情報の一元管理とは? メリットやデメリットのほか導入時のポイントも解説

 2022.10.24  2022.11.22

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情報の一元管理とは、散在する情報を一か所で管理することです。単に一か所で管理するだけでなく、管理方法まで統一するのがポイントで、業務効率化やデータの活用促進など多くのメリットが期待できます。

しかし既存データを一元管理するためには、システム選定やデータ整形、スタッフへの周知などさまざまなプロセスが必要です。注意すべき点も数多くあるため、本記事では組織が情報を一元管理する上で理解しておきたいポイントを紹介します。

情報の一元管理とは

情報の一元管理とは? メリットやデメリットのほか導入時のポイントも解説

一元管理とは、散在しているヒト(人材)、モノ(製品・サービス)、カネ(資金)、情報といった経営資源を一か所に集め、効率的に管理することです。特に情報の一元管理は、組織内でばらばらに保存されている情報をデジタルデータとして統合管理することで、さまざまな用途に活用しやすくすることを指します。

企業では、製品の販売履歴や優良顧客リスト、在庫情報、Webサイトの問い合わせ履歴など、さまざまなデータを管理しています。優良顧客リストは営業部門が、販売履歴は経理部門が、といったように部門ごとにデータを管理しがちですが、組織で一元管理することで、データの量・質が向上します。それらを活用することで、今まで見えてこなかった傾向が明らかになったり、より詳細に顧客を理解できるようになったりします。

近年多くの組織でDX(デジタルトランスフォーメーション)が求められています。それに伴いデータ分析の重要性も高まり、情報の一元管理に取り組む企業が増えています。

一元管理と混同しやすい用語として一括管理がありますが、これは散在する情報を一か所に集めて管理することを指します。一元管理との違いは、ただ情報を集めるだけでなく、管理する方法まで統一しているかどうかによります。

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情報の一元管理がもたらすメリット

組織で情報の一元管理を行うことで、情報活用の促進や業務効率の向上、コミュニケーションの円滑化といったメリットが期待できます。

情報活用の促進

情報の一元管理によって得られる大きなメリットは、まず情報へのアクセスが容易になることです。部門やシステムがバラバラにデータを管理しており連携されていない状態をサイロ化と呼びます。サイロ化されたデータは組織を横断した利用が難しく、情報の活用を妨げる要因です。

情報の一元管理を行うことで、必要なタイミングで横断的にデータを利用できるようになり、情報活用が容易になります。これにより情報の価値が高まるだけでなく、データ分析による新たな知見の獲得や経営資源の横断的な活用、意思決定のスピードアップにもつながります。

たとえばマーケティング分野では、顧客を理解するためにデータ活用が欠かせません。しかし店舗、Webサイト、SNSなど顧客接点ごとに情報が管理されることも多く、多くの企業でデータ統合が大きな課題になっています。顧客データを一元管理することで、顧客の購買行動や嗜好を把握しやすくなり、的確な施策立案が可能になります。

業務効率の向上

バラバラだった情報を一元管理することで、保管場所を探す必要もなく、すぐに必要な情報を見つけられるようになります。複数データの統合や重複・不一致チェックも不要です。

たとえば、担当者ごとに管理していた名刺データを全社で一元管理することで、顧客情報を共有し、組織的に人脈を管理できるようになります。過去のコンタクト有無も即時確認でき、顧客が異動して役職や部署が変わった場合にも更新作業は一度で済みます。労力や時間の無駄がなくなり、効率アップだけでなく業務フローの短縮化やコスト削減にもつながるでしょう。

コミュニケーションの円滑化

組織内で情報を一元管理することで、部門間の壁を取り払い、情報を共有できるようになります。これにより業務の縦割りを防ぎ、組織間のコミュニケーションを円滑化できます。

情報の一元管理で注意すべきデメリット

多くのメリットが期待できる一方で、組織が情報の一元管理に取り組む際には、以下のようなデメリットがあることを理解しておく必要があります。

コストの発生

一元管理を行うためのシステム構築を行う際には、導入費用および運用費が発生します。また既存データを移行するための作業費やスタッフの操作研修、不具合が発生した際のサポート費用なども見込んでおくことが必要です。

ただ長期的には、業務効率化によるコスト削減効果が見込めるため、将来的な効果まで視野に入れて検討することをおすすめします。

社内浸透のハードル

従来型の部門別管理から一元管理システムへと移行する際には、スタッフ全員がシステムを導入する意義を理解する必要があります。従来の業務フローが変更することに戸惑う人や新しい方法に抵抗感を持つ人も出てくるため、全社的な意識変革や現場が混乱しないようなフォローが必要です。

導入するシステムに複雑さがあると、利用が進まない可能性もあるため、選定の際は導入時のイメージをもって自社に合ったものを選びましょう。

情報の一元管理を導入する際のポイント

情報を一元管理するためには、データベースを構築する方法や専用の一元管理システムを導入する方法があります。一元管理システムを導入する際に気を付けたいポイントは以下の3つです。

目的の共有

まずシステムを導入する前に、なぜ情報の一元管理を行う必要があるのかを組織内で共有します。社内の課題を明確にしたうえで、ツールを導入することで、どのように課題が解決できるのかを共有するとよいでしょう。

組織で目的を共有しておくと、スムーズに運用できるだけでなく、導入後に改善や軌道修正を行う際に役立ちます。

システムの選定

目的の達成に適したシステムの選定を行うことも重要です。マーケティング用途であれば、CRM(Customer Relationship Management)やCDP(Customer Data Platform)、SFA(Sales Force Automation)などがあります。また、名刺管理システムや在庫管理システム、ECサイトの一元管理システムなど、目的や用途、業種によって適切なシステムは異なります。

費用はもちろんですが、検討している製品に必要な機能が搭載されているかや、使いやすさも考慮して選定する必要があります。無料トライアル期間を利用して、実際の操作感や他製品との比較などを行うのがおすすめです。

またシステムはITの専門スキルを持ったスタッフだけでなく、現場のスタッフや管理職など、さまざまな人が操作することを念頭に検討するとよいでしょう。

関係者のフォロー

導入した一元管理システムが複雑だと、いざ導入しても結局使ってもらえないというリスクがあります。そのためシステムを導入して終わりではなく、スタッフが無理なく利用できるようにサポートする体制づくりが欠かせません。

操作研修を行うだけでなく、システム導入によってどのような効果が期待できるかや、どのように活用できるかなど、スタッフの意識改革まで念頭に入れて継続的なフォローや研修を行っていく必要があります。

まとめ

社会環境や消費者のニーズ・行動が変化するなか、企業が他社との差別化を図り、競争力強化を実現する手段としてデータの利活用が欠かせません。そのためには保有している情報を一元管理し、スムーズに利用できる状態にすることが必要です。

情報を一元管理することで、さまざまな知見を得られるだけでなく業務効率化やコスト削減、コミュニケーションの促進も期待できます。経営資源の効果的な活用にもつながるでしょう。

専用システムの導入により情報の一元管理を行う場合には、自社に必要なシステム要件を明確にすることが重要です。そのうえで、スタッフの意識改革やサポート体制づくりまで配慮し、導入計画を立てることをおすすめします。

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