固定資産を正確に把握し、管理することは、税制度に対応するだけでなく様々なビジネス効果があります。そして、そんな固定資産管理を実現するために“固定資産管理システム”が必要です。
これまで固定資産をマニュアルで管理してきた企業も、規模が成長し固定資産が増えるごとに限界を感じていることでしょう。そうした企業にこそ固定資産管理システムは有効的で、多くのメリットを享受できるのです。
では具体的に、固定資産管理システムのメリットとは何でしょう？今回はここに焦点をあて、固定資産管理システムが持つメリットについて紹介していきます。
メリット1.固定資産を一元的に管理できる
「固定資産を管理する」は言うは易く行うは難しで、管理するという言葉には様々な要素が含まれています。どのような固定資産を保有しているかを把握することから減価償却状況まで、様々な項目を管理しなければなりません。
特に固定資産管理において最初につまずくのが、無数の資産を「ただ管理すること」です。
管理するだけならシステムに頼らずともできるという意見もあるでしょうが、組織内に点在する固定資産をすべて管理するというのがなかなか骨の折れる作業です。固定資産管理を専属に行っている社員がいない限り、マニュアルで管理しきるのは不可能に近いでしょう。
そして当然、企業にはそのような人材は存在せず、また配置もしません。基本的には経理担当者が業務の傍らで固定資産管理を行います。
このような環境で固定資産を一元的に管理できることは、それだけで大きなメリットであり、大幅に効率化できるポイントでもあるのです。
メリット2.資産情報をリアルタイムに把握できる
固定資産管理システムでは「管理するだけ」では意味がありません。さらに大切なのは、管理している固定資産の情報を「リアルタイムに把握する」ことです。
例えば減価償却状況。組織に点在する固定資産の減価償却状況はそれぞれに異なり、その状況を把握するだけでもかなりの時間を有してしまいます。しかし税務申告を行う上で減価償却状況の把握は欠かせません。
つまり、固定資産管理システムには資産情報を常に把握できるような機能がなければ意味がなのです。そして、固定資産管理システムにはその機能があります。
システム上に登録された固定資産は、その減価償却状況を一目で把握することができます。リアルタイムに資産情報を可視化できれば、税務申告も今までになくスムーズに行うことができます。
メリット3.様々な減価償却に対応できる
一口に減価償却と言っても様々な種類があります。特にリースによる固定資産の減価償却は複雑で、経営者や経理担当者の頭を悩ませる原因の一つです。また、定率法から定額法など減価償却方法が変更になる場合もあるので、それに対応できるような機能が備わっていると、状況変化にも柔軟に順応することができます。
様々な減価償却に対応している固定資産管理システムを選べば、こうした課題も容易にクリアできるでしょう。
また、減価償却シミュレーションといった機能もあれば、中長期的な設備投資計画を立てるのも楽になります。
メリット4.固定資産取得から処分までの利益管理ができる
固定資産というのは取得してから減価償却が完了するまでだけでなく、処分するまでのライフサイクルを管理しなければ意味はありません。固定資産管理システムでは取得から処分までの工程履歴を管理できる機能が備わっているので、固定資産のライフサイクルを適切に管理することも可能です。
メリット5.拠点ごとの固定資産を一括管理できる
支社、営業所、工場、倉庫、グループ子会社などの各拠点が、保有する固定資産をそれぞれに管理してしまっては、本社でその内容を把握することが難しくなってしまいます。さらには拠点ごとに独自のルールが生まれてしまい、税務申告が非常に複雑になるリスクもあるでしょう。
固定資産管理システムがネットワーク上で共有できるようなものならば、この問題は容易に解決できます。そしてそうした共有環境を実現するのが“クラウド型固定資産管理システム”です。
クラウドは自社サーバにソフトウェアをインストールして導入するのではなく、PCとインターネットを介してサービスを利用するというアプリケーション形態です。従ってインターネット環境さえ整っていれば場所を問わずに利用できるので、拠点間のシステム共有を容易にしてくれます。
物理的距離がどれだけあろうと、グループ子会社で組織形態が変わろうと、同じシステムにアクセスし、同じように固定資産管理を行うことが可能です。
これならば本社も拠点ごとの固定資産を一元的に管理することができ、税務申告を複雑にすることなく遂行できるでしょう。また、オンプレミスでもVPNなどを活用して、システム共有環境を整えることはできます。
メリット6.各種会計基準へ対応できる
決裁時に用いられる減価償却ルールは法律によって定められています。しかし、財務会計や管理会計といった、別の会計業務に用いられるルールは違います。特に管理会計は企業ごとに業務内容や指針が異なるので、各会計基準に合わせて減価償却方法を使い分けることはかなり大きな負担です。
この場合は、同じ固定資産に対して2つあるいはそれ以上の減価償却を行わなければならないので、複雑さは増すばかりです。
そこで固定資産管理システムが複数の会計基準に準拠していれば、こうした問題を一手に解決することができます。
ただし、固定資産管理システムによっては準拠している会計基準が異なるので、事前の確認が大切です。
メリット7.新しい資産への投資判断が正確にできる
組織が存続する以上、設備投資は永続的に続きます。そこで大切なのは適切な投資判断を下すことです。しかし、資産情報や減価償却状況を正確に把握していなければ、正しい判断を下すことはできません。
固定資産管理システムは、こうした投資判断を下すための材料を提供する業務アプリケーションでもあるのです。
メリット8.周辺アプリケーションとの連携で全体最適化に貢献できる
固定資産管理システムが、さらにそのメリットを表すのは周辺アプリケーションと連携したときです。会計システム、現物管理システム、購買システムなど複数の業務アプリケーションと連携すれば、固定資産管理だけでなく様々な業務を効率化することができます。
また、ERPの一部として固定資産管理システムを導入すれば“全社最適化”という課題をクリアすることも可能です。
従って固定資産管理システムを導入する際は、予め周辺アプリケーションとの連携性を確認したり、ERPの一部としての導入を検討しておくことも大切なのです。
まとめ
いかがでしょうか？今回は固定資産管理システムのメリットを8つ紹介しました。ただし、導入すればこれらのメリットを必ず享受できるというわけではありません。また反対に、これら8つ以上のメリットを享受できる場合もあります。
大切なのは「どう運用するか」であり、導入した固定資産管理システムがどのようなメリットを発揮するかは、そこに集約すると言ってもいいでしょう。
