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プロジェクト管理は、限られた予算やリソースといった制約の中でプロジェクトを成功させるために必要な作業です。適切に管理されたプロジェクトは、それに関わったステークホルダー全員に利益をもたらし、会社を成長させてくれることが期待できます。本記事では、プロジェクト管理をするべき理由や流れ、手法などについて解説します。
プロジェクト管理とは
プロジェクト成功のために行うべきことがプロジェクト管理です。プロジェクト管理を行うことで、予算や納期を守りつつ、無理なく工程を進められるようになります。まずはプロジェクトの概要や、プロジェクト管理を何のために行うのかなどについて解説します。
プロジェクトとは目標達成のために計画的に行う業務
プロジェクトとは、ある目標を達成するために期間を定め、計画的に進めていく業務のことです。日常的に行う業務とは違い、独自性のある業務のことを指します。プロジェクトの特徴として、以下のような点が挙げられます。
- 複数の組織や人を動員して行う
- 他社や専門家の協力を求めることもある
- 明確な「始まり」と「終わり」がある
プロジェクトは1人で行うものではありません。自社の人や組織だけではなく、他社や専門家の力も借りて、ひとつの大きな目標を達成することを目指します。また、いつからいつまでに達成する、という明確な期限があるのも特徴です。
プロジェクトの成功とはどんな状態か
プロジェクトは、どのようになれば成功といえるのでしょうか。プロジェクトの成功基準として、以下の3つの目標を達成することが挙げられます。
- 品質
- 予算
- 納期
目標としていた品質や予算内、また納期内で達成できた場合、そのプロジェクトは成功したと考えられます。プロジェクトの成功はステークホルダーの満足度を高め、結果的に新規案件の獲得につながります。
プロジェクト管理の目的
プロジェクト管理の目的は、納期を守るためです。プロジェクトの規模によるものの、完遂までにはいくつもの作業をクリアしなくてはなりません。プロジェクトには複数の部署や人が関わるケースも多く、膨大な作業も発生するため、作業が問題なく進んでいるのか、いつまでに終わりそうなのか、といったことを管理できていないと、納期に間に合わなくなるおそれがあります。
このようなリスクを回避し、納期を厳守するために適切なプロジェクト管理が必要です。マネジメントの担当者は、個々のチームメンバーのタスク進捗状況を把握し、必要に応じて対処をしなくてはなりません。たとえば、作業が遅れているのなら新たなリソースを追加する、スケジュールを調整する、といった具合です。
プロジェクト管理のもうひとつの目的は、利益の最大化です。組織に大きな利益をもたらすプロジェクトであっても、膨大かつ無駄なコストが発生するようでは利益を圧迫します。本来得られるはずだった利益が少なくなることを避けるため、適切なプロジェクト管理によって利益の最大化を図ります。
たとえば、特定のタスクに余分なリソースを投入していないか、無駄な作業が発生していないか、などの管理が必要です。マネジメント担当者は、状況を正確に把握したうえでリソースを適切に分配し、無駄な作業の抽出や排除を行わなければなりません。
このように、プロジェクト管理には「納期厳守」と「利益の最大化」という2つの大きな目的があります。実際の管理においては、これら2つの目的を意識したマネジメントが求められます。
プロジェクト管理の流れ
プロジェクト管理では、ある期間を通して行われるプロジェクトの全工程を管理します。適切な管理を行うためには、流れを把握しておくことが重要です。ここでは、プロジェクトの流れを押さえつつ、どのようなことを管理するのかについて解説します。
その1．プロジェクトの成功を左右する立ち上げを行う
立ち上げでは、目的や目標、条件、大まかな内容などを定めます。これらを記載した文書のことをプロジェクト憲章と呼びます。プロジェクト憲章が承認されると、プロジェクトが正式に開始するという流れです。
また、立ち上げではスコープを決定することも重要です。スコープとは、目標達成に必要な作業の範囲のことです。目標を達成するためにどのような作業が必要かを洗い出し、明確に定めることで、すべての関係者と認識を共有します。スコープを定めることで、プロジェクトの全体像が明確になります。また、予算や納期の目標を立てるためにも重要です。
その2．目標達成に向けた具体的な計画を作成する
プロジェクト管理の第2段階は、具体的な計画を練ることです。スコープを制約条件として、スケジュールの設定や予算・人員の配分を行います。
計画を練る際に重要なのは、メンバー全員で認識を共有することです。いつまでに、どれくらいの強度でこの作業をするのか、などの認識をメンバー内であらかじめ統一するようにしましょう。
その3．プロジェクトを実行し、管理・監視を行う
第3段階では、作業を実行しつつ、進捗状況の管理と監視を行います。ガントチャートなどの工程表を用いて管理するようにしましょう。また、プロジェクトは必ずしも計画通りに行くとは限りません。進捗状況によっては、スケジュールを調整し直す必要もあります。ボトルネックの早期発見のためには、常日頃から進捗を監視することが重要です。早期に発見することで、迅速な対処と余裕を持ったスケジュール調整が可能になります。
その4．プロジェクトの終結時は評価をして次回に繋げる
プロジェクト管理は、目標を達成したらそれで終わりではありません。最後に終結したプロジェクトを評価し、分析することが大切です。評価と分析をすることで、次の機会に活かせる重要なデータを得られます。評価と分析をもって、プロジェクト管理は終結します。立ち上げから終結までの流れを押さえて、適切な管理を行うようにしましょう。
プロジェクト管理の代表的な手法
プロジェクト管理には、さまざまな実績のある手法が活用されています。管理手法を事前に把握しておくことで、より確実で効果的な管理が可能です。ここでは、プロジェクト管理に用いられる代表的な手法を紹介します。
作業を分解しスコープを導き出すWBS
WBSとは「Work Breakdown Structure」の略で、立ち上げの段階で活用される手法のことです。スコープを明確にするためのもので、目標達成に必要な作業の関連性を階層図で示す点が特徴として挙げられます。WBSはスコープを明確にし、プロジェクトの全体像を把握するために必要です。スケジュールの作成やコストの見積もりなど、WBSをもとに計画を具体化できます。
コストなどの金銭価値で進捗管理をするEVM
EVMは「Earned Value Management」の略です。コストという観点で進捗状況を把握し、管理を行う手法のことを指します。EVMでは、まずスコープ内の作業の一つひとつにかかるコストを予算として算出します。作業の進捗度は、その時点で費やしている予算の総額で測られます。予算の総額と実際に消費しているコストを比較することで、予定通りに工程が進んでいるかを確かめることが可能です。EVMは、納期と予算という2つの面でプロジェクト管理を行うのに役立つ手法です。
スケジュールの妥当性判断と管理ができるガントチャート
ガントチャートとは、作業ごとの進捗状況を管理するための工程表を指します。縦軸に作業を、横軸に日付を割り当て、いつまでにどの作業を終わらせるかを明確に示します。ガントチャートは、メンバー間でのスケジュールの共有に役立つツールです。また、プロジェクトの工程を直感的に把握できるため、スケジュールが妥当であるかの判断がしやすい点も特徴のひとつです。
プロジェクト管理ツールの選び方
プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトのスムーズな完遂をサポートしてくれるITツールです。ガントチャートやファイル共有、チャット、予算管理、タスク管理などの機能を実装した製品が多く、ほかにもWiki機能や掲示板機能などを備えたツールもあります。実際には、ツールによって実装されている機能は大きく異なるので、事前の確認が必須です
プロジェクト管理ツールの導入メリットとして、プロジェクトの全体像を容易に把握できる点が挙げられます。タスクや予算などが可視化され、プロジェクトが滞りなく進んでいるか、問題は発生していないか、といったことをリアルタイムで把握できます。進捗状況の可視化やコミュニケーションの活性化、業務の効率化を実現できるため、プロジェクトがスムーズに進み生産性も高まります。
効率的なプロジェクト管理を実現したいのであれば、「NetSuite PSA」の導入を検討してみましょう。パフォーマンスやリソースのリアルタイムな可視化を実現でき、スムーズなプロジェクトの達成へと導きます。
導入形態で選ぶ
プロジェクト管理ツールの導入形態は、大きく「クラウド型」と「インストール型」に分類できます。クラウド型は、オンラインで提供されているツールであり、システム上で扱うデータもクラウド上で管理する点が特徴です。対してインストール型は、ソフトウェアをPCにインストールして使用するタイプで、データは端末や外部のメディアなどへ保存します。
クラウド型のメリットは、導入が容易である点です。クラウドで提供されているプロジェクト管理ツールの多くは、オンラインで申し込みや決済ができ、すぐに運用を開始できます。また、保守やメンテナンスもすべてベンダーが対応してくれるため、ユーザーに負担はありません。アップデートもベンダーが行うことから、ユーザーは常に最新のバージョンを利用できるのもメリットです。ただ、インターネット環境がないところでは利用できないため、そこは注意しなくてはなりません。
インストール型のメリットは、インターネット環境がなくても利用可能な点です。また、共有サーバーを使用しないことから、安全なセキュリティ環境のもと運用できるのも魅力です。ただ、インストール型は自社で導入から保守まで行わなければならず、手間とコストがかかります。バージョンのアップデートも自社で対応しなくてはなりません。
導入費用で選ぶ
ツールによって導入費用は大きく異なります。プロジェクト管理ツールの導入費用には、初期費用や月額料金などがあります。近年主流になりつつあるクラウド型のツールでは、初期費用が無料で利用できる製品も少なくありません。
初期費用が無料で利用できるツールは、コストを抑えて導入・運用できる点が魅力です。そのため、できるだけコストを抑えてプロジェクト管理ツールを使用してみたい、といった企業に適しています。ただ、初期費用が必要ないツールは、利用できる機能が制限されているケースが多く、求める機能を使うにはプランの変更を余儀なくされる場合もあります。
初期費用が必要なタイプは、最初からすべての機能を利用できる点がメリットです。機能制限がないため煩わしい思いをすることがなく、ストレスフリーでツールを利用できます。複数のプランが用意されているツールの場合、プランによって費用や利用できる機能が変わるため注意が必要です。
ツールの機能で選ぶ
ひと口にプロジェクト管理ツールといっても、現在では多くの企業からさまざまな製品がリリースされており、それぞれ実装している機能が異なります。一般的には、タスク管理やスケジュール管理、進捗管理といった機能を実装したツールが多く見受けられるものの、カレンダーやチャット、Wiki、ワークフローなどの機能を備えた製品もあります。
このように、プロジェクト管理ツールで利用できる機能はさまざまです。実装されている機能の数はもちろん、導入して何ができるのかもツールによって変わってくるため、導入の際は慎重に選定を進めなくてはなりません。
プロジェクト管理ツールの導入にあたり重要なのは、自社が求める機能が実装されているかどうかです。いかに多機能なツールであっても、自社が必要とする機能を備えていなければ使い道がありません。導入コストが無駄になってしまうため、自社の目的達成や課題の解決に役立つ機能、求める機能が実装されているかどうかを確認しましょう。
その際は、現状におけるプロジェクト管理の課題や目的などを明確にしておくと、重視すべき機能が見えてきます。たとえば、メンバー同士のコミュニケーションがうまくとれず、情報共有の遅れが生じている、といった課題が発生しているのなら、チャットやメッセージ機能など、スムーズにやりとりできる機能を実装したツールが適切と考えられます。
プロジェクト管理で失敗しないためには
プロジェクト管理で失敗しないためには、ポイントを踏まえた正しい管理を行うことが大切です。「プロジェクトの目的を明確化して共有する」「密にコミュニケーションをとる」「作業状況を可視化する」の3点を意識することが、プロジェクト管理を成功へ導きます。
プロジェクトの目的を明確化して共有する
まずは、プロジェクトの目的を明確にしましょう。プロジェクトの目的・ゴールが明確でないと、メンバーはどこへどのように向かえばよいのか分かりません。その結果、必要のない無駄なタスクが発生したり、余分なリソースを投入したり、といったことが起こります。
上記のようなことが起きると、プロジェクトがスムーズに進まず、納期の遅延を招きかねません。しかも、無駄なタスクやリソースが発生しているため、利益も圧迫します。個々のメンバーが、自身で描いたゴールへ勝手に進んでしまい、最終的にプロジェクトの失敗につながるでしょう。
このようなリスクを回避するため、まずは目的を明確化し、そのうえでメンバーと共有しなくてはいけません。目的の明確化と共有により、プロジェクトチームのメンバーが一丸となって同じゴールを目指せます。
目的の明確化と共有ができたら、ゴールへたどり着くためのタスクを考えましょう。目的の達成にどのような作業がどれくらい必要なのか、どの程度のリソースを投入すればよいのかを考えるフェーズです。
密にコミュニケーションをとる
プロジェクトには、大勢のメンバーが関わるケースも珍しくありません。複数部署の従業員が参加したり、社外の関係者が加わってともにプロジェクトを進めたりすることもあります。このように、大勢の人間が関わるからこそ、プロジェクト管理では密なコミュニケーションが欠かせません。
特に、プロジェクト管理を担うマネージャーは、コミュニケーションの重要性を理解したうえでマネジメント業務に注力する必要があります。プロジェクトマネージャーとチームメンバーのコミュニケーションが不足すると、情報共有が滞り、問題の見落としや対応の遅れなども生じます。
場合によっては、タスクが大幅に遅れているメンバーがいるにもかかわらず、コミュニケーション不足からそれに気づかず、プロジェクト終盤になって発覚する、といった状況に陥るかもしれません。このようなことがあると、プロジェクトの納期に間に合わなくなり、クライアントの信頼も失います。マネージャーとメンバーが密にコミュニケーションをとれば、進捗を適切に管理でき、速やかな問題の把握・対応が可能です。
プロジェクトチーム間でのコミュニケーションを活性化するには、コミュニケーションツールの導入が有効です。ビジネスチャットツールやナレッジ共有ツールなどを導入すれば、オンラインで手軽にやりとりができ、コミュニケーションの活性化につながります。
作業状況を可視化する
作業状況を可視化しないと、プロジェクトの状況を正確に把握できず、問題が生じていても対応が遅れてしまいます。そのため、プロジェクト管理においては作業状況の可視化が重要です。
個々のタスクはもちろんのこと、作業の進捗状況も可視化しましょう。タスクと進捗状況の可視化によって、誰の作業が遅れているのか、あとどれくらいで終わるのか、といったことをチーム全員が把握できます。
タスクと進捗状況を可視化すれば、その時々の状況に応じた適切な対応が可能です。たとえば、作業の遅れを速やかに把握できれば、チームのメンバーが迅速にサポートへ向かえます。作業の抜けや漏れなどが発生していても速やかに気づけ、適切に対応できます。
まとめ
プロジェクトをスムーズに進め成功へと導くためには、適切なプロジェクト管理が不可欠です。プロジェクト管理の目的は納期厳守と利益の最大化であり、それにはプロジェクトの目的の明確化と共有、メンバー間での密なコミュニケーションが欠かせません。
プロジェクト管理ツールを導入すれば、タスクや進捗管理がしやすくなるほか、コミュニケーションの活性化も実現できます。この機会にぜひ、ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
