない場合もあります。

顧客のこうした要望をはねつけ、無理矢理にWeb請求書システムに適用させることも当然できません。従って郵送業務が残るかどうかを考慮しなければならないのです。

ただしここで導入を諦めることはありません。Web請求書システムの中には郵送に対応したり、フォーマットを登録することで顧客ごとに異なる請求書を発行することも可能です。まずは現在の請求書業務状況を把握した上で、郵送業務の有無やフォーマット変更可否について確認しておきましょう。

ポイント3.セキュリティ性を確認する

クラウドでWeb請求書システムを導入する場合に注意したいのが「セキュリティ性」です。クラウドはシステムベンダーが運用しているWeb請求書システムをサービスとして利用します。従って、セキュリティ対策を取るのはシステムベンダーであってユーザー企業ではありません。

これがどういうことかというと、セキュリティ対策のほとんどをシステムベンダーに依存するということです。もしもシステムベンダーのセキュリティ対策がずさんなものなら、サイバー攻撃によって機密情報が漏えいしてしまうリスクが大きくなります。

だからこそ、クラウドでWeb請求書システムを導入する際はセキュリティ性をチェックする必要があるのです。

クラウドのセキュリティはシステムベンダーによって多種多様です。海外製品ならば、本社がある国の法律なども関わってくるので、十分に検討しなければなりません。ただ、近年ではクラウドを利用する方がセキュリティ性が高くなるという認識が広まってきました。

「クラウドのセキュリティは安全か?」という点を検討するのではなく、「自社にとって最適なセキュリティ性を持つ製品はどれか?」という点で検討すると、最適な製品選びができるでしょう。

ポイント4.サポート体制を確認する

セキュリティ性と同時に確認する必要があるのがシステムベンダーによるサポート体制です。Web請求書システムを導入して間もない頃は、システムに関するトラブルが発生する可能性が少なくありません。

特にシステムの使い方などに関してシステムベンダーに問い合わせる機会は多いと思います。このとき、システムベンダーのサポート体制が十分でないと請求書業務に支障をきたしてしまいます。

ですので、サポートは24時間か?電話サポートはあるか?海外製品なら日本語に対応しているか?など、システムベンダーのサポートについて事前に確認しておきましょう。

ポイント5.他システムとの連携性を確認する

Web請求書システムが本来の効果を発揮するのは、その他多数のシステムと連携したときです。販売管理システムや顧客管理システムなど、様々なシステムと連携することでWeb請求書業務を大幅に効率化することができます。

それだけでなく、各システムから生成されるデータを一元的に管理すれば、経営者は事業戦略を練る上での有用な指標を手にすることができます。

従って他システムとの連携性を確認することはもちろん、ERP(統合基幹業務システム)としてWeb請求書システムを導入することも検討しておきましょう。

ERPは販売管理システムや顧客管理システムなど、業務上重要なシステムを統合的に提供し、全社最適化を実現するための環境を整えることができます。

ポイント6.トライアルを実施する

最後の選定ポイントは、Web請求書システム導入候補リストの中でも、特に有力な製品を2,3トライアルとして利用してみることです。慎重な検討を重ねたとしても、実際に導入してみるまでは本当の導入効果を測定できることはありません。また、実際に利用してみたら意外と使いづらかったといった問題点が見えてくることもあります。

ですので各製品のトライアルを必ず実施し、実際に導入した際の使い勝手を確認しておきましょう。

まとめ

いかがでしょうか?Web請求書システムの選定ポイントは、その他のシステム導入時の選定ポイントとさほど大きな違いはありません。大切なのはポイントを確実に押さえた上で、自社要件に沿って慎重な選定を行っていくことです。自社にとって最適な製品を導入することができれば、請求書業務を大幅に効率化したりコスト削減を実現することができるでしょう。

また、ERPでの導入についても忘れずに検討することで、より具体的なWeb請求書システム選定ができます。

新規CTA

RECENT POST「受注管理システム」の最新記事


この記事が気に入ったらいいねしよう!
新規CTA
New Call-to-action
New Call-to-action
NetSuite 10ユーザー分の価格と導入費用
New Call-to-action

RANKING人気資料ランキング

RECENT POST 最新記事

RANKING人気記事ランキング

New Call-to-action