請求書作成時に忘れてはいけない7つの項目とは

 2019.12.16  クラウドERP編集部

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大企業であれば、請求書の作成は誰かがやってくれるものと認識しているケースが多いでしょう。しかし、起業したてであったり中小企業の場合には、周囲に協力者や相談できる人がいなく、誰も手伝ってくれないため、自ら請求書を作成する必要があります。

そこで本稿では、請求書を作るにあたって「忘れてはいけない7つの項目」をご紹介します。突然請求書を作る必要があり、困っているという方はここで請求書作成の基本を押さえましょう。

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① そもそも「請求書」とは何か?

最初に、請求書とはそもそも何かという基本中の基本を知りましょう。請求書とは、商品・サービスを提供した取引先から、その対価として金銭を要求するための文書です。支払い期日に応じて請求書を作成・発行・送付し、請求書には販売した商品・サービスの品目、数量、合計金額、請求日、振込先、支払い期限などの項目を記入します。

実は、請求書の発行義務というものはなく、請求書が無くても取引は成立しているので、商品・サービスの代金を受け取る権利があります。ただし、請求書の取り交わしは当たり前のように実施される業務ですし、請求書を発行・管理することで過去の取引詳細を管理しやすくなります。取引先とのビジネスを円滑に進めるためにも、請求書は欠かせない文書です。

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② 請求書作成時のルール

請求書作成の法的義務はないので、当然ながら特定のルールもありません。そのため、請求書を作成するにあたり、管理しやすいフォーマットを考えることと、取引先がどのようなフォーマットを希望するかを考慮するのが重要になります。

たとえば、取引先のルールでは請求書を原本で送付してもらうのが原則だったり、請求項目が詳細に明記されていなければ受理できなかったり、発注番号の記入が必要だったりと、独自のルールを持っている場合があります。その際は、取引先のルールに合わせて請求書を作成するのが基本です。

取引先が多くなるほど請求書フォーマットが増えるので、請求業務をスムーズに進めるためには、フォーマット管理が効率化のポイントになります。取引先のルールを確認し、フォーマットを作成し、いつでも使いやすいように管理しておきましょう。

③ 請求書作成時に外せないポイント

請求書を作成するにあたり、外せないポイントとは何か?このポイントを押さえるかどうかで信頼される請求書か否かが決まります。

請求書に角印は押されているか

角印とは、見積書・契約書・領収書・請求書など会社が発行する正式文書であることを示すための印です。角印を押すことに法的義務はないものの、各印が押されているか否かで請求書に対する印象が違ってきます。

日本では昔から「正式文書に角印を押す」ことをビジネス文化としているので、角印があることで取引先に正式文書であることを強調できます。もちろん、角印が無くても請求書として成り立ちますし、個人事業主では角印を持たないケースも多いです。ただし、日本のビジネス文化を尊重し、取引先からの信用を少しでも上げたいという場合は、角印が押されている方が良いでしょう。

封筒に「請求書在中」と記入されているか

意外と忘れがちなのが、封筒に「請求書在中」と記入することです。会社には日々たくさんの文書や手紙類が届きますので、封筒の中身が一目で判断できないものの確認は後回しにされる可能性があります。最終的には他の文書に埋まって確認されないことも少なくないので、封筒には必ず「請求書在中」と記入しましょう。

消費税の端数の取り決め

消費税を計算した際に、端数(小数点以下の数値)が出ることがあります。その際に、小数点以下の金額を切り捨てるか切り上げるか、四捨五入するかは意外と悩ましい問題です。法的ルールはないので、独自の判断にゆだねられます。いずれの方式を取るにしても、一貫性がないと信頼に影響する可能性が高いので、事前にルールを決めておきましょう。

④請求書の記入する項目

次に、請求書を作成する際に記入すべき具体的な項目をご紹介します。

請求書タイトル

意外と忘れがちな請求書のタイトルは、請求情報を管理する上で大切です。突発的な取引の場合は「請求書」、継続的に実施される取引に関しては「令和〇年〇月分ご請求書」などのタイトルを付けましょう。タイトルのすぐ下にあいさつ文を入れておくのもよいでしょう。

宛先

会社名、担当部署、担当者名を順に明記するのが一般的です。請求書の宛先をだれ・どこにすればよいのかは取引先に確認しておきましょう。請求書の宛先と封筒の宛先が異なる場合もあるので、事前の確認を怠らないでください。

請求書番号

請求情報を管理するのに欠かせないのが請求書番号です。請求書番号と納品書番号を紐づけておくと、後々取引情報を管理しやすくなります。取引先と何らかのやり取りをする際に、番号を指定して書類をすぐに特定することもできます。継続的に取引が発生し、複数枚の請求書をまとめて発行する場合、代表番号と枝番号を使うことで請求書作成と区分けがスムーズに行えます。

発行日

商品・サービスの代金支払い期日は取引によって異なります。一般的には月末締め翌中末払い・翌月末払いで設定しているところが多いでしょう。従って、請求書発行のタイミングは支払期日の1~2週間前に発行して、1週間前までには送付するのが基本です。

社名(個人名)と捺印

請求書には請求側の社名もしくは個人名を記入して、正式に作成されたものとして角印と押すか、個人印鑑の押印をします。印を押す位置は社名(個人名)に少し被るようにして右寄せで押印するのが基本です。

この他、以下の事項も忘れずに記入しましょう。

  • 繰越金
  • 合計金額
  • 振込先
  • 振込手数料
  • 支払期日
  • 商品名・数量

⑤封筒のあて名書き

会社宛てに請求書を送付する場合は、社名の下に「御中」と記入します。担当部署宛ての場合も、部署名の下に「御中」と記入しましょう。役職や肩書のある相手の場合は、社名と部署名を記入し、次の行に役職と氏名を順に書きます。担当者宛ての場合は社名と部署名を記入し、次の行に氏名を記入しましょう。

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⑥請求書の発行タイミング

請求書を発行するタイミングは、取引方式によって異なります。

都度方式

商品を納品する際に、その都度請求書を発行することを都度方式といいます。主に新規取引先など、まだ信頼関係が成り立っていない相手とのビジネスでこの方式を選択します。都度方式は納品から請求までのタイミングが短いため、代金を早く回収できるというメリットがあります。

掛売方式

一定期間の間に納品した売上に対してまとめて請求書を発行することを掛売方式といいます。月末締めの翌月払いなど、1ヵ月の売上をまとめて請求するケースが多いでしょう。毎月取引がある場合や、商品単価が低い場合、信頼関係がある取引先とのビジネスの場合に適しています。

⑦請求書作成の目的

請求書作成の目的は、「商品・サービスの代金を確実に支払ってもらうこと」です。請求書を作成・発行・送付しても、取引先が期日通りに入金してくれなければ、ビジネスは成り立ちません。確実に入金してもらうためには、支払い期日、担当者の明記、正しい請求事項、適切なタイミングでの送付、入金口座の明記などを徹底しましょう。

いかがでしょうか?本稿でご紹介した内容をもとに、ぜひ請求書づくりにチャレンジしてみてください。

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