商品管理システムを理解する3つのポイント

 2016.10.31  クラウドERP編集部

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Eコマースなど成長市場でビジネスを展開している場合、短期間で事業成長することで管理規模が急に大きくなることは珍しくありません。そこで企業の100%近くがぶち当たる壁が"商品管理”です。

管理規模が大きくなるほどExcelを使用したり、勘に頼った管理方法では不十分なため損失を生んでしまいます。

この課題をクリアし商品管理を最適化するにはやはり管理業務のシステム化が必要です。しかし、商品管理システムを導入しようにも結局のところどのようなメリットがあるのか?そしてどのような製品があるのか?気になる方が多いと思います。

そこで今回は商品管理システムについて3つのポイントで解説していきますので、導入における参考にしてください。

商品管理システムを導入する目的

まずは商品管理システムを導入する目的ですが、導入するメリットと言い換えてもいいでしょう。 

管理作業の効率化と正確性の向上

商品管理システムの導入で最も分かりやすいメリットが管理作業の効率化です。

例えばこれまで管理表とペンを持って行ってきた棚卸作業が、ハンディターミナルやモバイルデバイス一つ、かつバーコードを読み取るだけで行えるとしたらこれはかなりの効率化になります。また、日頃の管理作業もこうしてシステム化されれば、さらに大きな効率化になるでしょう。

そして正確性の向上ですが、基本的にバーコードリーダーで読み取ってしまえば商品番号の打ち込み作業などはなく、入力ミスなどを防ぐことができます。入力ミスが発生すると後々面倒な確認作業があるので、これを防止できると考えれば正確性の向上も一つの効率化と言えますね。

管理作業の標準化による属人化防止

システム化されていない商品管理において、現場では属人化された管理が当たり前のように行われています。つまり各々が異なる管理方法を用いていたり、ごく特定のスタッフしか適切な管理作業ができないといった状況です。

こうした環境で商品管理が複雑化するのは目に見えており、万が一管理作業を理解しているスタッフを失ってしまったら重大です。

属人化によるリスクを防止するためにもシステム化により管理作業を標準化し、皆で同じ管理方法を共有し誰もが適切な管理作業を行える環境が必要になります。

管理コストの削減

管理作業が効率化されるということは、今までそこに投じてきた人件費を削減できるということです。例えば今まで棚卸作業に2人のスタッフを投入していた環境ではシステム化によって1人削減することも可能。

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あるいは単純な管理作業の効率化によって業務時間が短縮されるため、管理コストの削減につながります。

管理データのリアルタイムな可視化

商品管理を最適化して適正在庫を維持するためには、管理データを参照しつつ仕入経過を立てていく必要があります。システム化された環境では管理データをリアルタイムで可視化していくことができるので、正確な仕入計画を立て適正在庫を維持することもできるのです。

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商品管理システムを導入する3つの環境

商品管理システムを導入する上で企業は「オンプレミス」「パッケージソフト」「クラウド」という3つの環境からいずれか一つを選ばなくてはなりません。 

クラウド

クラウドとは"Webブラウザを介して提供されるサービス”の総称であり、つまりインターネット経由で利用する商品管理システムのことです。

サーバ設置やパッケージのインストールが必要なく、オンライン環境とPCさえあれば導入できるのが特徴です。このため初期コストがほぼかからない、外出先からでも利用できる、運用管理業務がないといった多くのメリットがあります。

ただし、カスタマイズ性に欠けたり、ユーザー数によってはランニングコストが肥大化してしまうというデメリットがあります。

オンプレミス

クラウドに対する言葉として作られたのがオンプレミスで、いわゆるサーバを設置してパッケージをインストールするといった従来のシステム環境を指します。

汎用的な製品が多いためカスタマイズ性が柔軟であり、各々の管理環境に合わせることができるのは大きなメリットです。言わば導入における失敗が少ないということでもあります。 

しかし、サーバ費用やパッケージ費用を考えると初期コストは大きくなりがちであり、運用管理業務も発生することから負担の大きい環境です。

パッケージソフト

パッケージソフトとはサーバ設置を必要とせず、PCにインストールすることで利用できるものを指します。

Excelのようにインストールするだけで利用できる上に価格も安価です。また、商品管理としての機能も十分ですので小~中規模環境では管理作業に困るといったことも少ないでしょう。

ただし、インストールしたPCでしか利用できなかったりカスタマイズ性に乏しかったりと、色々と"縛り”が多い環境でもあります。

これら3つの環境のうち主流になっているのはやはりクラウドです。初期コストを抑えて運用管理業務がない上に、ランニングコストまで抑えられるケースも少なくありません。さらに、ある程度ならカスタマイズできるという柔軟な製品も登場しているので、市場を台頭している存在です。

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商品管理システム導入までのステップ

ここで簡単に商品管理システム導入までのステップについて紹介しておきます。 

目的の明確化

なぜ商品管理システムを導入するのか?というのは、製品選定や導入後に運用を成功させる上で非常に重要な要素です。目的がはっきりとしていれば精度の高い選定基準を設けられますし、計画性を持って運用にあたることができます。

機能要件の定義

目的を基に必要な機能要件を定義していくことで、製品選定における基準を作っていきます。重要なのは無駄な機能を一切省き必要なものだけを残していくことです。商品管理システムに限らず"多機能だから良い”というのは間違いであり、あくまで環境に適した製品を選ぶことが正解なのです。

製品選定

機能要件を基に製品を選んでいくわけですが、重要なのは表面上のコストに囚われないことです。コスト面を考えてしまうことは仕方ないにしろ、コストだけを見て選んでしまうのは危険です。あくまで機能要件をもとに選んでいきましょう。

使用感の確認

いくつか製品をピックアップしたら無料トライアルなどで実際に使用してみましょう。やはり使ってみないことには製品の良さや課題部分を実感することはできません。

細分化すればさらに多くのステップがありますが大まかな流れは以上になります。大切なのは徹底して"環境に最適な製品を選ぶこと”であり、多機能や低コストで選んでしまうのは失敗のもとなので十分に注意しましょう。

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さいごに

最後に、商品管理システムが必要になったということは管理規模が大きくなったという意味でもありますが、大きくなったのは商品管理だけではないと思います。他にも会計管理や人事管理など、組織的に規模が大きくなったという企業も多いのではないでしょうか?

では、果たして商品管理システムの導入だけでいいのか?答えはやはり「NO」であり、組織的なシステム化が求められるタイミングではないでしょうか。

こうした企業成長に伴い必要ななったシステム化においては、「NetSuite(ネットスイート)」をはじめとしたクラウドERPソリューションがおすすめです。商品管理システムを含め会計管理システムや人事管理システムなど、企業規模の成長に伴い統合されたシステム環境を提供することができます。

つまり各システムで連携の取れた環境を一括で整えることができ、組織全体の業務を効率化することができるのです。

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商品別在庫管理テンプレート(Excel形式)
国内クラウドERP利用実態調査レポート:矢野経済研究所

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