購買業務をクラウド化するメリットとは?

 2015.09.15  クラウドERP編集部

グローバル標準のクラウドERP

購買業務を成功させる秘訣

購買業務は、誰にとっても複雑で面倒な業務と言えるでしょう。

テキサスでは、他のさまざまなものがそうであるように、購買業務も大規模です。数年前、Texas Comptrollerは、3,700もの公共および民間組織の購買活動を集中化させようとしました。同社は、最初の取り組みとして、オンプレミスソフトウェアを用いて購買ポータルを作りました。残念ながら、導入に数年かかってしまい、システムが緩慢で維持するのが難しいという結果に至りました。

あまりにも分かり切ったことではありますが、成長とともに、複雑性も増すものです。事業が成長すれば、供給業者とのつながりも広がっていき、社内の購買業務も増えていきます。供給業者を選別し、つながりの拡大を管理することや、モノやサービスの購買権を持つ従業員を選別・管理することは、もっとも重要な課題と言えるでしょう。従業員の購買業務に関する指針を定めなければ、購買業務は混沌とし、非効率的になり、費用的な問題を生じるおそれがあります。

購買業務を成功させる秘訣は、適切なサプライヤーを見つけることです。適切なサプライヤーとは、適切な品物を適切な価格で販売し、適切な時間に配達してくれる業者です。しかし、業者の選別に時間をかけ過ぎては、かえって効率性を損なうことになりかねません。特に、購買業務が手作業で行われており、モノやサービスの注文が電話やEメール、カタログ冊子やファックスなどを通じて行われている場合、このような問題が生じがちです。注文や業者の選別を誤ってしまえば、生産が遅れ、顧客満足度は下がり、取引を失う可能性さえあります。

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どうすれば、購買業務担当者が、会社の要件を満たすような適切な決定を下せるようになるのでしょうか。

まず始めにすべきことは、全ての供給業者に求める重要要件を文書化することです。ガイドラインがなければ、購買業務担当者は独自の判断基準に従います。その基準には、会社の目標とのズレがあるかもしれません。とはいえ、長いガイドラインを作る必要はありません。たった5つの要件でも、担当者やその他の購買者が業者や製品を評価する枠組みとして機能します。

次にすべきことは、購買業務の一部もしくは全体を自動化することです。購買ソフトやeコマースポータルは共に、送り状の作成や承認からベストプラクティスまで、ほとんどの手動業務を自動化する機能を備えています。それに加えて、これらのソフトやポータルによって、業者や製品、過去の実績など多くの情報が得られるようになり、購買業務担当者がより良い判断を下せるようになります。

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購買業務をクラウド化して利益を確保

また、Texas Comptrollerはとうとうそのオンプレミス購買システムをNetSuite SuiteCommerceに置き換え、社内版より利用しやすく、効率的で、迅速な購買ポータルを作りました。その効果は絶大で、同社は33%の成長、そして5年間で2,200万ドルの純利益を見込んでいます。

言うまでもなく、購買eコマースアプリケーションによってさまざまなことが容易になります。例えば、購買者と販売業者とのやり取りを記録すること、契約中の業者からしか購買しないという要件を徹底すること、利用者の役職によって購買の金額に制限を設けたり購買できるものの種類を変えたりすることなどです。ワークフローを自動化し、購買における任意の段階で承認を求めるようにしたり、それぞれの会社の方針や要件に従って設定を変えたりすることが可能です。

大規模な社内用購買システムへの投資を望まない会社にとって、クラウドベースの購買eコマースアプリケーションは良い選択です。ソフトウェアやハードウェアを所有・管理するのは、NetSuiteのようなクラウドサービスプロバイダーなので、事前に大きな投資をしたり情報システム要員を余計に雇用したりする必要はありません。

また、クラウドベースの購買ポータルは、売り手と買い手の協力も容易にします。なぜなら、特別なクライアントソフトウェアが要らず、導入作業も必要なく、関係者全てが簡単に利用できるからです。クラウドベースの購買ソフトウェアの中には、接続できるERPシステムに関して柔軟性を持つものもあります。ですから、供給業者とのコミュニケーションの問題に対する低コストかつ簡単な解決策にもなるのです。

最後になりますが、購買を成功に導く鍵は、人と業務と技術の調和です。ソフトウェアだけでは全ての問題を解決することはできません。特に、根本的な業務に矛盾があったり、それらの矛盾が明確化されていなかったり、また、購買担当者が会社のベストプラクティスやソフトウェアの利用法を十分に理解していない場合などは、問題の解決が困難です。

ゆっくりでも着実に始め、より良い業務を確立し、一歩ずつ自動化を進めましょう。大切なのは始めることです。

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