会計ソフト選定のポイント

 2017.06.19  クラウドERP編集部

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会計業務はどんな企業にも発生するものです。財務会計や管理会計など、手間と時間のかかる業務が多く、いまだExcelで管理されている企業では苦労も多いのではないでしょうか?

幸いにも、現在様々な会計ソフトが提供されています。製品形態も実に多様なので、環境に合わせて最適な会計ソフトを導入することで、これまで手間の多かった会計業務を大幅に効率化することができます。

しかし、万が一「会計ソフト選び」を間違えてしまえば、業務効率化どころか生産性を低下させてしまう可能性があるので、慎重に選定する必要があります。

ここではそんな会計ソフト選定のポイントについて紹介するので、ぜひ参考にしてください。

会計ソフトのすみ分けを知ろう

選定ポイントについて紹介する前に、会計ソフトのすみ分け、つまり種類について説明しておきます。

パッケージ型

パッケージ型とは会計ソフトベンダーが販売しているパッケージ製品を購入し、PCにインストールして使用するタイプの製品です。主要ベンダーとしては「弥生」や「OBC」などがあります。

低価格で提供されていることが多いので、高くとも20万円以下で導入することができ、機能性もシンプルなものが多いので、数人程度の小規模環境や個人事業主に多く利用されています。

クラウド型

クラウド型とは会計ソフトを「インターネット経由」で利用するタイプの製品で、パッケージをPCにインストールする必要がありません。ユーザーは月額利用料を支払うことでアカウントを作成でき、都度アカウントにアクセスすることで会計ソフトを利用できます。

システムとデータはベンダー側で管理されているので管理業務が発生せず、インターネットに繋がる状況下であればどこでも会計ソフトを利用できるという特徴があります。

単一ソリューション型

システムとして導入する会計ソフトの中で、他システムと連携せずに導入するのが単一ソリューション型です。現在国内企業が持つ会計システムの中で最も多いのがこのタイプになります。

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1990年代から部門特化型の業務システムが普及したことで、一般化された単一ソリューション型ですが、現在ではデータ連携が難しいなどの問題を抱えていることも少なくありません。

統合ソリューション型

会計システムだけでなく、他部門のシステムと連携が取れているタイプを統合ソリューション型と言います。主にERP(統合基幹業務システム)がこれにあたる製品です。

統合ソリューションとして会計システムを構築することで、各システムはデータ連携され、無駄な入力業務などが発生せずに業務効率化を促すことができます。また、データも一元的に管理されるので、よりリアルタイムな経営状況の可視化が可能です。

以上が会計ソフトのすみ分けであり、環境によって最適なタイプを選ぶことでより効果の高い会計システム導入が期待できます。それでは具体的な選定ポイントを紹介していきましょう。

ポイント1.「何を優先するか?」を明確にする

会計ソフトを導入する目的として「会計業務を効率化する」というのが一般的です。しかし企業によっては、全体最適化を狙いたいという目的もあるでしょう。ここで重要なのが「目的の優先度を付ける」ということです。

「あれも実現したい、これも実現したい」という欲張りな気持ちを持つことは悪いことではありません。むしろ、今後解決すべき課題を全て洗い出しておくことはプラスの方向に働きます。

しかし、全てを一度に実現することは困難な場合の方が多いのです。

このため会計ソフトを導入する目的を少数に絞る必要があります。そうすることで、会計ソフト選びの指針が定まり、ブレない選定を行うことが可能となります。

ポイント2.顧問税理士と会計ソフトを合わせる

顧問税理士がいる際は同じ会計ソフトを導入するというのがベターです。同じ会計ソフトを利用していることで、顧問税理士からのアドバイスを受けながら会計ソフトを利用することができます。

しかし、会計ソフトを合わせたが故に利便性を損ねてしまうという可能性も少なくありません。そこでクラウド型会計ソフトの導入を進めるというのも一つの手です。

クラウド型会計ソフトは離れた場所からも同一アカウントにアクセスして利用することができるので、顧問税理士からのサポートを受けやすくなります。ただし、既存の会計ソフトから変更することを嫌う顧問税理士も多いので、提案は慎重に行いましょう。

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ポイント3.拡張性の高さを重視する

継続的に利益を上げていけば、企業は自然と成長していきます。これまで一人だった経理担当者が二人三人と増え、本格的な経理部門が設立されるようになります。このとき、拡張性の低い会計ソフトでは新たな会計ソフトを導入することになるでしょう。

それまで使用していた会計ソフトが「無駄になる」とは言いませんが、コストが余計にかかることは確かです。従って、将来的な規模拡大を考慮して拡張性の高い会計ソフトを選ぶことをお勧めします。

例えばクラウド型なら規模に応じて契約内容を変更することができるので、従来のパッケージ型と比較して拡張性が高いという特徴があります。

ポイント4.多機能さにこだわらない

会計ソフト導入のよくある失敗話として「多機能を追求して使いづらい会計ソフトを導入してしまった」というものがあります。多機能とは一見魅力的に思える特徴ですが、視点を変えて考えてみると「使わない機能が多くなる」という側面もあるのです。

もちろん、自社要件に多機能がマッチしていれば問題はないのですが、多機能過ぎて使いづらいというケースは往々にして発生するのです。ですので、多機能さにこだわるのではなく、あくまで自社要件にマッチした機能を備えている会計ソフトを選ぶようにしましょう

ポイント5.柔軟性を考慮しておく

多機能にこだわらずシンプルな会計ソフトを導入したとします。自社要件にほとんどピッタリとマッチしていれば、非常に使いやすい会計ソフトとして受け入れられるでしょう。しかし、将来的に現在はない機能が要求されるケースもあります。

このときに重要なのが会計ソフトの柔軟性です。管理項目を独自に追加できたり、簡単に機能開発が行えたりと、柔軟性の高い会計ソフトを導入していれば、将来的な要件変化にも対応することができます。

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ポイント6.サポート体制を必ず確認する

会計ソフト導入直後は、如何にトラブルを迅速に対処するかが重要です。導入後は導入計画通りにいかないことも多く、都度発生するトラブルに追われる形にもなります。従って、頻繁にベンダーサポートを利用することになります。

もしもベンダーのサポート体制が不十分であると、トラブル対処に遅れが発生し、最悪の場合業務ストップにもなりかねません。特にクラウド型ではシステム運用をベンダーが行っているので、システム設計にユーザー企業が携われない分、充実したサポート体制を敷いている会計ソフトを選びましょう。

まとめ

会計ソフト選定のポイントは、そう難しいものではありません。しかしいずれのポイントも非常に重要であり、的確に押さえていく必要があります。今後会計ソフト導入を検討している企業では、今回の選定ポイントを基準に、自社に最適な会計ソフト選びをぜひ実現していただければと思います。

また、統合的なシステム環境によるデータ連携も視野に入れておくと、より効果的に会計ソフト選びができるでしょう。

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