アウトソースできる業務一覧、それぞれのメリット・デメリットも解説

 2020.04.20  経営者実践ポータル編集部

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新しい人材確保が難航する中、ベテラン人材の退職など人材流出は日常的に発生します。日本は今、多くの産業で深刻な人材不足問題を抱えているのです。そんな中で、人材難をアウトソーシング(業務委託)によって乗り切ろうという取り組みが増え始めています。

中小企業庁がまとめた資料によると、人材不足問題を抱えている小規模事業者のうち、売上増加傾向にある企業ほどアウトソーシングを活用しているという調査結果が出ています。

出典:中小企業庁:小規模事業者のライフサイクル

今後、アウトソーシングが企業成長や人材難を乗り切るための施策としてさらに重視されることは間違いないでしょう。そこで本記事では、アウトソースできる業務の一覧と、それぞれのメリット・デメリットを解説したいと思います。outsourcing

経理関連業務

アウトソースできる業務の条件というのは、定期的に発生し、なおかつ明確なマニュアルが存在する業務です。その点で言うと、経理では多くの業務をアウトソースによって委託できる可能性があります。まず、税理業務は税理士に委託できますし、取引明細の記帳などもアウトソース可能です。

最近特に多いのが税務以外に請求管理のアウトソースでしょう。他の企業との取引が発生してから売掛金を回収するまで、委託先企業が請求内容を管理して請求書送付などを行います。

メリット

経理は特に定型業務が多くなっているので、アウトソースによる業務効率化効果を大きく受けることができます。請求管理など複雑かつ細かい作業が多い業務をアウトソースすることにより、管理会計や決算業務などよりコア業務に集中できるでしょう。

デメリット

デメリットとしては、経理業務をシステム化するわけではなく、アウトソース先でも人が作業するのでミスが起こる可能性が無くならないことです。また、リアルタイムで経営データにアクセスできるケースが少なくなるため意思決定の遅延もあることでしょう。

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物流関連業務

小売業ではECサイトを運営するのが当たり前になり、今まで以上に物流の重要性が叫ばれる世の中にあります。物流とはつまり、仕入・在庫・ピッキング・梱包・配送といった5つの役割を持ち、消費者の手元に商品を滞りなく届けることが使命になります。

しかし、効率的な物流環境を整えるには大きな投資が必要です。そこでアウトソースを活用します。在庫・ピッキング・梱包・配送に至ってはその業務のほとんどをアウトソース可能になっています。これにより、自社は大きな倉庫を抱える必要はありませんし、物流に対する投資を最小限に留められます。

メリット

物流業務のうち在庫・ピッキング・梱包・配送をすべて内製化するとなると、従業員にはかなりの負担がかかります。また、大規模な倉庫を用意するだけでも多くのコストがかかるので、アウトソース活用によって業務効率化とコスト削減効果を受けられる可能性が高いでしょう。

ECサイト運営事業者なら今後の運営戦略や仕入戦略等に集中できるので、最終的には売上増加につながります。

デメリット

デメリットは物流業務における付加価値の創出ができないことです。アウトソースを活用すると標準化された業務によって物流が回ることになるので、自社独自の付加価値を創出することは難しく、ファン層の形成に苦労する可能性があります。

このため、一部商品(主力商品など)の物流関連業務は内製化するなどして付加価値創出に努める取り組みが必要かもしれません。

営業関連業務

営業という職業は非常にクリエイティブな業務ばかりなので、アウトソースは難しいと考える方が多いかもしれません。しかし、営業活動を広い視野で見れば、提案資料作成やアポイント取得などはアウトソースも可能です。また、最近ではインバウンドマーケティングを活用した新規顧客獲得のためのアウトソースも注目を集めています。

特に営業事務のアウトソースは業務効率化に有効的であり、営業担当者が見込み客や顧客とコミュニケーションを取る時間を増やすことで、コア業務への集中を促し業績アップ等が見込めます。

メリット

営業活動において、コア業務であり顧客とのコミュニケーションに割く時間と業績は比例することが分かっています。つまり、アウトソース活用で営業担当者の時間的リソースに余裕を持たせることで、業務効率化だけでなく業績アップが期待できるでしょう。また、アポイントのプロフェッショナル集団に委託することにより効率良く案件化できる可能性が高まります。

デメリット

一番のデメリットは、顧客情報等が営業部署に蓄積されにくくなることです。アウトソース先とシステム連携が取れない限り、正確な顧客情報を資産として管理するのは難しいでしょう。また、アウトソース先との連携が密に取れていないと情報の受け渡しがスムーズに行われず、営業活動の効率化が難しくなります。

顧客対応業務

いわゆるカスタマーセンターやコンタクトセンター などの顧客対応業務は、すでに多くの企業がアウトソースを活用しています。特に人材数が限られている中小企業等はカスタマーセンターを設置するほどの余裕が無いため、そうしたアウトソースを活用するのが効果的です。多くは、丁寧な顧客対応をするためのトレーニングを積んだスタッフが対応するため、応対品質を向上できるかもしれません。

メリット

人材数が限られている中小企業等でも専門のカスタマーセンターを設定できるのが大きなメリットです。また、専門スタッフが丁寧に対応してくれるので、顧客満足度を向上するきっかけにもなります。

デメリット

顧客対応業務をアウトソースすると、応対が標準化されるため顧客の要望に対して柔軟に応えることができません。少々イレギュラーな対応を取れば解決するような問題でも、標準化された応対では解決に時間がかかることもあります。

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店舗運営管理

チャーン展開している店舗の運営管理は、ほとんどが定型業務なのでアウトソースを活用できるケースが多いでしょう。管理業務からスタッフの教育を含め、多くの業務をアウトソースできます。

メリット

特に人材不足問題が叫ばれている外食産業においては、今後アウトソースを活用する機会が増えることでしょう。企業独自に人材を採用する必要はありませんし、なおかつマニュアル化された業務によってブランド色を前面に出すこともできます。

デメリット

良くも悪くも、アウトソース先スタッフの質によって店舗売上が変化することです。また、社員と同じように経営理念を浸透させることはできないので、企業が想定した状況とは違ってしまう可能性も否定できません。

まとめ

どんなアウトソースにもメリットとデメリットがあります。具体的にどのような特徴があるのかは、やはり活用してみない限りは判断がつかないところでしょう。もしも人材不足問題や業務効率が難しいような状況にある場合は、アウトソース活用を積極的に検討してください。そして実際に活用し、どのようなメリット・デメリットがあるのかを実感してみましょう。その上で適切なアウトソース先選択や委託業務の選定などを行い、より効果の高いアウトソースを目指していただければと思います。

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