企業における資産管理とは何なのか

 2019.03.05  クラウドERP編集部

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資産管理において「現金」や「土地」、「建物」など、目に見えかつ金額に換算できるものばかりを資産だと考えていないでしょうか?実は、資産には不動産等あきらかに金額として換算できるものばかりではなく様々なものがあります。その代表的な考え方が「用益潜在力(ようえきせんざいりょく)」です。

これは、現時点で財産価値がなくとも利用価値があり、将来的になんらかの価値が期待できる支出なども資産とする、という考え方です。つまり企業が有する現金や不動産などの財産に加えて、企業が利益を得るために利用できる権利(たとえば売掛債権など)なども資産になることを意味しています。

今回は、企業の経営者や担当者が資産管理を理解するために、その概要を分かりやすく説明していきます。

流動資産と固定資産

企業の資産を大きく分類すると「流動資産(りゅうどうしさん)」と「固定資産(こていしさん)」に分けて考えることができます。

流動資産

正常営業循環基準、あるいは正常営業循環基準になくとも1年以内に現金化が予定されているものを流動資産といいます。「正常営業循環基準(せいじょうえいぎょうじゅんかんきじゅん)」とは、賃借対照表(B/S)において正常な営業サイクル内にあるかどうかを指す基準であり、資産や負債を流動/固定のいずれかに分類する会計上の基準です。たとえば棚卸在庫のように正常営業循環基準にある資産は期間に関係なく流動資産に該当します。有価証券等は1年以内に入金するものであれば流動資産に該当します。その他以下のような流動資産があります。

  • 商品
  • 製品
  • 部品
  • 原材料
  • 仕掛品
  • 立替金
  • 未収金
  • 未収収益
  • 前払費用
  • 短期貸付金
  • 仮払金
  • 仮払消費税

固定資産

長期にわたって企業が保有する資産のことを固定資産といいます。備品1つでも長期で使用されるものは固定資産に該当し、これに対して使用期間が1年に満たない場合には固定資産に該当せず消耗品費に該当します。固定資産はさらに「有形固定資産(ゆうけいこていしさん)」と「無形固定資産(むけいこていしさん)」という2つのカテゴリに分類されます。有形固定資産とは具体的な形態を有しているもので土地や建物などの不動産、機械設備などが該当します。それに対して無形固定資産とは特許権や営業権といった法律上の権利や、ITシステムで使用しているソフトウェアも該当します。下記が一般的な固定資産です。

  • 建物
  • 構築物
  • 機械装置
  • 一括償却資産
  • 土地
  • 車両運搬具
  • 工具器具備品
  • 減価償却累計額
  • 漁業権
  • ダム使用権
  • 水利権
  • 特許権
  • 実用新案権
  • 意匠権
  • 商標権
  • ソフトウェア
  • 育成権
  • 営業権
  • 敷金・保証金
  • IT資産管理の重要性

ERPに関するお役立ち資料

ここまで一般的な資産の考え方(固定資産と流動資産)について説明しました。

IT資産について

ここからは「IT資産」に焦点を当てて話を進めていきます。まず、IT資産としては次のようなものが該当します。

有形固定資産としてのIT資産

  • サーバー
  • クライアントパソコン
  • ネットワーク機器
  • スマートフォン
  • タブレット
  • 複合機(またはスキャナ/コピー機)

無形固定資産としてのIT資産

  • サーバーにインストールされたソフトウェア
  • 各端末にインストールされたアプリケーション
  • OSやソフトウェア等を使用するためのライセンス

これらのIT資産を管理するにあたって、皆さんの会社ではどのような管理形態を取っているでしょうか?IT資産管理システムを導入してない限り、Excelで作成した管理台帳で管理しているか、あるいはそもそも管理していないかのどちらかではないかと思います。また、Excel管理台帳で管理している場合でも、その各ハードウェアや各端末がいつ購入されたものなのか、どこに配備されているのか、減価償却など有形固定資産に関する資産管理は徹底できていても、ソフトウェアやライセンスの管理まで行き届いているというケースは少ないでしょう。

なぜここでIT資産管理についてお話しているかというと、どのハードウェアまたは端末にソフトウェアやアプリケーションがインストールされていて、ライセンス使用許諾範囲をどこまで把握しているかによって、コンプライアンス問題が起こるか否かを決定するためです。

コンプライアンス(Compliance)とは「法令遵守(ほうれいじゅんしゅ)」という意味で、すでに一般化したビジネス用語の1つですね。簡単に説明すると「法令や企業倫理、または社会倫理について理解し、その規範に沿って行動すること」です。IT資産管理におけるコンプライアンスとはずばり「ライセンス規定を守ること」です。

コンプライアンスとは」について調べてみよう!

たとえばMicrosoftが販売しているOfficeスイートライセンスは、パッケージ製品ならばインストール台数が2台までとなっています。もしも社用Officeスイートライセンスを従業員が不正にコピーし、私用端末にインストールしてしまうとMicrosoftのライセンス規定に違反し、場合によって高額な損害賠償を請求される可能性があります。もちろんオラクルなどのソフトウェアも同様です。

IT資産管理を実施することは、こうしたコンプライアンスに違反する行為を防ぐために非常に重要なのです。

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IT資産管理が無いとどうなる?

では具体的に、IT資産管理を実施していない環境ではどういったことが起こるのかを確認していきましょう。

1.IT資産のライフサイクルが把握できない

IT資産は有形固定資産か無形固定資産化にかかわらず寿命があります。「え、ソフトウェアやライセンスにも寿命があるの?」と思われるかもしれませんが、あります。たとえばOfficeスイートにはバージョンごとにサポート期限が決まっており、一般的にはメインサポートと延長サポートを合計して10年となっています。このサポート期限を過ぎるとセキュリティアップデートが実施されなくなるので、一種の寿命だと言えます。

実際にOffice 2010のサポート期限終了は2020年に迫っています。サーバーやクライアントパソコンなどの有形固定資産にいたっては使用年数に応じて消耗していくものなので、当然ライフサイクルがあります。いずれのIT資産もライフサイクルに応じて買い替えを検討しなければならないので、IT資産管理が実施できていないと環境刷新がいつも後手に回り、計画的に実行できないため高いコストを支払うことになるでしょう。

2.IT資産が行方不明になってしまう

意外と発生しやすい問題が「私物化によるIT資産の行方不明」です。たとえば特定の従業員が使用していたはずなのにいつの間にか紛失しており、当該従業員に尋ねても「返却したはず」と回答するばかりで一向に居場所が分かりません。こうしたIT資産の行方不明は企業にとって大きな損失ですし、場合によっては社用車などの大型資産が行方不明になることも。

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3.シャドーITの横行

シャドーITとは情報システム部門が許可していないソフトウェアやアプリケーションを、従業員がクライアントパソコンや社用タブレットへ勝手にインストールして使用していたり、私用端末から社内システムにアクセスしたりといった不正利用を指します。近年、IT資産管理が実施できていないことでシャドーITが横行し、それが原因になって情報漏えいなどのセキュリティ事件が続発しています。

本記事では企業の資産についてご紹介しました。資産は会社にとって最も重要なものと言っても過言ではありません。そして、その資産を管理することは企業にとっての責務とも言えます。もし、会社の資産がわからないという場合には、これを機に資産についてしっかりと管理してみてはいかがでしょうか。

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