在宅勤務やテレワークを成功させるためのポイント

 2020.04.27  クラウドERP編集部

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新型コロナウイルスによる緊急事態宣言を受けて、今まで1度も取り組んだことのなかった在宅勤務・テレワークを実施することになった企業が多いのではないでしょうか?そうした企業はこれまで在宅勤務・テレワークの必要性を感じていなかったり、職種的に実現が難しかったりするケースが多いかと思います。

そこで本記事では、在宅勤務・テレワークを成功させるためのポイントをお伝えしたいと思います。

在宅勤務やテレワークを成功させるためのポイント

ひとまずウェブ会議ツールがあれば在宅勤務・テレワークが実施できる?

いきなり在宅勤務・テレワークの必要性に駆られた企業の頭を悩ませているのが、社員が自宅で働くための環境をどう整えるか?という点です。オフィスには社員専用の端末も業務システムも用意されていますから、それと同じ環境を整えようとすると確かにかなりの手間とコストがかかってしまいます。また、どんなICT(情報通信技術)を採用すれば分からないという企業も多いでしょう。

そこで最低限必要なソフトウェアがウェブ会議ツールと考える人が多いことも事実でしょう。筆者の周囲にも新型コロナウイルスの影響により、今まで考えたこともなかった在宅勤務・テレワークを実施している企業が何社かあります。もちろん、緊急性を要するので、ICT環境を十分に整えているわけではありません。しかし一方で、ウェブ会議ツールがあればひとまず在宅勤務・テレワークを実施できているという企業もまた多いのです。

ウェブ会議ツールとは、遠隔地にいるもの同士があたかも対面でコミュニケーションを講じているかのようなことを実現するためのICTです。これを使用し、各社員の顔が常に映るようにすれば普段のミーティングと同じような体験やコミュニケーションが何ら問題なく行えます。

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在宅勤務・テレワークでの生産性を高めるICT 三種の神器

ウェブ会議ツールがあれば在宅勤務・テレワークは実施できるとお伝えしましたが、それはやはり暫定的な施策であり、その状況をずっと続けるわけにはいきません。そこで押さえておきたいのが、在宅勤務・テレワークでの生産性を高める3つの神器(ICT)です。

1. ウェブ会議ツール

前述した通り、在宅勤務・テレワークの生産性を高めるためにやはりウェブ会議ツールは欠かせないICTです。また、多くのウェブ会議ツールにはビデオ通話機能だけでなく、ビジネスチャット機能も備わっていることから、テキストベースの素早いコミュニケーションを実施できるのが特徴です。チャットスペース上でファイルを共有したり、ちょっとしたやりとりを行ったりとオフィスさながらのコミュニケーションが実現できます。

2. クラウドストレージ

クラウドストレージとはいわば、インターネット上に用意されたファイル共有スペースです。社内で運用しているファイルサーバーがインターネット経由で利用できるとイメージしてください。各社員はクラウドストレージを利用してファイルのやり取りを行ったり、個人的な保存スペースも用意できるため、情報交換の効率性が劇的に向上します。また、社外の人とのやりとりもメール添付を利用せずにリンクのみを共有することができるため情報漏洩リスクを大幅に削減できます。

3. クラウドERP: 統合ビジネスアプリケーション

クラウドERPは、クラウドストレージと同じようにインターネット上で利用できるビジネス向けのアプリケーションです。例えば販売管理システムや財務会計管理システム、受発注システム、CRMなどの業務をクラウド経由で行うことができます。それにより業務部門や営業担当者は社内での事務作業を行う必要がなくなるため自宅にいながらにして業務を実現することが可能になります。

労務管理は在宅勤務・テレワークを実施しながら整える

在宅勤務・テレワーク実施においてよく問題提起されるのが、社員に対する労務管理のあり方です。オフィス内での仕事ならば勤怠管理システムによって勤務時間をシステム上で管理できますし、何よりも社員が目の前にいることから管理監督者の目も行き届きます。

対して在宅勤務・テレワークでは実労働時間を把握するのは難しいですし、管理監督者の目もなかなか行き届かないケースが多いでしょう。そのため、労務管理の在り方を大きく変える必要があります。

しかしその一方で、在宅勤務・テレワークを実施しながら労務管理を整えるという考え方もあります。実際に在宅勤務・テレワークを行ってみないことには分からないことも多いですし、実施前に労務管理体制を立て直したとしてもそれが実態に即したものでなければ上手く機能しません。ならば、在宅勤務・テレワークを実施しながら労務管理を整えるのも1つの選択肢となります。

むしろその方が、各社員から在宅勤務・テレワークに対するリアルな意見を聞き出しながら労務管理を整えることができるので、より実態に即した管理体制が取れるでしょう。

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セキュリティ対策は可能な範囲で実施すること

もう1つ、在宅勤務・テレワークを実施する上での大きな問題がセキュリティ対策です。在宅勤務・テレワークを実施する企業の多くが、社員の私用端末を用いて日常業務を遂行することになります。企業で管理されていない端末を使用するため情報システムの目の行き届かない領域になります。

その中で高いセキュリティを維持するにはどうすればよいのでしょうか?まず大切なのがセキュリティ性の高いビジネス向けのクラウドストレージや統合ビジネスアプリケーションを選択することが重要です。

社員の私用端末を使用することに関しては、各人にセキュリティ喚起を十分移に行った上で、ウイルス対策ソフト等をインストールしていない社員に対しては企業がそれを負担することも必要です。

いかがでしょうか?他にも在宅勤務・テレワークを成功させるためのポイントはありますが、緊急性の高い在宅勤務・テレワークの実施に関しては以上のポイントを押さえるだけでも成功の可能性は高まるはずです。ぜひ、実践してみてください。

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