見積書の書き方やそのポイントについて解説。有効期限は?

 2020.05.19  クラウドERP編集部

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見積書って、そもそも何のために必要なのでしょうか?第一に、仕事の請負側が「この依頼ならこの金額で承りますよ」と明示するためのもので、依頼側は見積書の内容を見て仕事の依頼を判断することになります。さらに、細かい条件まで記載して依頼側にとって納得のできる条件なのか、あるいは交渉の余地があるのかなども判断します。要するに、仕事を依頼していただくにあたって具体的な検討を促すための書類なのです。

さらに、代金支払い時のトラブルを避けるための証書として扱ったり、与信調査の一環として扱われることもあります。本記事でご紹介するのは、そんな見積書の書き方です。見積書をどう書くかによって依頼側に与える印象は大きく異なるので、ビジネスの基本として改めて書き方のポイントを整理してみてはいかがでしょうか?

見積書の書き方やそのポイントについて解説。有効期限は?

見積書の書き方

見積書に記載すべき事項にルールはないものの、基本的に記載すべき事項は以下の9つとなります。

  1. 見積書のタイトル
  2. 宛名
  3. 差出人の社名や氏名
  4. 見積書の管理番号
  5. 発行日
  6. 見積もりの合計金額
  7. 見積もりの内容
  8. 項目ごとの小計と合計金額
  9. 有効期限などの備考

それでは、各記載事項の説明をします。

見積書のタイトル

お見積もり、お見積書、御見積書など、はっきりと見積書だとわかるようタイトルを最上部に記載します。

宛名

次に見積書を送付する相手となる依頼側の宛名です。一般的には相手先の所在地と社名を記載し、場合によっては担当者氏名も記載します。BtoBの場合は社名のみを記載する場合が多いかもしれません。担当者氏名を記載する場合は、その人の役職に注意して記載しなければいけません。役職を間違って書くことは失礼に当たりますし、ビジネスパーソンとしてのマナーを身につけられていないと判断されます。信用問題に関わるので、二重三重の確認を行いましょう。

差出人の社名や氏名

宛名はもちろんのこと、誰が作成した見積書なのかを明確にするために差出人の社名や氏名も記載しましょう。宛名と同様に、差出人の社名のみを記載する場合もあれば担当者氏名を記載する場合もあります。基本的に、宛名の記載事項に合わせましょう。また、宛名で所在地を記載していない場合でも差出人の所在地は記載するのが基本です。さらに忘れてはいけないのが、電話番号の記載です。見積書の内容に疑問があった際に、すぐに確認が取れるように会社の電話番号と担当者の電話番号を合わせて記載しておきます。

見積書の管理番号

ビジネスでは日々見積書を作成するため、管理番号を付けなければ過去に発行した大量の見積書を管理することができません。見積書作成ソフトならば自動的に番号を振り分けてくれますが、エクセルなどで作成する場合は独自のルールで番号を振り、見積書を管理しやすいよう心がけましょう。また、依頼側にとっても見積書が管理しやすくなるので必須の記載事項です。

発行日

見積書に発行日を記載する理由は、依頼側とのコミュニケーションを円滑にするためと、有効期限を管理するためという2つの理由があります。見積書には「この内容で仕事をご依頼される場合、期限はいついつまでとなります」といった有効期限を設けるのが基本です。ビジネスは常に変化するため、1年後も同じ内容で仕事が請け負えるとは限りません。そのため、見積書に有効期限を設けるためにも発行日をしっかりと記載しておく必要があります。

見積もりの合計金額

当該仕事を請けるにあたっての合計金額がいくらなのかをまず記載します。

見積もりの内容

品目名

品目名欄には提供する商品やサービスなどの項目名を記載します。この時、社内の公用語として使っている品目名を記載するのではなく、依頼側に明瞭に伝わるような品目名を記載します。

単価

品目ごtにかかる一個あたりの金額を記載します。単価の記載が難しい場合は空欄でも問題ありません。

個数

各品目に対して提供する個数を記載します。サービスなど個数で表すことができない場合は、

「一式」と記載して問題ありません。

合計

品目ごとの合計金額を記載します。単価×個数で計算するのが一般的ですが、単価が空欄の場合は金額のみを記載します。

項目ごとの小計と合計金額

各項目の合計金額を合算した金額を記載します。そのため、上部に記載した合計金額では消費税を含めて金額を記載します。

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見積書の有効期限などの備考

見積書を作成する中で、最も注意が必要なのが備考欄です。ここには主に見積書の有効期限、見積もり内容の前提条件、変更可能な部分、発注から納品までの期間、見積もり確認用の連絡先を記載します。

見積書の有効期限

作成した見積書がいつまで有効なのかは会社ごとのルールによって異なりますので、それに従います。書き方としては「発行後3ヶ月以内」と記載する場合と、「令和2年○月×日」と明確な日付を記載する場合があります。前者の書き方ですと依頼側との認識にズレが生じる可能性があるため、できれば明確な日付で記載することをお勧めします。有効期限を決める際は、依頼側の意思決定プロセスを考慮して柔軟に設定するが大切です。また、原価が大きく変動した際は見積書の内容を変更する場合がある旨を記載しておきましょう。

見積もり内容の前提条件

提示した見積書の金額と、実施に発生した金額とでズレが生じる可能性がある場合はその旨を前提条件として記載しておくことで、取引時のトラブルを未然に防げます。消費税率の変更によって合計金額が変更になるような場合も含め記載しておきます。

変更可能な部分

支払い方法を現金一括払いから分割へ変更する、純正品を汎用品に変更するなど見積書の内容の中で変更可能な部分があれば記載しておき、取引の幅を持たせることも大切です。余力があればパターンごとに見積書を作成するのもお勧めします。

発注から納品までの期間

発注から納品までどれくらいの期間を要するかは、依頼可否を判断するのに欠かせない情報です。主に「受注後5~7日で納品」といった書き方をしますが、場合によっては明確な日付を記載しましょう。また、依頼側の都合によって納期が変動する場合は、「必要書類の受領後1週間以内」といった具合に、発注しただけでは納品できないことを明示しておきます。

見積もり確認用の連絡先

最後に、依頼側が見積もり内容に関する疑問を気軽に問い合わせられるように、見積もり確認用の連絡先と、「見積書の内容に関して不明点等がございましたら、お気軽にお問い合わせください」といった文言を記載しましょう。これらが記載されているか否かで相手先に与える印象は大きく変化します。この記載事項のすぐ近くに、社名、部署名、担当者氏名を記載しておくこともお忘れなく。

見積書は今まで以上に慎重に作成しましょう

いかがでしょうか?見積書は依頼側に発注のための判断材料となる情報を提供し、請負側が真面目にビジネスを行っていることをアピールするための書類でもあります。これまで、特に意識することなく見積書を作成してきた場合は、この機会に見積書を発行する意味を踏まえた上で、慎重に作成することを心がけましょう。見積書の作成方法の違いで、契約を勝ち取れるかどうかが変わります。また、見積もりから受注、請求など一連の流れを管理可能なクラウドERPなどの導入をすれば煩雑な管理を簡素化できるので検討すると良いでしょう。

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