受発注システム選定のポイント

 2017.07.17  クラウドERP編集部

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受注者側、そして発注者側にもメリットがあり、受発注業務を最適化することで業務効率化効果だけでなく、顧客満足度も向上できるのが“受発注システム”を導入する利点です。しかしそれも、正しい製品選定あってこそのものだと言えます。

いくら受発注システムを導入しても、それが自社に適さないものであれば、効果を存分に引き出すことはできません。

むしろ、今以上に受発注業務が複雑化してしまう可能性すらあります。つまり受発注システムを正しく選ぶことは、導入成功への第一歩だと言えるでしょう。

今回は皆さんにその第一歩を踏み出していただくために、受発注システムの選定ポイントについて紹介していきます。

ポイント1.マルチチャネルに対応していること

受発注システムは主に受注・発注業務をWeb化することで、自社と取引先双方に業務効率化という効果をもたらすシステムです。取引先は専用インターフェースから気軽に発注業務を行えるので、これまで以上にスムーズに取引を行うことができます。

しかし、取引先によってはWeb化に対応できない(受け入れない)場合もあります。そうした企業が1社でもいた場合、受発注システムを導入するメリットが半減してしまいます。

従って、受発注システムはWeb上での受注・発注業務だけでなく、電話やFAXといった従来の受注方法にも対応していなければなりません。

マルチチャネルに対応していることで取引先は自由な発注方法を選べ、発注業務を無理やりWeb化されたというフラストレーションが生まれません。従って、受発注システムは必ずマルチチャネル対応しているものを選びましょう。

ポイント2.多様なサンクスメール送信に対応していること

受発注システムは自動的なサンクスメールに対応しているのが基本です。しかし、多様なメールに対応しているようなシステムはそう多くありません。

例えばテキストのみのサンクスメールよりも、HTMLを使ったサンクスメールの方が開封率が高かったり、次のアクションに繋がるようなメールを作成することができます。電話受注ならばその場でセールスをかけることができますが、受発注システムを活用している場合はそうもいきません。

つまり、サンクスメールが次のアクションを促すためのCTA(コールトゥアクション)となるのです。一つ一つの受注を次につなげていくためには、多様なサンクスメール送信に対応している製品を選びましょう。

ポイント3.発注者側のインターフェースが最適化されていること

受発注システムで何よりも重要なのは、発注者側のインターフェースが使いやすくなっているかどうかです。受注者側のインターフェースに問題があれば運用でカバーすることができます。しかし、発注者側のインターフェースに関しては改善する手立てがありません。

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もしも使いにくいインターフェースであれば、発注者側は発注業務の度にストレスを感じてしまい、「以前の発注業務内容の方が良かった」と感じてしまいます。

これは顧客満足度を低下させる原因であり、受発注システムを導入するリスクだとも言えます。

このリスクを回避するためにも、製品選定時に発注者側のインターフェースを入念に確認し、最適化されたものを選びましょう。

ポイント4.システムの冗長構成が取れていること

Web上で受注・発注業務が完結する受発注システムは、クラウドサービスとして提供されている場合がほとんどです。この時注意しなければならないのが、システムの冗長構成が取れていることです。

クラウドサービスはユーザー企業が運用に関われず、システムベンダーの運用に依存します。つまり、システム障害などのトラブルが起こった際はシステムベンダーに対処を任せる他ないのです。

もしも導入した受発注システムが冗長構成の取れていないものであれば、システム障害発生した際は業務ストップに陥ってしまいます。これはつまり機会損失を生むだけでなく、顧客満足度を低下する原因にもなるのです。

従ってシステムベンダーによってしっかりと冗長構成が取れているかは、必須確認事項だと言えます。

ポイント5.業界にマッチしたシステムであること

一口に受発注システムと言っても様々な種類があり、業界ごとに特化して機能を有しています。ですので自社業界にマッチした受発注システムを選ぶことは基本だと言えます。

ただし、企業によっては汎用的なシステムを導入し、カスタマイズすることで自社好みに構築するという手もあります。受発注システムを導入する目的と必要な機能を明確にした上で、業界特化型がいいのか汎用型がいいのかを判断しましょう。

ポイント6.導入時のサポート体制が充実していること

受発注システムの構築は比較的大規模になりやすいものなので、導入時にシステムベンダーや導入パートナーのサポートを受けることは必須だと言えます。しかし、製品によってはこの導入サポートが十分でない可能性もあります。

サポート体制に関してはしっかりと確認を取り、自社の導入を強力にサポートしてくれるシステムベンダーや導入パートナーを選びましょう。

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ポイント7.セキュリティ性を考慮していること

Web上で受注・発注業務を行うことから、自社のセキュリティ対策が及ぶことはありません。従って、システム運用同様にセキュリティ性についても考慮して製品選定を行わなければならないのです。

近年のサイバー攻撃は深刻化の一途を辿っており、大企業でなくとも被害が相次いでいる状況です。攻撃者はちょっとしたセキュリティホールを突き、内部ネットワークに侵入して不正に情報を搾取します。

こうしたサイバー攻撃への対策を取るためにも、セキュリティ性の高い受発注システムを選ばなければなりません。ファイアウォールなどの基本的セキュリティ対策を始め、多層防御システムや標的型攻撃対策システムをなどを導入しているのか、システムベンダーのセキュリティ性を事前に確認しておきましょう。

ポイント8.費用対効果で比較すること

最終的には、各製品のコストで導入する受発注システムを選ぶ企業も多いでしょう。この時注意しなければならないのが、低コストな製品が本当に自社にマッチしたものなのかということです。

率直に言えば、コストが低い製品が良い製品とは限りません。自社にとって良い受発注システムというのは第一に自社の機能要件を満たしたものです。さらに不要な機能をそぎ落とし、シンプルにまとまった製品が自社にとって最適な受発注システムです。

従って、コスト比較を行う際は“費用対効果”で比較することが大切です。

100のコストで100の導入効果がある受発注システムよりも、150のコストで200の導入効果がある受発注システムの方が、最終的にはメリットが高いということです。

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まとめ

いかがでしょうか?受発注システムを選ぶ際のポイントはそう多くありませんが、確実に押さえなければならないものばかりです。本稿で紹介したポイントを基準に、自社にとって最適な受発注システムを導入していただければと思います。

また、受発注システム導入時は、同時にERP導入の検討をすることもおすすめします。ERPを導入することで統合的なシステム環境を導入することができるので、受発注システムと周辺システムの連携を容易に行えます。

連携の取れたシステム環境でこそ受発注システムのメリットを最大化できるので、ERP導入をぜひご検討ください。

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