経費精算とは?効率的に行う方法を解説

 2020.12.15  クラウドERP実践ポータル

「経費精算」とは、営業活動中などに生じた「会社が支払うべきお金」を従業員が立て替え、のちにそれを精算することです。当記事では、経費精算の概要や精算までの業務フロー、経費精算業務に潜む課題、課題を解決し効率化する方法などについて解説します。経費精算を効率的に行いたい方は、ぜひ参考にしてください。

経費精算とは?効率的に行う方法を解説

経費精算とは?

会社の営業活動や社員研修をするために、従業員が交通機関や宿泊施設を利用したり、お客様を接待したりすることがあります。このとき、それぞれ支払いが発生しますが、事前に会社からお金を預かっている場合を除けば、従業員が自ら立て替えるのが一般的です。そして活動終了後、従業員は領収書などの証憑書類を添付し、立て替えた費用を精算します。この一連の流れを「経費精算」といいます。

経費精算業務は「従業員による手続き」と「経理部による手続き」に分けられています。従業員は該当する書類を記入して提出し、経理部は受領した書類に応じて仮払い・払い戻しを行います。

経費の対象となるもの

経費精算の対象となる経費には、主に以下のようなものが挙げられます。
  • 旅費交通費:営業活動などで使った交通費や宿泊費、ガソリン代など
  • 交際費:打ち合わせの際の食事代、お菓子代、お中元やお歳暮など
  • 福利厚生費:社宅の賃料、通勤定期代など
  • 通信費:電話料金やインターネット料金、郵便物を送るときの切手代など

経費精算書の種類

経費精算書にはさまざまな種類があり、状況によって作成する書類が異なります。

仮払経費申請書

多額の出費が予想される場合、従業員は事前申請すれば概算金額を受け取ることが可能。これを「仮払金」といいます。申請書には交通費や宿泊代、仕事で使う経費代などの金額と用途を記載します。

仮払経費精算書

仮払金を受けた活動の終了後、精算する際に作成します。上述の仮払経費申請書とは対になっていて、こちらは仮払金の実際の使われ方を記載し、不足金や余剰金の有無を申告するものです。従業員は、不足金があった場合は差額分を請求し、余剰金がある場合は返納します。

出張旅費精算書

出張旅費清算書は、仮払金を受けずに出張した際、出張に伴う交通費や宿泊費、日当などの経費を精算するために作られるものです。出張旅費精算書には申請日や出張期間、出張先、宿泊地と宿泊料金、日当、交通手段、金額などの項目があります。

経費精算の業務フロー

経費精算では、まず従業員が仮払申請の要不要を判断します。この申請を行うか否かによって、業務の流れが変わります。

仮払申請する場合

(1)従業員:仮払経費申請書を作成し、上長の承認後に経理部に送付

(2)経理部:受領した申請書の内容をチェックし、上長の承認後に仮払金を従業員に支給

(3)経理部:会計システムに仕訳入力

(4)従業員:申請書にて予定されていた活動を実施し、領収書など証憑書類を入手・保存

(5)従業員:帰社後、ただちに仮払経費清算書を作成

(6)従業員:証憑書類を添付し、上長の承認を得てから仮払経費申請書の写しを添えて経理部に提出

(7)経理部:従業員の持参した書類をチェック後、問題がなければ精算し、会計システムに仕訳入力

仮払申請しない場合

(1)従業員:営業活動などを実施し、その際に領収書など証憑書類を入手・保存

(2)従業員:帰社後、ただちに出張旅費清算書や経費清算書を作成し、上長の承認を得る

(3)従業員:領収書などの証憑書類を添付して経理部に提出

(4)経理部:書類をチェックし、出張旅費は給料日に給料と一緒に、その他経費は現金にて払い戻す

(5)経理部:会計システムに仕訳入力

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経費精算業務における課題

経費は会社のための営業活動などで生じるため、一時的とはいえ従業員への金銭的負担は極力減らすべきです。また、お金の出入りや会社の利益、税金などにも関わることなので、厳格かつ正確な処理が求められます。これらの観点から経費精算業務を見ていくと、さまざまな問題点が見えてきます。

チェックミスのリスク・人件費の増大

経費精算業務の大きな課題として、まず「チェックミスのリスク」と「人件費の増大」が挙げられます。経費精算はただでさえ伝票の数が多く、また書類ごとにチェック項目も異なるため、確認作業が煩雑化しがちです。特に大企業となればなおのこと、大量の伝票を捌かなければなりません。経理担当者への負担が大きくなればその分、チェックミスのリスクも高まります。

チェックミスを減らすために人手を増やしたり、社員教育を行ったりすることも有効ですが、いずれにしても人件費の増大は避けられないでしょう。そもそも教育をしようにも、実際に経理の場で通用する人材となるには、決して少なくない時間を要します。こうした理由から、チェック体制を充実させることは想像以上に大変なのです。

申請から承認まで時間がかかる

申請から承認までに時間がかかることも、経費精算の課題と言えます。例えば従業員が出張旅費清算書を作成し、上司の承認を得ようとしても、上司が不在だったり多忙だったりして、承認が滞るケースは少なくありません。

また経理部のチェック中、起票者によるものと思われるミスが発覚した場合、起票者本人の修正が必要となるため差し戻されます。特に出張旅費清算書では、出張先で参加した研修・セミナーなどの参加費や、出張先の接待で発生した食事代なども含める間違いが多く、こうした従業員側のミスも処理を遅らせる一因となっています。

経費精算業務を効率的に行う方法

従来、経費精算書には紙の書類を使うことが一般的でした。しかし、企業規模によっては非効率なことや、働き方改革によるペーパーレス化の推進などもあり、今ではExcelや経費精算システムなどの活用が主流とされています。

Excelの活用

経費精算業務をExcelでテンプレート化している企業は多いです。Excelの場合、紙に手で記入する方法と比べて文字が見やすく、表計算やメールなどの機能を利用できるメリットがあります。また費用が発生せず、社員の使い慣れたExcelソフトを利用するため、社員教育も短時間で済みます。

しかし経理担当者からすると、チェック作業や会計システムに仕訳入力する手間がなくなるわけではなく、領収書などをファイリングして保管が必要なことは、紙の場合と何ら変わりません。そのため出張の多い企業や、100人以上の従業員を抱える企業などには不向きとも言えます。

経費精算システムの活用

「経費精算システム」とは、経費精算において必要な申請・チェック・承認などの業務を電子上で行うシステムのことです。領収書などの証憑書類を写真やスキャナーで電子化し、ワークフローに添付して申請したり、経費処理の流れを一元管理しながら、仕訳データを自動生成して会計システムに連携したりできます。電子帳簿保存法に対応しているため、紙の書類をファイリングして保存する手間が無くなるのもメリットです。

特に、クラウド型経費精算システムはスマートフォンにも対応しており、自宅や外出先で領収書などを撮影し、そのまま経費申請も行えます。サービスによって機能はさまざまで、中には経路探索すると電車代やバス代を自動計算してくれるものもあります。さらにクラウド型なら、自動バックアップやセキュリティ面も充実しているため、運用の手間が省け情報漏えいなどのリスクも抑えられるでしょう。

経費精算は「Oracle Fusion Cloud ERP」で効率化

米国オラクル社が提供する「Oracle Fusion Cloud ERP」は、企業活動全般をカバーしたERPのクラウドサービスです。統合された1つのクラウド環境で、言語や各国通貨にも対応している点が特徴です。

会計分野においては、インテリジェントアシスタントとAI機能で会計業務を自動化し、財務会計の正確性とコンプライアンスの向上を実現しています。経費精算についても、AIによる経費精算のプロセス統制監視機能を備え、さらにモバイル対応により円滑な経費精算や承認処理を実現します。

また、他社の経費精算システムと連携できるのもうれしいポイントです。例えば株式会社エムティーアイ提供の「FEEDER+(フィーダープラス)」は、AIの活用により経費精算業務を効率化する領収書読み取りアプリです。これと「Oracle Fusion Cloud ERP」を連携した場合、領収書のチェック作業が格段にスムーズになり、経費精算処理にかかる時間や手間を大きく削減できるでしょう。

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まとめ

「経費精算」とは、本来会社が支払うべきお金を従業員が立て替え、のちにそれを会社が精算することを指します。一時的とはいえ従業員に金銭的な負担がかかるため、これを減らすため仮払金などの対策がとられています。しかしながら、従業員の立替払いを完全になくすことは、あまり現実的でないのも事実です。

経費精算にはチェックミスのリスクや人件費が増大したり、申請から承認まで時間がかかったりなど、多くの課題があります。それらの解決策として、経費精算システムの活用がおすすめです。中でも「Oracle Fusion Cloud ERP」は、財務会計の正確性とコンプライアンスの向上を実現するうえで、非常に有用です。他社の経費精算システムとも連携すれば、従業員の利便性や経理担当者の効率も上がるため、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。


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