賢い調達プロセスで費用を管理する方法

 2018.10.26  クラウドERP編集部

企業経営を実践するためには必ず購買活動を行なっています。生産性を最適化して事業がスムーズに流れるためには、事務用品の手配から原材料、機械部品にいたるまで購買活動は必要不可欠です。

もし、これらがなければ従業員は業務を遂行できず、製造ラインは停止し、業績に悪い影響を与えてしまいます。

つまり、企業にとっての調達活動は、途切れない供給、着実なサプライヤーの履行、リスク緩和およびコストに影響するもので、極めて重要な位置を占めているのです。

これらコストを管理するためには購買活動を管理する必要があります。なぜなら会社の利益とキャッシュフローに影響するからです。企業にとって支出管理は最優先事項の一つということなのです。

しかし、残念ながら企業の多くは、購買活動について効率的なプロセスと管理の手段を持っているとは言い難い状況かもしれません。

今回は調達業務を効率化するための方法に関してご紹介します。

複雑な調達業務を複雑な調達システムで実現する弊害

購買プロセスは、複雑なプロセスになりがちです。

そのため購買活動を管理することは多くの企業にとって容易ではありません。この問題は、調達プロセスを管理するために企業が利用しているツールに起因します。

ERPに関するお役立ち資料

賢い購買管理システムには、それを使うメリットと抑止力の両方が必要です。多くの企業が支出管理に苦労しているのは、それを支援するシステムを持っていないからなのです。

電子調達システムは、オンプレミスERPの一要素として1980年代から存在していました。しかし当時の電子調達システムは、従業員の購買取引活動を単純に管理するもので、利用しづらく高額でした。従業員や担当者はその利用の複雑さからフラストレーションを抱えて利用を完全に放棄するようになりました。つまり購買プロセスは正規のプロセスを逸脱してしまっていたのです。

管理されない調達業務が企業競争力を低下させる

また、中小企業においては電子調達システムの導入を全く検討していない場合が多々あります。それらの企業は、財務会計においては会計パッケージを導入しているにもかかわらず調達は旧来のやり方で行なっていたりします。

医学文書翻訳サービスを提供する急成長中についてご紹介しましょう。同社の経理部門では注文書に関連付けられていない納入業者からの請求書を突然受けることになりました。その製品を購入した従業員を特定する手立てがなかったのです。

不動産管理会社で会計を担当していた私個人としては、そうした「迷子の請求書」を処理することは最悪の仕事でした。社内を駆けずり回り勝手に購入した「犯人探し」のために多くの時間を費やしました。平行して期日を過ぎた債務を徴収するために納入業者がかけてくる電話にも対応していたのです。

医学文書翻訳サービスに話を戻します。同社の管理者は、下記を含む大きな問題をいくつか抱えていることに気づきました。 

  • 制御できなくなった支出
  • 2,500社を超える納入業者からの請求書を受領する負担
  • 納入業者のそれぞれを手作業でERPシステムに入力しなければならないこと
  • 支払いを承認にするために、注文書のない請求書のすべてについて購入担当者に確認しなければならないこと

Oracle Procurement Cloudで調達と購買を統合するメリット

これら上記の課題を解決するために同社は、Oracle ERP Cloudの一つのモジュールであるOracle Procurement Cloudを導入しました。

Oracle Procurement Cloudのインターフェイスは、すでに企業が認めた事業者から容易に製品やサービスを見つけることが可能です。これは私たちが個人的に利用しているEコマースサイトで購入するのと非常に似ているのです。

もちろん購買を行う際には、自動で承認のためのワークフローが上長へ送られます。そして、承認後に事業者へ注文書がシステムより発行されます。

厳格な「注文書がない限り、支払わない」ポリシーのために、同社の納入業者はすぐにすべきことを理解しました。今では、経理スタッフたちは注文書への参照(発注番号)が付いた請求書を受け取ることができます。ほとんどの場合、注文書が請求書と支払承認に照合されることにより、経理は自動的に処理されるのです。

Oracle Procurement Cloudを導入した結果についてご紹介しましょう。

同社では、支出が12%削減し、年間を通して請求処理に費やされる時間が2000時間以上も短縮されました。そうした時間から解放された経理担当者たちは、雑務から解放されて今では戦略的な仕事に取り組んでいます。

戦略的な調達で企業競争力を強化する

多くの企業や組織にとって、戦略的な購買を実践するためにはProcure-to-Pay(調達から支払いまで)プロセスを統合的に管理することが必要です。

それらのシステムに求められるのは、専門家ではない従業員が必要なものを素早く見つけられる電子調達クラウドシステムと、承認ルールと注文書の発行を通したコンプライアンスプロセスを必要とします。

最終的にそれは、完全な自動化ではないにしても支払処理を大幅に容易にし、経費コストを大幅に削減するのです。

※本ブログはOracle Corporation  クラウドビジネスグループ SCM製品マーケティングディレクターJim D’Addario著「How to Control Costs with Smarter Procurement」の抄訳です。

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