見積管理システム選定のポイント

 2017.08.10  クラウドERP編集部

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「見積管理システムとは?」では、見積管理システムの基本について詳細に説明しています。ご一読いただければ、見積管理システムが「ただ見積書を管理するためのものではない」ということを理解していただけるでしょう。

見積管理システムの導入メリットを理解している企業では、積極的に導入を検討する企業が多くなっています。見積管理を実施することで承認フローを最適化して顧客へのレスポンス速度を改善したり、適正価格や最適なタイミングで提示することで競争力を高めたりなど様々な効果があります。

こうした見積管理を実現していくために重要なことは、如何にして自社にとって最適な見積管理システムを導入するかです。そこで今回は、見積管理システムの選定ポイントについて解説していきます。

ポイント1.業種ごとに特化した見積機能を有しているか

見積業務は、行わないという企業が少ないほど一般化された業務です。営業なら週に何度か見積もりを行うことがあるでしょう。しかし、一般化された業務ではありますが、企業によってその特色は異なります。

例えば建築業なら作業工程が多層化しているので、各工程の見積もりを積算した上で最終的な見積金額をはじき出します。こうした見積詳細は見積書に記載しなければならないので、それに特化した見積管理システムでなければなりません。

建築業でなくとも、顧客のランク別に詳細値引き率を設定していたりと、見積業務は企業によって多種多様に存在すると言えます。このため、見積管理システムは自社の見積業務に適したものでなくてはなりません。

汎用的なシステムを導入して追加開発が増えれば、それだけ導入コストが肥大化してしまいます。しかし予め自社に適したシステムを導入することができれば、追加開発は発生しないので、低コストかつ効率的な導入を行うことができるでしょう。

見積管理システムを選ぶ際はまず、「自社の見積業務に適したシステムか?」という視点で選定を始めてください。

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ポイント2.営業支援システムとの連携性を考慮する

見積管理システムは導入することで様々な効果を持ちますが、単体で導入した場合はその効果に限度があります。さらに言えば、単に見積管理を行うためなら見積管理システムを導入せずとも、ある程度は実現できてしまうのです。

それでも見積管理システムを導入するのは、システム化によるコスト削減や業務効率化があるからです。しかし、見積管理システム単体での導入効果だけでは非常にもったいないでしょう。

なぜなら、見積管理システムは他システムと連携することで、さらに大きな導入効果を生み出す可能性があるからです。

特に営業支援システムとの連携は必須とも言っていいほど。営業支援システムは顧客情報や商談内容、顧客の現ステージなどを管理し、営業活動を効率的に遂行し、高い成約率を実現するためのシステムです。

営業活動には当然ながら見積業務も含まれています。営業の起点ともいえる見積管理システムは、適切な価格提示や的確なタイミングでの提出によって、競合他社と差をつけることができるポイントです。

そして見積管理システムと営業支援システムを連携させれば、顧客情報と紐づけて見積業務を迅速化したり、顧客情報と同時に見積を管理するなど様々な導入効果があります。これによって営業パフォーマンスが向上するという効果も期待できるでしょう。

また、営業支援システムだけでなく原価管理システムや販売管理システムなど、複数のシステムとの連携性も確認しておくことで、部門間をまたいだ導入効果を得ることができます。

ポイント3.長期的な目線でコスト比較を行う

各見積管理システムをコストで比較する際に大切なことは、長期的目線で比較するということです。例えばオンプレミスとクラウドを比較する際は、導入コストだけで比較してはいけません。クラウドは定期的に料金が発生するサービスなので、必然的にクラウドのトータルコストがオンプレミスを上回ります。

また、オンプレミスの導入コストだけで比較するのもいけません。オンプレミスといえど運用コストはかかりますし、定期的にハードウェア環境を刷新しなければなりません。ですので、オンプレミスの入れ替え周期を5年とするならば、5年間のうちの運用コストと入れ替え時のコストを試算した上で、比較を行わなければならないのです。

ある一部分だけを見てコスト比較を行うのではなく、トータルコストを長期的に比較することを意識しましょう。

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ポイント4.セキュリティ性の確認

クラウドにて見積管理システムを導入する場合は、セキュリティ性にも目を向ける必要があります。クラウドはシステムベンダーが運用しているシステムをサービスとして利用するものなので、セキュリティ性はシステムベンダーの運用に依存します。

システムベンダーがセキュリティ対策に力を入れていなければ、サイバー攻撃により情報漏えいなどの重大事件が発生してしまうリスクが高まってしまいます。だからこそ、クラウドで導入する際はセキュリティ性を確認する必要があるのです。

データセンターはどこにあるのか?自社運用なのか?多層防御環境などセキュリティ対策は徹底しているか?など、事前にシステムベンダーに確認を取りましょう。

ポイント5.サポート体制の確認

システムベンダーのサポートは、見積管理システム導入初期に頻繁に利用することになるでしょう。使い方や設定に関するトラブルなど、迅速に解決しなければ業務に支障をきたすようなものばかりです。

このためシステムベンダーのサポート体制は非常に重要です。24時間サポートなのか?電話サポートはあるのか?日本語対応しているか?など、事前に確認しておくことで、導入時のトラブルを迅速に処理することができます。

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ポイント6.トライアルを必ず実施する

最後は、今回紹介する選定ポイントの中で最も大切なものです。それはトライアルを実施することであり、見積管理システム選定時の理想と現実のギャップを埋める重要な作業です。

システム選定時は、どんなに慎重な選定を行ったとしても、実際に導入してみると検討時とはまったく違った結果になるケースが少なくありません。つまり実際に導入してみない限り、導入効果を100%把握することはできないのです。

それだけならまだしも、導入後に重大な問題に気づくケースも少なくありません。事前に対策を取れていなければ追加開発が増えたり、従来の業務方法で対応しなければならないなど見積管理システムの導入効果が半減してしまいます。

従って選定した見積管理システムのトライアルやデモは確実に実施しましょう。試験的に導入してみることで、理想と現実のギャップを埋める作業を忘れないでください。

まとめ

見積管理システムは導入することで様々な効果を持ちますが、自社に最適な製品選定ができなければその効果を得ることもできません。ですので、今回紹介した選定ポイントを意識しつつ、見積管理システムの選定を行っていただきたいと思います。

また、他システムと連携性を確認する際は、ERP(統合基幹業務システム)での導入も検討してみてください。統合的なシステム環境を導入するという視点を持てば、より効果的な見積管理システムの選定ができるはずです。

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