バックオフィスシステムをクラウド化し強い経営基盤に変える

 2017.03.10  クラウドERP編集部

グローバル標準のクラウドERP

バックオフィスとは?

端的に言えばバックオフィスとは、会計、経理、総務、庶務、人事、情報システムなど、顧客や取引先と直接やり取りを行う営業や顧客サービスなど、事業の前方(フロント)で業務を行う部門を支援するための部門及びその業務です。

いわゆる後方支援を行うことからバックオフィスと呼ばれています。

フロントオフィスとの違い

大きな違いはやはり、事業の先頭に立って顧客や取引先と関わるか、そして後方からフロントオフィスを支援するかという部分でしょう。

しかしそれだけでなく、業務の性質についても大きな違いがあります。

顧客や取引先と直接関わるフロントオフィスでは、相手先の違いによって臨機応変に対応する柔軟性と、対外的なコミュニケーション能力が求められます。

対してバックオフィスでは業務の正確性が強く求められ、さらに業務の効率性や迅速性も必要な業務となります。

従って情報システムの観点からも、フロントオフィスとバックオフィスでは異なるニーズが存在することを理解し、それぞれに合ったシステム環境を構築することが大切です。

バックオフィスシステムに求められるもの

では、バックオフィスシステムに求められるものとは何でしょうか?

その一つに、フロントオフィスシステムとのシームレスな連携があります。一般的に「フロントオフィス」と「バックオフィス」として二分化されている企業の業務ですが、対局した業務の連携性が何よりも重要です。

そもそもバックオフィスはフロントオフィスを支援するための業務であり、フロント業務はバックオフィス無しには成り立ちません。

「後方支援」という言葉から陰の立役者的な立ち位置に感じがちなバックオフィスですが、何よりも重要な業務でもあるのです。

また、フロントオフィスとの連携だけでなく、バックオフィスでは各情報を集約し、情報資源として活用するための環境の重要です。

ビッグデータ活用が注目され出してから売上データや顧客データなど、フロントオフィスで発生するデータばかりに注目されがちですが、実は会計データや在庫データなどバックオフィスで発生するデータを分析することで、大幅な経費削減や業務効率化効果が期待できます。

従って「フロントオフィスシステムとシームレスな連携」と「情報資源を活用できるシステム環境」、この2つはバックオフィスシステムを構築する上で、基本的かつ重要なポイントだと言えます。

多様化するバックオフィスサービス

士業に従事する専門家とコミュニケーションの取れるバックオフィスサービスや、バックオフィスの一部を委託するアウトソーシングサービスなど、現在企業のバックオフィス業務を取り巻く環境は大きく変化しています。

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これらのバックオフィスサービスは人的リソースが不足しているベンチャー企業を始め、中小企業にも徐々に拡大しています。

取り分け注目されているのが、バックオフィスの一部あるいは全部をクラウド化することができる、クラウドERPです。

クラウドERPはバックオフィスを構成する会計管理システム販売管理システム、人事管理システムなど、様々なシステムを統合的に導入できるクラウドサービスです。さらに、営業支援システムや顧客サポートなど、フロントオフィスも同時に導入することができます。

これらシステムをオンライン上で構築することで、企業は様々なメリットを享受することができるのです。

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クラウド化することで得られるメリット

ここでバックオフィスシステムのクラウド化、並びにクラウドERPを導入することで得らえるメリットについて紹介します。

フロントオフィスシステムとのシームレスな連携

前述の通り、クラウドERPはフロントオフィスシステムとバックオフィスシステムを包括的に提供するクラウドサービスです。

各システムは標準で連携が取れているため、企業側でシステム開発を行う必要なく、シームレスな連携がなされています。

一元的な情報管理でバックオフィス全体を効率化

各システムから発生するデータは中核システムにすべて集約され、ダッシュボードなどで一元的に管理することができます。

さらに、集約された情報をBI(ビジネスインテリジェンス)に接続することで、組織全体のデータを活用した分析が行えます

重要データをクラウド上で保管しBCP対策に

日本では自然災害の多発などで強く意識されるようになったBCP(事業継続計画)対策ですが、事業データにおけるBCP対策を企業独自に行うには難しい課題がいくつも残されています。

例えば既存システム内のデータをオンラインストレージなどに退避させるたけでも、大きなコストと管理者の業務負担を生んでしまうのです。

そこでクラウドERPを利用することで、バックオフィスシステム並びにフロントオフィスシステムで発生したデータは自動的にクラウド上に保存されます。従ってクラウド化でBCP対策を取ることも可能となります。

属人化を避け業務の標準化を促す

組織内の各部門の中でも、バックオフィスでは「あの人じゃないとこの業務はできない」という属人化が発生しやすい場所です。

迅速な標準化を目指さなければ、万が一の場合業務を滞らせてしまう可能性があります。

クラウドERPではバックオフィスの各業務を標準化できるため、属人化による業務遅延を防ぐことができます。

インフラ調達が無く低コストに抑えた導入

インターネットを経由し、サービスとして基幹システムを利用するクラウドERPでは、サーバなどのインフラ調達が必要ないため、導入コストを大幅に削減することができます。

また、日々の運用負担も大きく軽減されるので、ランニングコストまで削減できるケースが少なくありません。

社外にいてもバックオフィス業務を遂行

クラウドERPではシステムにアクセスする端末や場所を選びません。従って、導入後の仕事場所は必ずしも専用デスクではないのです。

例えば外出先にいてもバックオフィス業務を遂行でき、自宅からも職場とまったく同じ環境にアクセスすることができます。

企業としては従業員に多様なワークスタイルを提供できるため、業務効率性やモチベーションの向上が期待できます。

各支社のバックオフィス業務を統合できる

さらに、複数の支社や拠点を持つ企業では、全体で一つのクラウドERPを利用することが可能です(支社や拠点ごとに料金は発生します)。

本社は各支社のデータを瞬時に俯瞰することができ、かつ企業全体でバックオフィス業務を効率化することができるのです。

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まとめ

「強い経営基盤とは何か?」という問いに対し、様々な意見があるかと思います。しかし一つの正解として、バックオフィスシステムのクラウド化による組織全体の効率化や情報管理の強化が挙げられるでしょう。

クラウドERPはバックオフィスシステムだけでなく企業全体のシステムを統合的に提供しつつ、強い経営基盤を作るためのサポートをしてくれます。

今後も情報化が進むビジネス社会において、クラウドERPは今後さらに重要性の高いソリューションとして認識されていくでしょう。

現状のバックオフィスシステムを変化させたい、フロントオフィスシステムとの連携をしっかりと取りたいなど、バックオフィスにおける様々な問題を抱える企業は、一度クラウドERPによる問題解決をぜひご検討ください。

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