リモートワークを実践するために必要なクラウドサービス9選

 2020.04.14  クラウドERP編集部

グローバル標準のクラウドERP

リモートワーク導入にあたりIT活用が欠かせないことは理解している。しかし、具体的にどういった製品を導入すればよいのかが分からない、という方は多いでしょう。オフィス以外の場所での職場環境を提供するリモートワークにはITが欠かせず、どんなITを導入するかによって生産性などが大きく変化します。そこで本記事では、リモートワークを実践するのに欠かせないソフト9選をご紹介します。

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ビジネスチャット

ビジネス上のコミュニケーションツールとして電子メールや電話が一般的でしたが、近年ではビジネスチャットが台頭しています。チャット形式でメッセージをやり取りをすることで、会話と近いレベルのスピードでコミュニケーションが取れ、定型文などは不要なのでコミュニケーション効率が大幅にアップします。

また、メッセージのやり取りはすべて時系列で記録されますし、情報の追跡も行いやすいのでリモートワーク時のミーティングツールとしても活用できます。チャットスペースではファイル共有や共同編集も行えたり、そのまま無料通話やビデオ通話に移行したりすることも可能です。

代表的な製品

Slack

Microsoft Teams

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Web会議

リモートワークを導入すると対面でのコミュニケーションが一気にゼロになることから、コミュニケーション効率に不安を抱く方も多いでしょう。確かに、時には対面でのコミュニケーションの方が、話がスムーズに進む場合があります。そうした問題を解消するのがWeb会議です。

Web会議はパソコンに内蔵されたカメラとマイクを使用してビデオ通話が可能であり、クリアな映像と音声によってリモートワーク時の対面コミュニケーションを支援します。また、大人数でのビデオ通話にも対応しているため大規模な会議や、部署ごとに朝礼を実施するなども可能です。

製品によっては資料を配布しながら会議を進めたり、デジタルホワイトボードを使って議事録を作成したりとWeb会議に特化した高度な機能が使用できます。

代表的な製品

Microsoft Teams

Zoom

Cisco Webex

V-CUBEミーティング

クラウドストレージ

テレワーク導入時に欠かせないのが従業員同士でファイルのやり取りをスムーズに行える環境です。電子メールでもファイルのやり取りはできますが、処理できないメールが増えバージョン管理も難しくなります。そこでクラウドストレージを活用しましょう。

インターネット上に共有可能なファイルスペースを作り、従業員同士が素早く情報交換できる環境を整えるのです。ビジネス向けのクラウドストレージならシステムログ情報を取得し、従業員の行動を追跡することもできるためセキュリティ対策も強化されます。また、社外とのやりとりなどもスムーズに行えますし、社内でファイルサーバーを構築する必要も無くなります。

代表的な製品

Box

Dropbox Business

OneDrive for Business

グループウェア

グループウェアはチャットツール、Web会議、クラウドストレージなど企業に欠かせないコミュニケーションツールを統合的に提供する製品です。なおかつ、各ツールは連携が取れているため、例えばチャットツールにアップロードしたファイルが自動的にクラウドストレージに保存されるなど、作業効率もアップします。

リモートワーク時に必要なツールを一元的に提供できることか、システム利用時の効率がアップするでしょう。

代表的な製品

Microsoft Office 365

G Suite

サイボウズOffice

タスク・プロジェクト管理

リモートワークでは従業員個人の管理能力が重視されます。チームが対面しないことで、タスク管理が複雑になるためです。そこで活用すべきがタスク・プロジェクト管理です。この製品は、個人・チームのタスクを整理して進捗状況を把握できます。

ガントチャートを作成してプロジェクト全体の進捗状況やタスク整理を行うこともできますし、多くのタスク・プロジェクト管理はドラッグ&ドロップだけの簡単操作でスケジュールを組むことが可能です。

代表的な製品

Backlog

Jooto

Redmine

Asana

勤怠管理

管理職が部下の勤務態度を観察するというよりも、これまで以上に労務管理を徹底するのに必要なのが勤怠管理です。一般的にはWeb上で打刻するだけで始業時間と就業時間を記録し、人事部とデータを共有できます。

リモートワークを導入したことで、ビジネスとプライベートの境界線が曖昧になり、以前よりも労働時間が増えたという事例が実は少なくありません。そうした問題をいち早く察知し、解消に向けたアクションを考えるために勤怠管理が欠かせないでしょう。

代表的な製品

freee

ジョブカン

Web面接

リモートワーク実践時でも、継続した採用活動が必要です。そこで検討していただきたいのがWeb面談という製品です。例えば、録画面接機能を搭載して求職者は24時間いつでもWeb上の選考に参加することができます。これにより、短期間で大量の選考を実現できるのがWeb面接です。

過去の採用活動を記録したり、自社専用のエントリーシートやヒアリングシート作成なども行えます。

代表的な製品

インタビューメーカー

BioGraph

クラウドPBX

通常、電話応対はオフィスにいなければ行えない業務ですが、近年ではスマートフォンを使って代表番号の受発信を可能にするクラウドPBXが拡大しています。リモートワークでは在宅勤務でも会社の電話番号を利用できるほか、社用か私用かを問わずスマートフォンを内製化できるので通話料削減にもつながります。オフィスでの常駐社員が少ない場合に有効です。

代表的な製品

Arcstar Smart PBX

モバビジ

クラウドERP・CRM・SFA

ERPは、Enterprise Resource Planning(エンタープライズ・リソース・プランニング)の略であり、会計・生産・販売・仕入・在庫・人事などの基幹業務に必要なアプリケーションを統合したソフトウェア製品です。リモートワークにおいては、クラウド型のERPを導入することでオフィス内に限定していた基幹業務のリモート化できるのが大きな利点です。

また、各アプリケーションで生成されたデータは画一されたデータベースで管理されるので、分析レポーティングを通じて経営状況をリアルタイムに可視化することが可能であり、経営者も有効活用できるシステムとなっています。また、クラウド型のCRMやSFAを用いれば顧客の情報や営業活動を一元的に管理できます。

代表的な製品

Oracle NetSuite

Oracle ERP Cloud

Salesforce

SAP S/4HANA

New call-to-action
NetSuite SuiteSuccess ご紹介資料

Microsoft Dynamics 365

自社リモートワークに最適なソフトとは?

いかがでしょうか?ここではリモートワークに必要なソフト9選をご紹介しました。ただし、そのすべてを導入する必要はありません。大切なのは、「自社のリモートワークにとって必要なソフトとは何か?」を明確に定義した上で導入することです。そのためにはまず、リモートワークに取り組む目的と数値目標を掲げ、リモートワーク導入後の運用計画まで策定します。その上で、現状課題を解決するためのソフトを決めていきます。リモートワークとITは切っても切り離せない関係なので、選定は慎重に行い、企業ごとに独自のリモートワーク環境を整えられるようにしましょう。

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