6つのポイントで成功するERPシステム運用

 2016.06.21  クラウドERP編集部

グローバル標準のクラウドERP

ERP(Enterprise Resource Planning)システムを導入する際、システムの導入までをゴールにしてしまっている企業が非常に多く、導入後の運用に失敗しているケースが珍しくありません。
どんなに慎重に製品を選定したとしても、運用にまで意識を向けなければせっかくの導入も水の泡となってしまいます。

しかし、実際にどのように運用していけばいいか?を考えると、頭を抱えてしまう企業も多いとでしょう。

そこで今回はERPシステム運用に重要な6つのポイントを解説していくので、導入ポイントと合わせて参考にして頂ければと思います。

1.スモールスタートで徐々に拡大

ERPシステムは会計システム、販売管理システム、在庫管理システムなど基幹系システムを包括的に提供するソリューションです。
このため、多くの企業では初期段階から全社的な導入を目指します。

しかし、ここで提唱したいのはあくまでスモールスタートを切ることです。

ERPシステムに限った話ではありませんが、どんなに複数製品を吟味して導入したとしても"使ってみて始めてわかるメリットデメリット”というものが存在します。
また、機能拡張の必要性が出てくるケースも決して少なくありません。

もしも初期段階から全社的な導入をしている場合、万が一のリプレースや運用の軌道修正が非常に難しくなります、

特に包括的なシステム基盤を提供し高額なERPシステムだからこそ、ちょっとした理想と現実のギャップが致命的な損失を招く場合もあるのです。

クラウドERPで少人数からスタート

スモールスタートを切るためには、やはりクラウドERPがおすすめです。
そもそも自社サーバを設置する必要がないことや、オンプレミスと比較して初期費用が大幅に抑えられることなどを考慮すればスモールスタートに最適なシステムと言えます。

月額利用料にはユーザーベースでカウントされるので、ランニングコストに関しても最小限に抑えて導入することができますね。

こちらは世界No.1クラウドERPであるNetSuiteの料金体系を簡単に紹介したものです。
オンプレミスだと数百万~数千万円程度かかる導入コストを如何に抑えてスモールスタートを切れるかが分かる内容になっています。

2.各現場のキーマンを配置してトラブル対処の迅速性を高める

ERPシステム導入初期には必ずと言っていいほどトラブルが発生します。
トラブルの種類もシステム自体に関わるものから、「この機能の使い方がイマイチわからない」といった比較的小さなトラブルまで多岐に渡るでしょう。

システムに関するトラブルは情報システムやベンダーの対応が必要だとしても、使い方などに関するトラブルが起きる度に情報システムが駆り出されていたり、ベンダーへの確認を取っていると業務に遅延を発生させる原因にもなります。

NetSuite SuiteSuccess 新登場!!

この場合有効的なのが、各現場にERPシステムの使い方などにおいてある程度の教育を施したキーマンを配置することです。
現場にシステムについて詳しい社員が最低1人でもいれば、ちょっとしたトラブルが起きたときに迅速に対処することができます。

また、部署内の社員ということもあって周囲の社員も気軽に相談しやすいというメリットがありますね。

ITリテラシーの高い触れた社員を選定

どんな社員をキーマンとして選定すればいいのか?と考えた時、答えはやはりITリテラシーの高い社員となります。
ERPシステムに関する教育にもそこまで時間がかけらないため、やはり吸収の早い社員を選定することが大切ですね。
また、部署内の中心的人材であれば尚良いでしょう。

3.ERP導入の目的を全社的に共有する

ERPシステムは一般的に、各基幹系システムのデータを統合管理し可視化することによって"経営戦略策定や意思決定の迅速性を向上させる”という目的があります。
つまり、従来の現場志向ののシステムから経営志向のシステムへと変化するということです。

しかし忘れてはいけないのが、そのERPシステムを利用するほとんどのユーザーが現場の社員であるということです。
経営戦略のためのデータも現場の社員が打ち込んでこそのものであるため、ERPシステムの運用は現場社員の利用率に左右されると言っても過言ではありません。

では現場社員はERPシステムの導入に対し、何を感じているのでしょうか?

従来システムの何が変わるんだろう?
使い慣れたシステムじゃダメなの?
ERPシステムなんて使いこなせるか不安
現場を無視した経営層の独断なんじゃないか?

などなど、いきなりERPシステムに好印象を抱いていケースの方が少ないと思います。
だからこそ導入の目的や企業が思うところを各社員と共有することは非常に大切なのです。

ERP導入の目的を頭で理解していれば、現場社員もスムーズにシステム利用へ移ることができます。

4.使いやすい機能から徐々に慣れていく

ERPシステムが提供するのは会計システムや販売管理システムなど企業経営に欠かせない基幹系システムから、BI(ビジネスインテリジェンス)などデータ分析機能など非常に多岐に渡ります。

しかしいきなり全てを使いこなそうとすると、初期段階でつまづいてしまう企業が多いようです。
基本的な機能だけでも非常に多機能なERPシステムなので、使いやすい機能から徐々に慣れていくことが大切です。

だからこそ、初めに解説したスモールスタートが重要となってきます。

[SMART_CONTENT]

5.コミュニケーションを活発化する環境と作る

ERPシステムは各システムのデータが統合され経理が営業データを、営業が在庫データを瞬時に確認するといったシームレスな環境を構築することができます。
そしてここで意識して欲しいのが、情報共有をより促進させるためにコミュニケーションを活発にする環境を整えることです。

「情報共有さえできればコミュニケーションが活発化する」と考えがちですが、実際はそうではなくコミュニケーション環境を同時に整える必要があるのです。

例えば営業担当が顧客から受注依頼を受け、ERPシステムを通じて在庫確認をするとしたとします。
しかし在庫データについて分からない点があったので担当に確認しようとしたところ、不在で確認ができませんでした。
この場合顧客へのレスポンスが遅れるため、顧客満足度を最大化することができません。

しかしコミュニケーション環境がしっかりと整っていれば、担当への問い合わせ時もスケジュールが予め確認でき、また外出中でも迅速に連絡を取ることができます。
主にグループウェアなどの領域ですね。

このようにERPシステムの情報共有のメリット最大化するためには、コミュニケーション環境を整えることも重要なのです。

6.社外からの利用ルールを策定する

クラウドERPを導入した場合、社外から利用できることは大きなメリットの一つとなります。
ここで注意が必要なのが私用端末からのアクセスによるウイルス感染などです。

セキュリティの観点上私用端末の使用を禁止(または制限)している企業がほとんどかと思います。
しかしいつでもどこでも利用できるという利便性の高さから、私用端末でERPシステムにアクセスするというケースが後を絶ちません。

コンプライアンス強化が叫ばれる中、ウイルス感染などによる情報流出は絶対的に避けなければならない事態です。
だからこそ、しっかりと社外からの利用ルールを策定する必要があります。
ただし社外利用をまったく禁止にしてしまうとクラウドERPの利便性を一つ失うことにもなるので、あくまで許容できる範囲のルールを定めることが大切です。

また、社用端末からのアクセスに関してもよく知らないWi-Fiスポットにアクセスしないといったルールも必要でしょう。

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まとめ

最後に、今回解説したERPシステム運用ポイントを以下にまとめておきます。

  • 万が一のリプレースや理想とギャップを考慮して、スモールスタートを切る
  • スモールスタートを切るなら導入コストが低く拡張性に優れたクラウドERPがベスト
  • 各部署にERPに関するキーマンを配置することで、比較的小さなトラブル対処の迅速性を高める
  • キーマンとする社員はITリテラシーが高く、部署の中心的存在がベスト
  • 導入後の利用をスムーズにするため、ERPシステム導入の目的は全社的に共有して現場社員の不安や疑問を解消する
  • いきなり全ての機能を使いこなそうとするとつまづくことが多いため、使いやすい機能から徐々に拡大していく
  • 情報共有ができるだけでは不十分なので、コミュニケーションが活発化する環境を整える
  • クラウドERPの利便性を失わないために、私用端末や社外からの利用ルールをきちんと策定する

いかがでしょうか?ERPシステムの導入を成功させるためには、導入まではもちろん導入後の運用の非常に重要です。
今回解説したポイントはどれもERPシステム運用に欠かせない基本的なものなので、今後導入を検討している企業では是非覚えておいて頂ければと思います。

導入も運用も一貫して重要なのは、慎重さを持つことと全社的に協力を得ることですね。
このどちらか一つでも欠いてしまっては、おそらくERP導入に失敗する結果が待っているでしょう。

導入がゴールなのではなく、むしろERPシステム導入成功は運用云々に左右されると考えてください。

ちなみに導入までのポイントに関してはこちらで解説しているので、合わせて参考にして頂ければと思います。

NetSuite SuiteSuccess

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