仕入管理にさまざまな問題が発生している企業は少なくないでしょう。業務が属人化している、ミスがよく発生しているといった課題が発生していると、業務効率が低下し組織の利益も損ねます。本記事では、仕入管理の概要や必要性、よくある課題などのほか、仕入管理システムを導入する際のポイントなどについて解説します。
仕入管理とは
仕入管理とは、原料や部品などの仕入れにおける一連の管理活動です。仕入れの管理を適切に行わないと、原料の欠品や部品の過剰在庫などを引き起こすおそれがあり、企業の利益を損ねる結果につながります。
たとえば、原料が欠品してしまうと製品の生産が滞り、販売機会の損失を招きます。反対に必要以上の在庫を抱えると、管理に余計なコストがかかるほか、保管スペースを圧迫してしまうリスクがあるため注意が必要です。
上記のようなリスクを回避するため、仕入れが発生する企業は適切に仕入れの管理をしなくてはなりません。企業が利益の最大化を狙ううえで仕入管理は必須であり、適切に取り組む必要があります。
なお、仕入管理の方法は企業によって異なるものの、一般的には複数のプロセスで構成されます。見積もり依頼、購買契約、発注、検品、支払い処理などのプロセスです。
仕入管理の必要性
企業が利益の最大化を実現するため、仕入管理を適切に行う必要があります。仕入れる原料や部品などをきちんと調整できなければ、販売機会の損失や管理コストの増加といったリスクが発生し、企業の利益を損ねます。
また、スムーズな仕入れを実現するためにも仕入管理は必要です。企業により異なるものの、仕入れ業務が複数部署にまたがって進められることは珍しくありません。いくつもの部署が関わる場合、きちんと連携しないと仕入れがスムーズに進まず、さまざまな問題を引き起こす懸念もあります。
適切な管理により、データ活用につながる点も見逃せません。仕入れ管理によってさまざまなデータの収集、蓄積が可能です。これらのデータを分析すれば将来的な予測や課題の抽出ができ、業務改善にもつながります。
仕入管理のプロセス
仕入管理のプロセスは、見積もり依頼と購買契約の締結、発注業務、品物の検品、支払い処理などがあります。一般的にはこれらのプロセスを経ながら仕入管理が行われます。
見積もりを依頼する
取引を行うのが初めてであれば見積もりを依頼します。また、仕入れ価格が頻繁に変動するようなケースでも見積もりの依頼が必須です。必要な数量、分量を期日までに仕入れた場合、どの程度の費用になるのか正確な見積もりを提出してもらいましょう。
正式な見積書を取得しないと、予算を大幅にオーバーしてしまうおそれがあります。担当者が口頭では100万円程度と言っていたのに、実際の請求書額は150万円だった、といったことにもなりかねません。仕入れに要する費用を事前に把握するため、必ず見積もりは必要です。
また、複数社に依頼するのも大切なポイントです。1社の見積もりだけでは、提示された金額が相場と照らしあわせて妥当なのかどうか判断できません。比較対象がないため、仮に法外な価格を提示されていたとしても気づけないおそれがあります。
上記のようなリスクを回避すべく、見積もりは複数社へ依頼するのが基本です。複数の見積もりを取得すれば、それぞれの総額を比較しつつ仕入れ業者を選定できます。
購買の契約を結ぶ
選定した業者から継続的に仕入れを行うケースでは、購買契約を締結します。契約の内容、契約が有効な期間や機密保持、支払い日、支払いの方法、解約条件といった項目を盛り込んだ契約書を作成し締結するのが一般的です。
これらに加え、別途項目を設けるケースも珍しくありません。たとえば、クレームが発生したときはどのように対応するのかを定めた内容を盛り込むこともあります。仕入れる品物などによって盛り込むべき項目は変わると考えられるため、必要に応じて検討しましょう。
実際に発注する
仕入れが必要なタイミングで発注をします。一般的には、作成した発注書を用いて発注業務を行います。発注書には、発注日や納入場所、商品、金額、納期などの項目を盛り込みましょう。
なお、企業によっては発注までに複数のプロセスを経るケースも珍しくありません。たとえば、在庫管理を担う部署が在庫を確認したうえで発注を担当する部署に依頼し、その部署が仕入れ業者へと発注を行うところもあります。
仕入れ業務が複数部門を横断するような場合、発注までの処理が非効率になってしまうことも少なくありません。部署同士がうまく連携できず、仕入れがスムーズに進まないことも考えられます。組織の規模や体制などによって最適な発注方法は異なるため、自社が適切な体制を整えられているか注意しましょう。
仕入れた品物を検品・確認する
発注した商品が入荷したら、発注内容と食い違いがないかチェックを進めましょう。発注書に記載した通りの品が入荷されているか、数や品質に問題はないか、納期をすぎていないかなどを確認します。
このプロセスを疎かにしてしまうと、発注した数と実際に入荷した個数が異なる、規格外の低品質な品をそのまま受け入れてしまう、といった事態が発生するため注意が必要です。検品や確認の作業に適切にリソースを割り振り、細かいところまでチェックしましょう。
納品書や受領書など、書類の処理も漏れなく行うことが大切です。受け取った納品書の内容をきちんと確認し、問題がなければ受領書に押印して仕入れ業者、もしくは配送業者へと手渡しましょう。検品や確認をしないまま受領書へ押印し渡すのはNGです。あとから問題が発覚しても、受領書にサインしている以上、対応してもらえないおそれがあります。
支払いの処理をする
仕入れた商品の支払いを行うプロセスです。基本的には、契約時に取り決めた内容に基づいて支払いを行います。たとえば、1回の発注につきその都度支払いをするケースもあれば、数ヶ月ごとのスパンでまとめて支払いをすることもあります。
購買契約をかわさないのなら、事前に仕入れ業者と支払いについて認識のすり合わせをしておきましょう。いつ支払うのか、どのような方法で決済するのかなどを決めておかないと、のちのちトラブルに発展しかねません。
支払いの処理を済ませたら、正しく完了しているかどうかも確認します。オンラインで決済したのなら、振り込みが完了しているかを管理画面に表示される取引内容を見てチェックしましょう。支払いが完了していることを確認したら、経理担当が出金日や伝票番号、仕入れ先、金額、購入方法などを出金伝票に記帳します。
仕入管理におけるよくある問題点
仕入管理におけるよくある問題点として、作業中のミスが起こりやすい点が挙げられます。また、業務の性質から作業が属人的になりやすく、ボトルネックが発生しやすい点にも注意が必要です。
作業中のミスが起こりやすい
仕入管理をアナログな手法で行っているケースでは、作業中のミスが発生しやすいという問題があります。たとえば、エクセルなどを用いて管理している場合、いくつもの項目が羅列されていると視認性が悪くなり、本来記入すべきところと異なるところへ入力してしまう、といったことが起こりかねません。
管理すべき項目が多くなればなるほど、このようなミスが発生しやすくなるため注意が必要です。また、管理項目がそれほど多くなくても、人の手でデータを入力する以上、ヒューマンエラーが発生するリスクはゼロではありません。担当者がどれほど気をつけていても、さまざまな要因でミスが発生するおそれがあります。
また、紙ベースで管理をしている場合はデータを紛失する懸念もあります。誤って捨ててしまう、シュレッダーにかけてしまうなどのミスがあるほか、汚れて数値が見えなくなってしまうリスクも否めません。
属人的になりやすく効率が悪い
仕入管理にはさまざまな業務が発生し、複数の部署をまたぐケースもあるなど業務内容が複雑になりがちです。そのため、特定の担当者が仕入管理を専門的に行うことも多く、属人化が発生しやすい傾向があります。
仕入れ業務や管理が属人化してしまうと、業務効率の低下を招くため注意が必要です。仕入れに関する業務を進めるにあたり、特定の担当者へその都度聞く必要が生じ、スムーズに業務が進みません。
また、属人化していると担当者の不在により問題が発生するリスクが高まります。急な異動や退職などで仕入れ業務に精通した担当者がいなくなると、対応できる人材がいなくなり現場が混乱します。その結果、スムーズに仕入れができなくなり、取引先や顧客にも迷惑をかけるといった事態にも発展しかねません。
仕入管理システムの導入で問題点を解決
企業の利益を最大化するにあたって仕入管理は必須の業務であるものの、さまざまな課題に頭を悩ませる企業も少なくありません。このような課題を解決する方法のひとつとして、仕入管理システムの導入が挙げられます。
仕入管理システムとは、仕入れに関するあらゆるデータの一元管理が可能なシステムです。仕入れ情報を可視化できるため無駄な在庫を抱えるリスクを回避し、管理にかかるコストの削減にもつながります。
システムの導入によって、データ管理で生じるミスを抑制できる点もメリットです。また、複雑化しやすい仕入管理業務を簡潔化でき、システム上で行えるようになるため属人化防止も実現できます。
他部署とスムーズに情報共有できる点も魅力です。システム上で管理している情報はオンラインで共有できます。複数部署が仕入れに関わる企業でも、各部署が端末から仕入れに関するさまざまな情報をリアルタイムに取得可能なため、連携の強化につながります。
最適な仕入管理システムを選ぶ方法
オンプレミスからクラウドまで、現在ではさまざまな仕入管理システムがリリースされています。システム選定時には、自社の業務で求める機能が実装されているか、機能がコストに見合うか、操作しやすいか、既存システムとの連携が可能か、といった点をチェックしたうえで検討を進めましょう。
必要な機能が過不足なく揃っているものを選ぶ
仕入管理システムはさまざまな製品がリリースされており、実装されている機能も個々で大きく異なります。自社の仕入管理業務に必要な機能が漏れなく実装されているかどうかを確認し、そのうえで導入を検討しましょう。
多くの機能が実装されているからといって、優秀な製品とは限りません。多機能な製品であればより高度な管理を実現できる可能性が高いものの、企業によってはまったく使用しない機能も出てくると考えられます。
多機能な製品は高価な価格が設定されていることも珍しくありません。使いもしない機能がいくつも実装されている製品を導入しても使いこなせず、費用も無駄にしてしまうおそれがあるため注意が必要です。
その一方で、自社が求める管理の効率化や簡潔化を進めたい領域をすべてカバーできるかどうかもチェックしましょう。求める機能が実装されているかどうかは、製品の公式サイトでチェックできます。また、クラウドタイプの製品であればトライアル利用が可能なものもあるため、実際に機能を使用したうえで導入するかどうかを検討できます。
機能とランニングコストが適切なものを選ぶ
高価な製品だからといって、必ずしも優れているとは限りません。管理に役立ちそうな機能が数多く実装されていても、導入や運用に要する費用に見合わないこともあります。コストを無駄にしないよう、機能とランニングコストが適切かどうかを必ずチェックしましょう。
特に、クラウドタイプの製品を導入しようと検討しているのなら、ランニングコストに注意が必要です。クラウド型システムの多くは導入時のイニシャルコストを抑えやすい魅力がある反面、月々の利用料金が発生します。
プランによって料金が大きく変わるケースもあるため、プランに含まれる機能と月額料金を天秤にかけたうえで検討を進めなくてはなりません。
新たにシステムを開発してもらうような場合には、事前に相見積もりを取得しましょう。開発会社によって費用が大きく変わるため、相見積もりを取得しないと予算をオーバーしてしまうおそれがあります。複数社から見積もりを取得し、予算の範囲内に収まるか、必要な機能がすべて盛り込まれているか、いつまでに納品できるのかなどを確認しましょう。
操作しやすいものを選ぶ
仕入管理システムを選ぶ際に重視すべきポイントのひとつが操作性です。どれほど高機能かつ多機能な製品を導入しても、従業員が使いこなせなければ宝の持ち腐れです。機能を使いこなせず、いつの間にか使われなくなる、かえって業務効率が低下する、といったリスクを招くおそれもあるため注意が必要です。
基本的には、仕入れに関わるすべての従業員が問題なく操作できる製品を選びます。従業員によってITリテラシーが異なり、なかには機械やコンピューターが苦手な方もいるでしょう。そのような従業員でも直感的に操作できるような製品を選ぶとスムーズな運用を実現できます。
操作性や画面構成などがシンプルかどうかで判断するのもひとつの手です。優れたシステムを導入しても、従業員が使いこなせず定着しなければ意味がありません。一部の人しか使えないようでは業務の属人化も発生します。シンプルかつ使いやすい製品を選べばこのようなリスクを排除できます。
ただ、操作性に関しては実際に使ってみないと分からない部分があります。製品によっては、無料トライアルが可能なものもあるので、事前に試用してみましょう。実際に従業員が操作し、問題なく使えるかどうかを見極めたうえで導入すれば安心です。
既存のシステムと連携できるものを選ぶ
既存システムとの連携が可能な製品を導入すれば、さまざまなデータを連動させられる可能性があります。複数システムでデータを連携させることでより業務の効率化につながるため、導入前には既存システムとの連携が可能かどうかを確認しておきましょう。
たとえば、自社ですでに運用している在庫管理システムと連携できるのであれば、仕入れ情報をそのまま在庫として登録できる可能性があります。その都度、仕入れた商品の情報を在庫管理システムへと手作業で入力する必要がなくなり、大幅な業務効率化につながります。
また、会計システムと連携できる製品なら、財務管理の効率化が可能です。仕入れに要したコストのデータを自動的に会計システムへ反映できれば、経理担当の手間が減り業務負担も軽減できます。
既存システムと同じベンダーが提供している製品であれば、連携できる可能性が高いため一度確認してみましょう。また、新たに仕入管理システムを開発してもらうようなケースでは、既存システムと連携できるような設計にしてもらうことも可能です。ただ、こうした依頼をする際には高額なコストが発生する場合もあることに注意しましょう。
まとめ
仕入管理は企業が利益の最大化を目指すうえで不可欠な業務です。ただ、仕入管理にはミスや業務の属人化が発生しやすい、業務効率が低下しやすいなどの課題があります。これらの課題を解決し、効率的な管理を実現するには仕入管理システムの導入が有効です。
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