在庫管理業務は軽視されがちな業務ですが、成長企業ほど在庫管理を徹底しています。在庫管理を適正化することがキャッシュフローを改善し、継続的に利益を生み出していくためのポイントだと知っているのです。
皆さんの企業では、どのような在庫管理がなされているでしょうか？
Excelで管理している、明確な在庫管理ルールがない、在庫は適当に管理しているといった企業も少なくないかと思います。こうした環境では在庫管理が適正化されていないことによって、様々な弊害を生み出している可能性があります。
上記のような、在庫管理が持つ様々な課題を解決するのが在庫管理システムです。Excelから脱却することでリアルタイム性の高い在庫管理を行ったり、システム設定を行うことで在庫管理ルールを徹底させることもできます。
「システム」と聞けば大がかりなイメージを持ちやすいですが、PCインストール用のパッケージソフトであったり、クラウドサービスとして提供されている在庫管理システムであったりと、選択肢は幅広いのでインフラ環境を整えなくても導入できます。
今回はそんな在庫管理システムの基礎知識について紹介していきます。
在庫管理が難しい理由
在庫管理システムについて紹介する前に、なぜ在庫管理が難しいかについて知っていたきたいと思います。在庫管理というのはいきなり在庫数が合わなくなってしまうわけではありません。複数の細かい原因が積み重なることによって、次第に在庫数が合わなくなっていくのです。
不良品や返品が出たときの規定がない
モノを販売している以上、不良品や返品は必ず発生します。これらを完全にゼロにすることはできなので、都度不良在庫や返品在庫として管理する必要があります。しかし、不良品や返品が発生したときに管理規定が整えらえていない企業は多く、在庫数が合わなくなってしまう原因になっています。
さらに担当者ごとに処理方法が異なるので、最終的に在庫確認を行っても、何が原因で合わなくなっているのか完全にわからなくなります。
明確な在庫管理規定はもちろんのこと、不良品や返品がでたときの管理規定についても整えなければなりません。
二重のデータ入力作業でミスが発生する
在庫管理をExcelで行っている場合に多いのがデータ入力ミスです。データ入力は人手で行われるので、ミスを100％防止することはできません。ただし、入力回数を減らすことで対策を立てることはできます。
Excelではいくつものシートで在庫が管理され、販売管理・仕入れ管理シートなども含め、複数回同じデータ入力を行わなければなりません。従ってデータ入力ミスの可能性が高まり、在庫数がどんどん合わなくなってしまいます。
システム化によってそれぞれの管理データが連携され、データ入力作業が減ればミスも自然と減少します。
データ反映にタイムラグがある
仕入れ、検品からの在庫データ反映。ピッキング、販売からの在庫データ反映。これらにはタイムラグが存在します。在庫データがリアルタイムに更新されているわけではないので、タイミング悪く在庫管理データを閲覧し、在庫がないのに納期回答してしまうといったトラブルも少なくありません。
また、担当者が在庫管理データを入力し忘れてしまい、正しいデータ反映までかなり時間がかかってしまうことも。
こうした環境では営業や販売担当が在庫データを信頼できなくなってしまい、自ら在庫置き場におもむき商品を取っていくことで、増々在庫数が合わなくなってしまいます。
サンプル出荷した在庫の引き当てを行っていない
サンプルとして在庫を取っていく場合、都度在庫の引き当てを行わないと後々在庫数が合わなくなってしまいます。こうした細かい原因によって完全に在庫が把握できない状況にもなりかねないので、注意が必要です。
在庫管理システムを導入すると何が変わる？
在庫管理システムは、従来手作業の多かった在庫管理業務をシステム化して、業務効率化を行うためのシステムです。「在庫管理システム」というもの自体は理解していても、実際に導入して何が変化するのかはわかりづらいものです。
ここでは在庫管理システムを導入して変わることについて紹介します。
検品、ピッキング作業がスピーディになる
多くの在庫管理システムでは「ハンディターミナル」を使用することができます。ハンディターミナルを使用すれば、これまで目視確認で行ってきた検品・ピッキング作業を効率化することができ、ネットワーク上の在庫管理システムへ、リアルタイムにデータを反映させることも可能です。
「専用端末は高価なのでは？」という心配もありますが、最近ではタブレットにアプリケーションをインストールすることで、ハンディターミナル化できる在庫管理システムなども提供されています。
在庫管理ルールが守られるようになる
直接的に変化することではありませんが、在庫管理システムによって在庫業務の負担が軽くなると、自然と在庫管理ルールが守られるようになります。
在庫管理ルールが守られない大きな原因は複雑な管理です。作業員が「面倒」と感じてしまうような在庫管理ルールでは、いずれルールから逸脱した行動が生まれ、次第にそれが一般化していきます。
つまり、在庫管理システムを導入して現場の負担を軽くすることで、在庫管理ルールを守りやすい環境を整えることができるのです。
適正在庫を保ちやすくなる
そもそも在庫管理を行う理由は適正在庫を保ち、過剰在庫や機会損失といったリスクを避けることにあります。在庫管理システムの基本は、まさにそのためのシステムだと言ってもいいでしょう。
リアルタイム性の高い在庫データを見れることでより具体的な仕入れ計画を立てたり、在庫分析を行うことで優先的に仕入れるべき在庫について把握することができます。こうした需要と供給のバランスを考え適正在庫を保つことができれば、キャッシュフローが改善し様々なスパイラルアップを生み出せるでしょう。
[SMART_CONTENT]
在庫管理システム導入のポイント
在庫管理システム導入で最初に意識していただきたいことは「導入目的を明確にする」ということです。「在庫管理システム＝業務効率化」というイメージを持つ企業が多いですが、在庫管理システムには業務効率化だけでなく様々な導入効果があります。
まずは在庫管理業務における課題を洗い出し、それに合わせて在庫管理システムの導入を検討することで、最大限に導入効果を引き出すことができるでしょう。こうした導入目的を明確にすることで導入プロジェクトに一つの指針が生まれ、正しい導入と正しい製品選定を行えるようになるのです。
また、導入直前にトライアルを活用することも重要です。慎重をかさねて選定した在庫管理システムも、実際に導入してみるまで本当の導入効果はわかりません。ですので、事前にトライアルを活用して導入することで、期待と現実のギャップをゼロにし、効果的な在庫管理システム導入を目指すことができます。
[RELATED_POSTS]
まとめ
いまだExcelで在庫管理を行っていたり、そもそも在庫管理ルールが曖昧だという企業では、ぜひ在庫管理システムの導入をご検討ください。一度試算してみれば、様々なコスト削減効果や効率化効果などが見つかるはずです。
また、現在の在庫管理システムに満足していないという企業では、クラウド型在庫管理システムを検討してみましょう。
