請求書の保管はいつまで?電子保管は大丈夫?

 2020.05.12  クラウドERP実践ポータル

グローバル標準のクラウドERP

請求書、どのように保管していますか?

取引に伴いさまざまな書類が作成され、それらの証憑書類は法人税法、所得税法、国税通則法などによって保存期間が定められています。証憑書類は税務調査が入った際に必ず必要となる書類ですので、法定保存期間を無視した罰則がないとしても、必ず保存しておくべき書類と言えます。

しかし、請求書をはじめとした証憑書類をすべて、法定期間内で保存することは簡単ではありません。また、最近ではコンプライアンスの観点から法定期間を超えて保存するニーズも増しています。

本記事では、そんな請求書の保存期間や管理方法、電子保管の可否などについてご紹介します。請求書をはじめとした証憑書類の長期保存に頭を抱えている方は、効率的な保存のヒントにしていただければと思います。

請求書の保管はいつまで?電子保管は大丈夫?

請求書の法定保存期間は法人7年、個人事業者5年

請求書や納品書、領収書など取引が行われたことの証拠となるような書類のことを証憑書類(しょうひょうしょるい)と呼びます。これらの証憑書類の法定保存期間は、見出しにある通り法人で7年間、個人事業種で5年間となっています。

それでは、いつから7・5年間なのかお分かりですか?

法定保存期間が定められている書類にはすべて、個別の起算日が設けられています。つまり、長期保存を開始すべき日時について定められたルールです。請求書の起算日は、法律によって「帳簿閉鎖日および書類作成日・受領日の属する事業年度終了の日の翌日から2か月を経過した日(当該事業年度分の申告書提出期限の翌日)」と規定されています。

例えば、2020年3月31日を決算日としている企業の場合、5月31日が確定申告の期限日となるため、2020年5月31日から2027年5月31日まで請求書を保存することになります(7年間の場合)。法人は決算日を自由に設定できるため、9月末が決算日なら11月末が法定保存期間の起算日となります。

New call-to-action
NetSuite SuiteSuccess ご紹介資料

請求書を分かりやすく管理する方法

最近ではPDFなどのデジタルファイルによる請求書の送付が増えているものの、保存に関しては紙文書によるところが多く、オフィス内では保存すべき書類が日々増えていきます。また、請求書は自社で作成して送付するものだけでなく、取引先から受領するものもあります。

受領した請求書は支払いに欠かせない書類なので、まずは「当月払い」「翌月払い」「翌々月払い」など期日ごとにファイリングし、処理が必要な際に分かりやすく管理しておくことが大切です。処理が完了した請求書は、取引先ごとに新しい書類が上に積みあがっていくように、2穴ファイルに綴じておくと後で閲覧しやすいでしょう。

さらに、取引先をあいうえお順、ABC順などのルールを作ってインデックスを付け、目的のファイルの場所が2ステップ程で探せるくらい簡単なファイリングルールを作っておくと管理しやすくなります。ファイルケースに請求書を入れて保管する方法もありますが、2穴ファイルなら時系列に管理できますし、表紙がハードカバーになっているファイルを選択することで請求書が折れたりシワになったりする心配もありません。保管時もスッキリします。

請求書の電子保管について

紙書類として作成された請求書をいくらシンプルに保管しても、増え続ける請求書を前に管理は徐々に複雑になっていきます。スペースも多く消費しますし、次第に必要な請求書を探すのに時間がかかってしまいます。そこで検討すべきなのが、請求書の電子保管です。つまり、請求書を紙書類ではなくデジタルファイルとしてシステム上に保管するのです。

請求書の電子保管を認めている法律が、電子帳簿保存法とe-電子法です。前者は1998年、後者は2005年に施行された法律であり、それぞれ国税関係帳簿等の電子保管について定めています。

国税関係帳簿書類の電子保管は、帳簿、決算関係書類、そしてその他の証憑類の3つのカテゴリでそれぞれの制定されており、具体的に以下の書類のデジタルファイル保存が認められています。

種別

主な文書

区分

電子保存

スキャナ保存
(紙→データ)

帳簿

総勘定元帳

仕訳帳

現金出納帳

売掛金・買掛金元帳固定資産台帳

売上・仕入帳  等

×

(書面保存)

決算関係書類

棚卸表

貸借対照表

損益計算書

その他決算に関して作成した書類

×

(書面保存)

その他の証憑類

契約書や領収書

上記の写し

発行

受領

見積書

請求書

注文書

契約の申込書

納品書

検収書     等

発行

受領

[SMART_CONTENT]

請求書の電子保管要件

では、請求書を電子保管するために必要なことは何でしょうか?まずは、所定の手続きを踏んだ税務署長の許可を得なければいけません。そのためには、保管方法を電子的に変更する日の3ヵ月前までに窓口に申請書を提出します。さらに、文書の書類ごとの承認が必要であり、申請書に関しては国税庁のホームページより入手できます。さらに、電子帳簿保存法へ準拠するには「真実性」と「可視性」を確保しなければいけません。

真実性の確保

電子保管のリスクとして懸念されるのが、書類の改ざんです。そのため、電子保管する書類が改ざんされていないことを証明するために、電子署名(誰が作成したか)とタイムスタンプ(いつ作成されたか)の付与が求められます。さらに、紙書類からスキャナ保管する場合は、小さい文字や細かい色まで再現できるように、200dpi以上の解像度であることが求められます。

可視性の確保

税務調査の際に効率良く調査が行えるよう、電子保管帳簿書類の検索機能が付いていること、カラープリンターやカラーディスプレイの用意があること、国税関係の帳簿と関連付けられていること、システムの関連書類が用意されていること、などの要件を満たす必要があります。

請求書の電子保管を検討してみよう!

いかがでしょうか?請求書は電子保管することで、管理効率を大幅にアップして生産性を向上できる可能性があります。請求書等の書類が社内に溢れかえっているという場合は、この機会に電子保管をぜひご検討ください。

NetSuite SuiteSuccess

RECENT POST「経理関連」の最新記事


請求書の保管はいつまで?電子保管は大丈夫?
ビジネスと共に社内文化を育てる5つの方法
資金繰り表テンプレート(Excel形式・無料)

RANKING人気資料ランキング

RECENT POST 最新記事

RANKING人気記事ランキング

New Call-to-action