会計ソフトとは -その役割と使い方-

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 2018.06.19  クラウドERP編集部

会計業務は複雑かつ作業量が多いため、その効率化をしたいと考えている企業は多いでしょう。ある調査レポート(経理担当者500名に大調査!経理のやりがい、大変さ…本音レポートを公開!)では経理担当者へのアンケートにて「一番大変なことは?」という設問に対して3分の1以上の人が「ミスが許されないこと」と回答しています。

複雑で、作業量が多くて、ミスが許されない…。組織の中で数ある部門のなかでも経理は最も効率化すべき部門だと言えるのではないでしょうか?

しかし会計業務を効率化するのはそう難しいことではありません。会計ソフトを導入すれば解決できる部分は多いでしょう。今は中小企業でも個人事業主でも会計ソフトを使用し「自計化」を図る時代です。もしも皆さんの会社の会計業務がいまだExcelを使ったものなら、この機会に会計ソフトを検討してみてください。

まずはここで、会計ソフトとは何か?その役割や使い方などを知っていきましょう。

会計ソフトとは?

会計ソフトが登場したのは1980年代後半です。低価格なパソコンの普及がはじまり、それまで大企業のものだったコンピューターは中小企業でも手が届く価格になり、それに応じて様々なソフトウェアが発売されるようになりました。会計ソフトもその一つであり、紙の台帳に会計情報を記入する時代からコンピューターを使用して会計業務を行う時代へと徐々にシフトしていきます。

国内会計ソフトの老舗といえば弥生シリーズでしょう。1987年にリリースされて以降20年以上にわたって多くの企業に活用されています。さらに多くのベンダーから会計ソフトが提供され、時代と共に色々な機能が備わったり、法改正に対応したりと進化を続けてきました。

その後会計ソフト市場が大きく変わるターニングポイントになったのがクラウド会計ソフトの登場です。これは従来の会計ソフトのようにパソコンやサーバーにインストールするタイプではなく、インターネット経由で会計ソフトを利用するというサービスです。

インターネット接続環境と要件を満たしたパソコン、それとサービスに支払う月額料金さえあれば手軽に使えるというのがポイントです。日本最初のクラウド会計ソフトとされているのがfreeeです。

複式簿記の知識が無くても会計業務を行えるというのがコンセプトで、会計ソフトによる自動仕分けで会計業務を効率化できます。もちろんまったくの知識ゼロで使えるわけではないですが、最低限の知識とスキルがあれば活用できるでしょう。

現在ではクラウド会計ソフトが徐々に市場を拡大し、インストール型の会計ソフトを利用する企業が減少傾向にあります。常に最新バージョンが使えるため法改正に自動で対応できたり、社外にいても会社の経理状況を確認できるなどのメリットが時代のニーズに合致したのでしょう。

会計ソフトの役割とは

会計ソフトの役割はもちろん会計業務を効率化することですが、ここでは管理会計と財務会計に分けてその役割について説明します。

管理会計における会計ソフト

管理会計とは会社の経理状況をレポートとしてまとめて、事業計画や経営計画を立てるための判断材料に使います。そのため管理会計はその会社独自の会計帳票を作成している場合が多く、一定ではありません。この管理会計において会計ソフトはカスタマイズ可能な会計帳票作成という機能を提供するのが一般的です。会社の管理ルールに従って会計情報を収集し、会計帳票としてまとめます。手作業での会計帳票作成ではレポートをまとめるまでにかなりの時間を費やしていましたが、会計ソフトを使えば1時間以内で作成できてしまうため事業計画や経営計画への意思決定が迅速化するという効果があります。

財務会計における会計ソフト

一方財務会計とは、あらゆる会計情報を最終的に決算報告書としてまとめてステークホルダー(投資家や株主など)に情報を開示するための会計業務です。公正公平な取引を実現するために企業は自社の経営状況を外部に伝える義務があり、最終的には貸借対照表(B/S)と損益計算書(P/L)を中心とした財務諸表にまとめます。そのため財務会計には一定のルールがあります。会計ソフトは財務会計にて正確な会計情報の提供と迅速な決算報告書作成を提供するという役割があります。さらに、ほぼ毎年施行される法改正に都度対応し、財務会計を正しく効率化するというのも重要な役割です。

以上のように管理会計か財務会計かによって会計ソフトの役割が違います。製品によって管理会計に強いか財務会計に強いかは分かれるため、会計業務の現状課題を整理した上で適切な会計ソフトを選ぶことが大切です。

会計ソフトを使うためには?

会計ソフトは導入したい、でも何から始めればいいかわからない、という場合はまず「自社がなぜ会計ソフトが必要なのか?」を改めて整理しましょう。会計ソフト導入にあたってこうした目的の明確化ができていない会社は意外と多く、なんとなく必要だと思って導入してしまい、会計ソフトの効果を最大限に引き出せていないことも多いのです。単に「会計業務を効率化したい」という目的では漠然過ぎて、自社にとって何が最適なのかはわからないでしょう。

そこで「なぜ会計業務が非効率なままなのか?」というところまで掘り下げて考えてみてください。たとえば「会計業務自体はExcelで十分行えているが、レポートとしてまとめるのに時間がかかるため役員会議で使用する情報がいつも微妙に古い」といった明確な課題が見えてくるかと思います。

課題がはっきりすれば目的もはっきりします。この場合「会計業務のスピードは維持しつつ会計情報のレポート出力を早めてリアルタイムな会計情報を提供する」というのが会計ソフト導入の目的になります。ここまで目的を明確にすればあとはそれにマッチした会計ソフトを選ぶだけです。たとえばクラウド会計ソフトならレポート出力機能があってリアルタイムな会計情報を提供できますし、役員会議でシステムにアクセスしてその場で会計状況を把握することも可能です。

このように「会計業務を効率化したい」だけでなく、まずは課題をドリルダウンして考えてから目的を明確にしましょう。

すべての業務が一つに繋がる会計ソフト「NetSuite」

会計ソフトの中にもいくつかのカテゴリがあり、インストールしたパソコンでしか使用できないもの、サーバー上に大規模システムとして構築するもの、インターネット経由で利用するクラウド会計ソフトなどがあります。中でも近年導入が進んでいるのがクラウドで提供されるERP型の会計ソフトです。

ERPとは「Enterprise ResourcePlanning(エンタープライズ・リソース・プランニング)」を略したもので、直訳すると「企業資源計画」です。これは1980年代に製造業にて流行したMRP(資材所要量計画)の概念を企業が持つ資源全体に拡張したもので、人・もの・金・情報といった経営資源を可視化し、一元的に管理するための手法およびシステムです。一般的には「統合基幹業務システム」と呼ばれています。

「NetSuite(ネットスイート)」というERPは管理会計および財務会計を中心としたERPで、会計ソフト以外にも顧客管理や営業支援、人事管理や製造管理など経営に不可欠な業務システムをすべて一つに統合したクラウド製品です。

クラウドなので大規模なインフラは不要であり、インターネット接続環境とパソコンさえあれば大規模な統合システム環境を素早く構築できます。

会計業務だけでなく、会社全体の業務効率化を目指したいという方はぜひ「NetSuite」をご検討ください。

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