店舗管理システムとは、勤怠管理、売上管理、顧客管理、在庫管理といった機能を複合的に提供するシステムであり、その分選定が難しいという特徴があります。
今回はそんな店舗管理システムの選び方を5つのポイントで紹介していくので、導入時の参考にしていただければと思います。
クラウドファーストで考える
「クラウドファースト」とは、企業が情報システムの設計や導入に際し、クラウド環境での採用を第一に検討するという意味の言葉です。
なぜクラウドファーストかというと、近年クラウドサービスとして店舗管理システムを導入した方が、メリットが多い傾向にあるためです。
まず第一に初期コストがほとんどかかりません。オンプレミス(サーバ設置環境)で店舗管理システムを導入しようとすると、サーバ調達やパッケージ購入だけでかなりの初期コストが発生してしまいます。また、オンプレミスでは運用管理業務が発生するので負担が大きいのも問題です。クラウド型店舗管理システムであれば必要な環境はインターネットとPCだけなので、初期コストを抑えつつ運用管理業務もカットすることができます。
次に、拠点間での共有が非常に簡単になります。通常はVPN(バーチャルプライベートネットワーク)で外部ネットワーク環境を整えたり、それに伴う管理業務が発生したりと負担が大きいのですが、クラウド型店舗管理システムなら拠点ごとにインターネットとPCがあれば問題ありません。
現在1店舗経営だとしても、今後の事業拡大を目指してクラウドファースト考えるのは正しい選択と言えます。
現状課題をハッキリとさせる
店舗管理システムを選ぶ上で大切なのはまずしっかりと要件定義をしておくことです。予め必要な機能について整理しておけば、いざ選ぶときになって迷いませんし不必要な製品を選ぶこともありません。
そこで要件定義をするために、まずは現状課題を洗い出しましょう。
業務のボトルネックとなっている部分は何か？効率化できていない部分はどこか？など、現状課題を把握してそれをもとに要件定義していくことで、自社にとって最適な製品を選びやすくなります。
ただし、あれもこれもと要件を追加していくことは得策ではありません。多機能というのは一見素晴らしく思えても、機能が多いほどシステムが複雑化してしまうという傾向があります。複合的な機能を提供する店舗管理システムだからこそ、できる限りコンパクトにまとまった要件にしましょう。
業種ごとの選定ポイントを知っておく
一口に店舗管理システムといっても、その特徴によってマッチする業種というものがあります。従って業種ごとの選定ポイントを知っておくことでより選びやすくなるでしょう。
飲食店の場合
飲食店の場合重視したいのは在庫管理と仕入管理です。鮮度が重要な食品を取り扱うので、賞味期限管理まで可能な機能を実装していないと業種としてマッチしません。
また、食品の仕入漏れがあると十分なメニューを提供できず機会損失に繋がる可能性もあるので、仕入漏れを無くすような機能が提供されていると良いでしょう。
アパレル、インテリアの場合
アパレルではサイズやカラーなど細かい管理を、インテリアでは部品ごとに仕入先が違ったりすることからSKU管理機能を実装しているものを選ぶのがベストです。
特に流行り廃りの激しい業界ですので、適正在庫を保てないと大きな損失につながる可能性があります。
Eコマースの場合
Eコマースの場合は楽天ショッピングやYahoo!ショッピングなど、複数のECモールに出店している上でオリジナルサイトを運営しているケースも多いかと思います。
こうした場合重要になるのが複数店舗管理です。つまり、それぞのECサイトにまたがった管理ができなければなりません。
それぞれのECサイトが相互関係にあり、在庫状況がリアルタイムに反映されていないと機会損失は顧客満足度の低下に繋がるので十分注意しましょう。
他システムとの連携性を確認しておく
店舗運営において必要になるシステムは店舗管理システムだけではありません。会計管理システムやマーケティングシステムなど、店舗管理システムだけではカバーしきれないものも必要です。
それらのシステムはすべて連携が取れていることでより高い導入効果を発揮するので、事前に連携性を確認しておく必要があります。特に、既に会計管理システムなどを導入してる企業では連携性を無視すると、店舗管理システム導入後に大幅なカスタマイズやリプレイスにより大きなコストがかかってしまうことがあります。
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セキュリティ性を確認しておく
クラウド型店舗管理システムに限った話ですが、データを外部に保管するという点からセキュリティ性の確認は非常に重要です。
特にサイバー攻撃が深刻化している現代ビジネスにおいては尚のことでしょう。「うちは小さな会社だから狙われない」と油断してはいけません。2015年から被害が相次いでいるランサムウェアというウイルスは、中小企業や大企業関係なくターゲットにされてます。
従ってSSL暗号化通信やファイアウォースなどの基本的なセキュリティ対策を取っていることはもちろん、多層防御システムなど高度なセキュリティ対策を取っているかもしっかりと確認しておきましょう。
また、日本国内では地震などの自然災害のリスクもあるので、データセンターが堅牢であるかどうかも要件に盛り込んでおいてください。
統合的な環境ならクラウドERPソリューション
先程、他システムとの連携性について紹介しましたが、店舗管理システムを導入する企業では「どうせなら他のシステムも一気に導入したい」と考えているところも多いのではないかと思います。
確かに、すべてのシステムとの連携性を確認しながら導入するのなら、初めから連携の取れているシステム環境を一括で導入できる方がよほどメリットは多いでしょう。
そこでおすすめしたいのがクラウドERPソリューションです。
ERPソリューションとは勤怠管理、売上管理、顧客管理、在庫管理など店舗管理システムとしての環境はもちろん、その他に会計管理は販売管理、マーケティングやEコマースといった環境までも一括で提供しています。
もちろんそれぞれのシステムは相互的に連携し合っているので、わざわざ連携性を確認する必要はありません。
また、クラウドサービスとして提供されるので初期コストの削減と運用管理業務の軽減、拠点化の共有などクラウド特有のメリットも提供されています。
クラウドERP「NetSuite（ネットスイート）」は、最新の店舗POSを活用し販売業務の効率化により、複数の販売経路での営業予測と顧客ローヤリティの確率を実現します。また、顧客情報の共有や会社全体の在庫確認により、販売員の業務をサポートします。小売販売などにも最適化することができるNetSuiteは、クラウドERPの中でもお勧めです。
総合的な環境をと考えている企業では、クラウドERPソリューションの導入を視野に入れておくと選択の幅が広がるでしょう。
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まとめ
いかがでしょうか？複合的な機能を提供する店舗管理システムですが、導入におけるポイントは単体システムを導入する場合とほとんど変わりません。ただし、要件定義などをじっくりと時間をかけて行っていく必要があります。
複雑なシステム環境を提供しているからこそ、焦らず慎重に失敗しない導入を目指していきましょう。
今回紹介したポイントをもとに、それぞれに合った環境を整えていただければと思います。
