企業にとってのコンプライアンス違反が起きる原因とコンプライアンス強化のポイント

 2018.09.23  クラウドERP編集部

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どんな企業においても“コンプライアンス”への対応は経営活動を維持するために欠かせないものです。法律を遵守したり、社会的責任を果たしたり、あるいはリスクマネジメントを徹底したり。企業の信頼低下や経済的損失に繋がるような事象を把握し、かつ対策を講じることで様々なリスクを回避します。

ただしコンプライアンスへ対応するための方法や、何が重要かは企業によって違います。そこで今回は企業にとってのコンプライアンスのポイントをご紹介するので、今後のコンプライアンス対応強化の参考にしてください。

コンプライアンス違反が起こる原因とは?

粉飾決済、横領、偽装、不正受給、過酷な労働環境、著作権侵害、個人情報流出等、企業が行政によって定められた法律を違反したり、社会的責任を果たさなかったことで生じた問題をコンプライアンス違反といいます。ここではまず、そんなコンプライアンス違反が起こる原因から整理していきましょう。

不正が起こりやすい環境になっている

コンプライアンス違反を起こすような企業はそもそも経営層が不正を働いているというイメージを持たれがちですが、実際はそうではありません。健全な経営を心がけている企業でもコンプライアンス違反が発声することは少なくないでしょう。その理由は、「不正を働きやすい環境になっていること」です。

企業の管理体制が甘いと、横領や著作権侵害、個人情報流出といった重大なコンプライアンス違反が知らないところで発生している可能性があります。そした環境を排除するのはコンプライアンスへ対応するための第一歩です。

過失が起こりやすい環境になっている

コンプライアンス違反は故意に起こすものと過失によって起こるものがあります。どちらの事例にせよ、社会的信用を失ったり経済的損失を被ることには違いないでしょう。ただし過失によるコンプライアンス違反は教育や規則によってそのリスクを大幅に軽減できます。

たとえば近年の運送業者では業務上過失を防ぐため、貨物車にセンサーを取り付けて法定速度を超えないよう監視しているところが多くあります。これもコンプライアンス違反を起こさないためのリスクマネジメントの一環だと言えます。

法律に関する知識がない

経営者や役員が企業経営に関する法律について熟知しておくことが大切なのはもちろんのこと、従業員も組織の一員としてある程度法律の知識がなくてはいけません。でないと気づかない間にコンプライアンス違反を起こしている可能性があり、「知らなかった」では済まない事態に発展します。

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コンプライアンス違反を発見、告発できる仕組みがない

コンプライアンス違反によって企業が社会的信用を失ったり、経済的損失を被ることは従業員にとっても大問題です。倒産するような事態に陥らずとも、経営上窮地に立たされることは間違いありません。

なので一般従業員もコンプライアンス違反は避けたい問題だと考えています。しかし、同僚や上司、経営層のコンプライアンス違反を発見してもそれを告発するための仕組みが無かったり、そもそも発見しづらい環境ではリスクが蔓延することになります。

企業にとってのコンプライアンス強化のポイント

企業がコンプライアンスへ対応するにはいくつかポイントがあります。それはどんな企業にとっても等しいものですので、各ポイントを徹底することで最適なコンプライアンス対応が実現するでしょう。

Point 1. 過去の事例からリスクを徹底的に洗い出す

企業独自に抱えている過去のコンプライアンス違反事例、それと他社のコンプライアンス違反事例を整理して、自社に起こり得るリスクを徹底的に洗い出します。リスク把握は1つでも欠落しいていると、小さな亀裂から岩が崩れるように、次第に大きなリスクになっていきます。

Point 2. 企業が遵守すべき法律を把握し分類する

企業が遵守すべき法律には様々なものがあります。これを違反すると企業にとって致命的なダメージになるため、コンプライアンスへの対応が欠かせません。そのためにはすべての関連法律を把握し、かつ種類ごとに分類します。

Point 3. 対応すべきリスクや法律の優先順位を付ける

洗い出したリスクと分類した法律は、そのすべてに対応できるわけではありません。コンプライアンス対応には投資が必要ですし、人材も必要です。そのためすべてのリスクや法律へ対応するのは現実的に考えて不可能です。そこで様々な方法でリスクと法律に優先順位を付けて、優先的に対応すべき事案を決めていきます。

Point 4. 4つのリスク対策と考える

コンプライアンス対応を考える際に大切なのが回避、低減、転嫁、受容という4つの対策で考えることです。回避とはコンプライアンス違反が発生する要素を取り除くこと。軽減とはコンプライアンス違反の発生確率と影響度を少なくすること。転嫁とは責任を第三者に移すこと。受容とはリスクを受け入れるということです。この4つのコンプライアンス対応で考えることで、効率良くかつ効果の高い対応を出すことができます。

Point 5. コンプライアンス教育を実施する

コンプライアンス対応を強化する上で大切なのは、組織全体に対してコンプライアンスに関する教育を施すことです。役職や部門ごとに異なるコンプライアンス教育を実施すれば、組織全体でコンプライアンスに対する意識を高めることができ、違反が発生する可能性を低減できます。

Point 6. イベントやセミナーへ積極的に参加する

コンプライアンスへ対応するにあたっておすすめしたいのがイベントやセミナーへ積極的に対応することです。コンプライアンスに関するイベントやセミナーに参加することで、他では聞けない対応事例や違反事例が聞けたり、そこから自社のコンプライアンス対応を考察し、有効な対応策を講じることができます。

以上のようにコンプライアンス対応にはいくつかポイントがありますので、これらを押さえることでリスクを低減し、適切なコンプライアンス対応を取ることができます。

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コンプライアンス対応を強化するためのシステム

コンプライアンス対応を強化するにあたって、ITシステムを活用するというアプローチは大変有効です。たとえば“クラウドERP(Enterprise Resource Planning)”は、多数の業務アプリケーションを統合した環境で情報活用が促進し、財務会計におけるコンプライアンス違反等に対して有効な対策が取れます。

財務会計では粉飾決算など企業にとってコンプライアンスが発生しやすい業務です。株主や顧客、取引先などのステークホルダー(利害関係者)に対して経営状況を報告するための会計業務ですので、その情報の虚偽の内容があると発覚すれば社会的信用を一気に無くします。もちろん法律に違反する行為でもあるので、法人には多額の罰金が課せられ、経営層は罰則が科せられます。

クラウドERPが搭載する財務会計システムは各部門の情報を一元的に管理し把握するための、粉飾決算等のコンプライアンス違反が置きづらい環境を整えることができます。Oracle ERP Cloudなどであれば財務会計システムに加えてGRC(ガバナンス・リスク・コンプライアンス)管理システム

この他コンプライアンスへ対応するためのITシステムは多数ありますので、有効な対策を講じるためにもITシステムの活用を積極的に検討していきましょう。

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コンプライアンスに取り組もう

まだコンプライアンスに取り組んでいないという企業は、この機会に各ポイントを押さえつつ取り組んでいきましょう。そうすることで、将来のリスクを低減し、社会的信用を維持したり向上することができます。

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