レシートや請求書は破棄しても良い?電子レシートに関してご紹介

 2020.06.10  経営者実践ポータル編集部

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毎月発生する経費精算の中で、レシートや領収書などの証憑(しょうひょう)書類は契約書や請求書と同様に取引を証明するための書類です。また、支出を経費として計算するためにはレシートや領収書を経理担当者に提出し、精算します。ちなみに証憑書類の法定保管期間は法人ならば7年間なので、その間にレシートや請求書が溜まりに溜まり、管理が難しくなっているところも多いでしょう。そこでお勧めしたいのがデジタル化です。

本記事では、レシートや請求書をデジタル化保存した場合に原本を破棄しても良いのかどうか?など、気になるデジタル化保存についてご紹介します。

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レシートや領収書はデジタル化保存が可能!

旧来、レシートや領収書は原本保管が原則でしたが、1998年に施行された電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)により、デジタルデータ(電磁的記録)での保存が認められるようになりました。

電子帳簿保存法では納税者の帳簿保存に関わる負担を軽減するために制定され、ソフトウェアを利用したパソコン上の帳簿書類作成が普及したことでペーパーレス化が可能になったことが背景として挙げられます。しかしながら、当初ではデジタル化できるレシートや領収書が3万円未満だったことに加えて、デジタルデータと合わせて原本を7年間保存する義務があっため、実用的ではないとして普及が進まなかった過去があります。

その後は税制改正による規制緩和が進み、2015年には3万円未満という上限規制が撤廃され、3万円以上のレシートや領収書に関してもデジタル化保存が認められます。さらに、2017年の改正ではスマートフォンやデジタルカメラで撮影したレシートや領収書のデジタル化保存も可能となり、同時に7年間の原本保存という規制も撤廃されました。電子証明書とタイムスタンプを付与すれば、デジタルデータのみでの保存が認められたのです。

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レシートや領収書をデジタル化保存するメリット

レシートや領収書の管理、ファイリングなどにかかる作業時間の短縮

レシートや領収書をデジタル化保存することで、管理やファイリングなどにかかる作業時間は大幅に短縮されます。これにより経理担当者を含む従業員の生産性向上、時間外労働時間の短縮などの効果が期待できます。また、書類を保管しておくためのスペースも削減できるためオフィス内がスッキリとして仕事がしやすくなるでしょう。

7年間といわず永続的なデータ保存が可能に

レシートや領収書などの証憑書類を長期間保存する目的は、税務調査や会計監査において必要な情報を提示するためのものです。一般的に7年間と義務付けられているだけであり、最近ではコンプライアンスの観点から7年以上管理するケースも増えています。しかし、紙媒体の書類では管理が複雑になるため、そうした企業の多くはレシートや領収書をデジタル化保存しています。これならば管理が複雑化しませんし、必要な証憑書類をデジタル技術を使い簡単に検索できます。また、デジタルデータならば定期的にバックアップを実行することで、万が一データが消失しても復旧可能なので確実にデータを保管することができます。さらに、データを持ち出す必要がある場合、紙媒体では持ち歩くのに不便ですがデジタルデータならばUSBメモリ等に入れて持ち歩くことも可能です。

経費精算業務の効率化によって経理担当者、営業担当者の利便性向上

紙媒体の証憑書類としてレシートと領収書を管理し、経費精算する場合は支払いを行なった社員が自分でレシートや領収書を保管し、帰社後に経理担当者に提出する必要があります。一方、デジタル化する場合は外出先からスマートフォンでレシートや領収書を撮影し、その場で経費精算が行えます。これにより経理担当者と営業担当者にとって双方の利便性が向上します。

レシートや領収書をデジタル化保存する際の注意点

レシートや領収書のデジタル化保存は、ただスマートフォンやデジタルカメラで撮影すれば良いわけではありません。非常に大切な注意点が3つあります。

税務署へ申請し承認を受ける必要がある

レシートや領収書をデジタル化するにあたり、税務署への申請が必要です。申請なしにデジタル化保存を始めても、いざという時に証憑書類として認められない可能性が高いため注意が必要です。国税庁のウェブサイトより申請書をダウンロードし、必要事項を記入した上でデジタル化保存を開始する3ヶ月前までに税務署に申請する必要があります。

<税務署へデジタル化保存を申請するステップ>

  1. 国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書を記入
  2. 承認を受けようとする国税関係書類の保存を行う電子計算機処理システムの概要を記載した書類
  3. 承認を受けようとする国税関係書類の保存を行う電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類(当該電子計算機処理を他の者に委託している場合には、その委託に係る契約書の写し)
  4. 申請書の記載事項を補完するために必要となる書類その他参考となるべき書類その他参考書類

参考:国税庁ホームページ「[手続名]国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請」(https://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/annai/3030_01.htm)

撮影してすぐにレシートや領収書を破棄できるわけではない

スマートフォンやデジタルカメラで撮影したレシートや領収書は、撮影後すぐに破棄できるわけではありません。レシートや領収書の画像と、原本の内容を突き合わせて正しくデジタル化されているかを確認するためのルールです。このため、原本を破棄できるのは税理士や第三者による電子データの確認後となります。

デジタル化保存にはタイムスタンプが必要

レシートや領収書をデジタルデータとして保存するためには、タイムスタンプを付与する必要があります。タイムスタンプとは、撮影した時刻を証明するためのデータであり、タイムスタンプの発行は認定された事業者しか行えません。ただし、会計ソフトの中にはデジタルデータをアップロードすると自動的にタイムスタンプが付与されるものがあります。

レシートや領収書を受領した本人がデジタル化保存する場合の期限は、受領後3日以内です。その間にタイムタンプを付与し、デジタルデータとして保存する必要があります。ただし、海外出張やインターネットが使用できない環境にいるなどのやむを得ない事情がある場合は、受領後3日を過ぎても受領が認められる場合があります。

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レシートや領収書のデジタル化にチャレンジ

デジタルデータとしてレシートや領収書を保管するのには様々なメリットがあります。それらのメリットを享受するために、ぜひデジタル化について検討してみましょう。また、レシートや領収書に限らず多くの税務関係書類のデジタル化保存が認められています。それらの書類をデジタルデータとして保存することで、印刷コストを削減したり業務効率を向上させたりと、多くのビジネス効果を生み出すことが可能でしょう。

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