時間を節約しながらビジネスを実践する 3つの方法

 2019.11.06  経営者実践ポータル編集部

グローバル標準のクラウドERP

自身でビジネスを始めた理由を覚えていますか?よりバランスのとれたライフスタイルを確立して家族ともっと多くの時間を過ごし、いつ、どれくらい働くかを自分で決められるようにするためだという人が多いのではないでしょうか。

しかし、それを実現するために欠かせないものが1つあります。それは時間です。時間こそが、成長を続けている企業の大半が不足していると感じているもので、一度失うと取り戻せません。経営者が、会社の収益や長期的の成功を犠牲にせず、人生において優先順位の高いことに時間を確保できるようにするにはどうすればよいでしょうか。

今回は、経営者が、収益や長期的な成功を犠牲にせず、人生において優先順位の高いことに時間を確保できるようにするための3つの方法をご紹介します。

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方法1. 自動化して仕事のスピードを上げる

How-to-save-time-1仕事のスピードが遅いほど時間は速く流れていき、仕事のスピードを上げようとすると、創業者が苦労することになります。多くの場合創業者は、管理作業や決まりきったプロセスなどの比較的下位レベルの作業にほとんどの時間を費やしています。

それらの作業も企業を運営していくために不可欠ではありますが、そのために創業者が、長期的に実際の価値を生み出す戦略的な業務までできなくなっています。成長している企業では、新しいスタッフを採用して定常的な作業を担当してもらうのが理想ですが、それは、運転資金が豊富にあるごく一部の企業だけができることです。

代替案:できるだけ多くの定常的な作業を自動化する。

現在のテクノロジーを利用すれば、成長企業においても、業務フローのすべてまたは一部を自動化することで、業務の多くの部分を効率化することができます。たとえばクラウドベースのERPプラットフォームでは、在庫管理から財務レポートの作成までさまざまなプロセスを自動化でき、成長企業の日常的なニーズに、より速いスピードで、しかも少ない工数で対応できます。

マーケティングの自動化やCRMなどのための他のプラットフォームを利用すれば、ビジネス オーナーが新規顧客に対応したり、潜在的なサービスの問題を調査したりするスピードを速めることができます。理想的には、創業者が最初の段階から自動化を検討することが望まれます。CRM機能を備えた適切なERPプラットフォームを最初から導入することで、後から新しいテクノロジーを導入してそれにビジネスをあわせるよりもさらに多くの時間を短縮できます。

方法2. 従業員に権限を与える

How-to-save-time-2すべての企業は、どこかの時点で創業者だけでは対応できない規模に成長します。しかし、時間を短縮するつもりで新しい人材を投入しても、多くの場合、より多くの時間を費やしてしまうことになります。創業者は、従業員が標準的なパフォーマンスを発揮できるようにすべきですが、かえって、従業員を細かく管理する、完璧に教育することに膨大な時間をかける、必要以上に高い基準を設定する、といったことに陥りがちです。創業者が会社を築き上げるのに多くの時間を投下してきたことを考えればそれも理解できます。

しかし、ビジネス オーナーが、自社の従業員が最小限の工数で仕事を完了していると信頼している場合のほうが、よい結果につながります。従業員に代わって仕事をする代わりに、従業員が最適なツールやデータを利用できるように権限を与え、日常的な作業を自ら処理できるようにしてあげましょう。

たとえば、在庫管理や物流管理では、物流管理者に、ERPシステムに対する高いレベルのアクセス権を付与したり、カスタマー サービス スタッフが在庫水準をリアルタイムに確認(管理ではなく)できるようにしたりします。また、従業員に、自分の仕事をより効率的にするためにどんなツールが必要かを尋ねることも重要です。そのツールは、ビジネス オーナーがプロセスの時間をさらに短縮することにつながる可能性があります。

方法3. 自らの「安全地帯」を確保する

How-to-save-time-3ビジネス オーナーには、24時間365日ビジネスに関わり続けるさまざまな理由がありますが、そうすべきだというわけではありません。クラウドベースのERPプラットフォームや財務ソフトウェアなどのツールを利用すれば、どんなデバイスからでもすべての業務データにアクセスできますが、創業者が常にアクセスしているべきではありません。

その代わりに、ビジネスの状況を確認するための特定の時間を設けることを検討します。その時間は、家族との食事、趣味、個人的な活動などのための重要な時間を妨げないような時間にします。また、このようなクラウド プラットフォームは、すべてのデータを整備して、直感的にすぐに利用できる1 つのダッシュボードに統合できるものであることが理想です。このダッシュボードは、デバイスを長時間見続けなくても創業者が問題を解消できるようなものであるべきです。

ビジネスに費やす時間が短くなればなるほど、自由に使えるアクティビティや優先順位に余裕ができます。 あなたのビジネスに利用できる時間を最適化するあなたの一番の方法は何ですか?

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