入金消し込みとは?面倒な作業を改善するポイント

 2020.02.16  クラウドERP編集部

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入金消し込みは、売掛金や未収金などの債権に対する支払いがあった段階で、入金額を照合して消し込み(照合して債権を消す)作業を行わなければいけません。経理業務の中でも重要度が高く、しかし単純作業なので精神的負担が大きい業務です。だからこそ、自動化などによる生産性向上効果が高いとも考えられます。本稿では、入金消し込みの基礎知識を解説しながら、面倒な作業を改善するポイントを紹介します。

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入金消し込みとは?

企業間取引では基本的に製品やサービスを提供するタイミングと、その代金を受け取るタイミングが違います。「月末締め翌月末払い」といった取引方法を採用しているところが多く、製品やサービスを提供した企業にはその時点で売掛債権(代金を請求する権利)が発生します。これに対して製品やサービスを提供された企業には買掛債務(代金を支払う義務)が発生し、取引時に協議した支払い期日に正しく代金を支払わなければいけません。

この時、提供側企業の帳簿では売上は立っているものの代金がまだ支払われていない状態です。支払い期日になり代金が正確に支払われたら、売掛金として記録されている勘定科目を消し込んで、支払い済みの代金として管理しなければいけません。この時、債権の請求額と実際に支払われた金額を照合し、債券をゼロにする作業が入金消し込みと呼ばれています。

基本的には企業の取引明細と請求書にある請求金額を照合し、入金額に間違いが無いかを確認した上で入金消し込みを行います。この経理業務の重要度が高いと言われている理由は、企業間取引にかかわるお金を管理しており、ちょっとしたミスで取引におけるトラブルが発生しやすいからです。たとえば、取引先から支払い期日通りの入金が無いと資金計画はズレてしまいますし、督促をしなければいけないので提供側企業の負担が増えます。

また、請求金額と支払金額に間違いがないか、入金消し込み忘れが無いかなどを慎重に確認することもとても大切です。取引先から代金が正しく支払われているにもかかわらず、入金消し込み忘れによって督促してしまうと、企業の信用問題にかかわります。入金消し込みは正確に行えるかどうかでビジネスの行く末を大きく変えてしまうことから、経理業務の中でも重要度が高く、精神的負担が大きい業務なのです。

手作業で行う入金消し込みの危険性

ビジネスにおけるシステム化がどんどん進んでいる時代ですが、入金消し込みにいたっては未だに売掛帳簿と取引明細を突き合わせて、1件1件手作業で入金消し込みを行っている企業が珍しくありません。Excelシートを作成している場合でも、取引明細を確認して入金情報をシートに転記し、最終的に目視で入金額が間違っていないかを確認します。こうした。手作業で行われる入金消し込みの問題点は、「誤差」です。

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単純な計算ミスや振込手数料・消費税額の計算ミス、経費や買掛金との相殺やおまとめ入金など、入金消し込みはミスが発生しやすい業務なので、作業中に誤差が発生しやすく、それによるトラブルも多発しています。前述のように、入金消し込みは1つのミスが企業の信用問題にかかわります。

さらに重大な危険性が「入金消し込み業務の属人化」です。入金消し込みは経理部門の中でも重要な業務なので、ベテラン社員に仕事を任せることが多くなります。しかしそれが、当人しか細かい業務内容を理解していない「属人化」という状況を作り上げてしまいます。もし当該従業員が休職したり、退職したりしたらどうなるか?入金消し込みを正確に行える人材が他にいなくなってしまうので、業務が滞りミスが発生しやすくなります。

企業によっては請求書に前月の入金額を表示する場合もあるため、入金消し込みが滞ると新しい請求書を発行できないなどの諸問題も発生するでしょう。

入金消し込みはなぜシステム化されないのか?

入金消し込みは複雑かつ面倒な経理業務なのでシステム化という課題解決策が思い浮かびます。しかし、入金消し込みの性質上、定型化が難しい部分が多く残っています。その理由はさまざまです。

たとえば取引先によって前月分の支払いが、翌月末日・翌々月末日と支払期日が異なるケースが多々ありますし、半分現金・半分手形や相殺など支払方法も一定ではありません。提供側企業にとっては入金消し込みを実施するタイミングや留意点がその都度変わるため、これらを柔軟にカバーできるシステムを構築することが難しいのです。

その中で、請求管理システムや販売管理システムに搭載されている入金消し込み機能を使っている企業もあります。しかし、取引先によって運用がフィットしない問題があります。入金消し込みのためのシステムをゼロから開発する手もありますが、莫大な開発費用がかかりますし、導入後のメンテナンスやシステム改修などの手間とコストが必要になることから、システム化を避ける企業が多いのです。

これらの理由から入金消し込みのシステム化を断念している企業が多いわけですが、このままでは業務ミスや取引トラブルなどのリスクを放置していることになります。

入金消し込みを改善するポイントとシステム化

入金消し込みのシステム化が難しい環境で改善策を考えるとなると、最初に取り組むべきは「属人化の解消」です。前述のように、入金消し込みは属人化が起きやすい業務であり、その問題を多くのリスクを生み出します。属人化を解消するための対策として有効なのが入金消し込み業務のマニュアル化です。

製造現場などでは品質基準上、作業指示書などのマニュアルを作成することが必須です。そのため、作業のマニュアル化が自然と進み、属人化を解消するための環境が整っています。一方、経理部門などのバックオフィス部門ではマニュアル化されていないケースも覆う、業務に関する知識やノウハウはすべて従業員の頭の中にあるという状況が少なくありません。これでは、いつまで経っても属人化が解消されないままです。

そこで、入金消し込み業務に関するマニュアルを作成して、業務フロー図も併せて作成することをおすすめします。業務フロー図とは作業の流れに応じて手順やその内容、作業の分岐などを図として表したものです。それを見ながら入金消し込みにあたることで、属人化はある程度解消されます。

しかし、マニュアル作成だけでは決定打に欠けるということも否定できません。入金消し込みを本質的に改善するためには、やはりシステム化が課題になってきます。入金消し込みのシステム化として検討していただきたいのが、ERP(Enterprise Resource Planning)の導入とアプリ開発による入金消し込みへの正確な対応です。

ERPは組織全体の業務システムをカバーした製品であり、情報の一元化によって情報処理速度が大きく向上します。そこに、独自に開発した入金消し込みアプリケーションを統合することで、入金消し込みの効率化を図ることが可能です。

そのためには、独自の開発プラットフォームを提供し、ユーザー企業でアプリケーションを開発できるERPを選定したりと、色々とポイントはあります。導入のためにコストや手間はかかりますが、かなり有効的な施策なので入金消し込みを改善するためにぜひ検討してみてください。

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