予算管理システム選定のポイント

 2017.07.20  クラウドERP編集部

グローバル標準のクラウドERP

“予算管理”を実施する目的には、次のようなものがあります。

  • 活動目標を設定する…目標利益を達成するために必要な諸経費の上限
  • 目標達成の計画を立てる…目標利益を達成する上で必要な経費はどれほどか?また、それは十分な金額か?を考える
  • 経営戦略の浸透…予算編成を行う段階で経営戦略を従業員に伝える
  • 責任の所在を決める…どこに、誰に予算を割り当てるかで責任の所在をはっきりとさせる
  • 目標と実績の差異分析…予算計画に対し実際の予算を分析することで、成功率を割り出す
  • 責任者を評価する…与えられた予算内で目標達成ができているかを評価する

これらの目的を達成するために導入するのが予算管理システムです。予算管理システムによって予算管理の目的を達成することができれば、企業が成長する基盤を作ることができるでしょう。

では、こうした目的を達成するためにはどういった予算管理システムを導入すればいいのでしょうか?今回は、予算管理システム選定時に意識したいポイントについて紹介していきます。

ポイント1.複数の予算編成やシミュレーションに対応していること

予算編成で大切なのは、予算達成に影響を与える内的・外的要因を想定し、複数の予算編成を組むことです。そうすることで予算達成に影響する数値に変化が起きたとしても、柔軟に対応することができます。

従って、予算管理システムでは複数の予算編成を組むことができたり、シミュレーション機能を有しているものに着目してください。

システム上で複数の予算編成を組むことができれば、その中から状況に応じて最適な予算編成を適用することができますし、無駄な予算をなくすという効果もあります。

ポイント2.周辺アプリケーションとの連携性が確保されていること

予算管理はサプライチェーン管理の一環ですので、予算管理システムが周辺アプリケーションと連携されているかが重要になります。購買管理システムや在庫管理システム、販売管理システムなどと連携することでデータ共有を行い、それぞれに最適化された業務を遂行することができます。

このため周辺アプリケーションとの連携性を確認しておくことは必須です。あるいは、生産管理スイートやERP(統合基幹業務システム)の一部として導入することも検討してみましょう。

生産管理スイートやERPは複数の業務アプリケーションを統合的に提供するITソリューションです。製品によっては予算管理システムも包括されているので、統合的なシステム環境を整えることができます。

特にERPは“全社最適化”を目指すのであれば要検討です。サプライチェーンに関わるアプリケーションだけでなく、会計管理システムやEコマースシステムなど、企業全体に必要なアプリケーションを統合的に導入できます。

ポイント3.Excelからスムーズな移行ができること

現行の予算管理方法としてExcelを利用している企業は多いかと思います。そして、Excelを利用している環境から予算管理システムへと移行するには、既存データをアプリケーションに取り込まなければなりません。

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この際いかにスムーズに移行できるかが、予算管理システム導入の成否を決めます。

移行に時間がかかればかかるほど導入プロジェクトは長期化し、それだけ多くのコストがかかってしまいます。導入時に多大なコストがかかってしまえば、それは予算管理システムの導入成功とは言えないでしょう。

予算管理システムの中には、Excelから直接データをインポートできるものもあります。そうした製品を選ぶことで、既存の予算管理方法からスムーズなシステム化を行うことができるでしょう。

ポイント4.各種会計基準への対応が取れていること

予算編成の会計基準というのは業界業種によって異なります。グローバル化を目指す企業であれば、現地の会計基準に準拠しなければなりません。こうした会計基準に対応することは企業としての責務なので、予算管理システムのその機能を求めるのも自然なことでしょう。

企業の現在、そして将来的なビジョンを明確にした上で、各種会計基準に対応した予算管理システムを選ぶよう心がけましょう。

ポイント5.セキュリティ性が確保されていること

クラウド型の予算管理システムを検討する際に注意してほしいのが“セキュリティ性”です。クラウド型はインターネット経由でアプリケーションを利用するので、運用はすべてシステムベンダーが行います。

つまり、セキュリティ性に関してもシステムベンダーに依存するということです。

最近ではクラウドサービスを提供しているシステムベンダーは、セキュリティ対策に十分考慮しています。その甲斐あってか、現在は「クラウドサービスはセキュリティリスクがある」ではなく、「クラウドサービスを利用するとセキュリティ性が上がる」という認識が強まりました。

しかし、全てのクラウド型予算管理システムが堅牢なセキュリティ性を維持しているわけではありません。従ってユーザーは、導入する予算管理システムのセキュリティ性を十分に把握した上で検討しなければならないのです。

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ポイント6.システムベンダーのサポート体制が充実していること

予算管理システム導入初期には何らかのトラブルが発生することが予測できます。それは操作に関する疑問であったり、システム設定上のトラブルであったり実に様々です。この時、迅速な対処を行いスムーズに予算管理業務を遂行するためには、システムベンダーのサポート体制がカギとなります。

サポート体制が充実し、いつでもサポートを受けられる環境にあれば、トラブルを迅速に処理することができるでしょう。反対にサポート体制が不十分なら、業務ストップに陥ってしまう可能性もあります。

電話サポートは対応しているか?24時間体制か?など、システムベンダーのサポート体制は事前に確認しておきましょう。

ポイント7.導入したい予算管理システムの全体像がイメージできていること

予算管理システムは多数の機能の集合体で、予算管理を実現するために様々な特徴を持ちます。しかし、すべての予算管理システムが自社の予算管理業務にフィットするわけではありません。

製品ごとにも異なった特徴があるので、製品Aがフィットしても製品Bはフィットしないという状況は往々にあります。

そのため予算管理システム選定時は、導入プロジェクトが始動した段階で導入したい予算管理システムの全体像をイメージしていなければなりません。まずは予算管理システムの基本機能を理解してから、どういった予算管理を実現したいのかを考える必要があります。

その上で機能要件を定義し、自社にフィットする予算管理システムを選定していくのです。

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まとめ

予算管理システム一つ導入するのに、選定ポイントは様々なものがあります。地味な作業ではありますが、これらを確実にこなしてくことで初めて自社に最適な予算管理システムを導入することができるでしょう。

また、生産管理スイートやERPの検討も積極的に行うことで、より自社にフィットした予算管理環境を整えることができるでしょう。

今回紹介した選定ポイントはあくまで基本的なものなので、これらを参考に自社独自の選定ポイントを作ることも大切です。作成した選定ポイントに沿って、最適な予算管理システムの導入を目指してください。

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