プロジェクト管理は、限られた予算やリソースといった制約の中でプロジェクトを成功させるために必要な作業です。適切に管理されたプロジェクトは、それに関わったステークホルダー全員に利益をもたらし、会社を成長させてくれることが期待できます。この記事では、プロジェクト管理をするべき理由や流れ、手法などについて解説します。
プロジェクト管理について
プロジェクト成功のために行うべきことがプロジェクト管理です。プロジェクト管理を行うことで、予算や納期を守りつつ、無理なく工程を進められるようになります。まずはプロジェクトの概要や、プロジェクト管理を何のために行うのかなどについて解説します。
プロジェクトとは目標達成のために計画的に行う業務
プロジェクトとは、ある目標を達成するために期間を定め、計画的に進めていく業務のことです。日常的に行う業務とは違い、独自性のある業務のことを指します。プロジェクトの特徴として、以下のような点が挙げられます。
- 複数の組織や人を動員して行う
- 他社や専門家の協力を求めることもある
- 明確な「始まり」と「終わり」がある
プロジェクトは1人で行うものではありません。自社の人や組織だけではなく、他社や専門家の力も借りて、一つの大きな目標を達成することを目指します。また、いつからいつまでに達成するという明確な期限があるのも特徴です。
プロジェクトの成功とはどんな状態か
プロジェクトはどのようになれば成功といえるのでしょうか。プロジェクトの成功基準として、以下の3つの目標を達成することが挙げられます。
- 品質
- 予算
- 納期
目標としていた品質や予算内、また納期内で達成できた場合、そのプロジェクトは成功したといえるでしょう。プロジェクトの成功はステークホルダーの満足度を高め、結果的に新規案件の獲得に繋がります。
押さえておきたいプロジェクトの流れ
プロジェクト管理では、ある期間を通して行われるプロジェクトの全工程を管理します。適切な管理を行うためには、流れを把握しておくことが重要です。ここでは、プロジェクトの流れを押さえつつ、どのようなことを管理するのかについて解説します。
その1．プロジェクトの成功を左右する立ち上げを行う
立ち上げでは、目的や目標、条件、大まかな内容などを定めます。これらを記載した文書のことをプロジェクト憲章と呼びます。プロジェクト憲章が承認されると、プロジェクトが正式に開始するという流れです。
また、立ち上げではスコープを決定することも重要だといえます。スコープとは、目標達成に必要な作業の範囲のことです。目標を達成するためにどのような作業が必要かを洗い出し、明確に定めることで、全ての関係者と認識を共有します。スコープを定めることで、プロジェクトの全体像が明確になります。また、予算や納期の目標を立てるためにも重要です。
その2．目標達成に向けた具体的な計画を作成する
プロジェクト管理の第2段階は、具体的な計画を練ることです。スコープを制約条件として、スケジュールの設定や予算・人員の配分を行います。
計画を練る際に重要なのは、メンバー全員で認識を共有するということです。いつまでに、どれくらいの強度でこの作業をするのか、などの認識をメンバー内であらかじめ統一するようにしましょう。
その3．プロジェクトを実行し、管理・監視を行う
第3段階では、作業を実行しつつ、進捗状況の管理と監視を行います。ガントチャートなどの工程表を用いて管理するようにしましょう。また、プロジェクトは必ずしも計画通りに行くとは限りません。進捗状況によっては、スケジュールを調整し直す必要もあるでしょう。ボトルネックの早期発見のためには、常日頃から進捗を監視することが重要です。早期に発見することで、迅速な対処と余裕を持ったスケジュール調整が可能になります。
その4．プロジェクトの終結時は評価をして次回に繋げる
プロジェクト管理は目標を達成したらそれで終わりではありません。最後に終結したプロジェクトを評価し、分析することが大切です。評価と分析することで、次の機会に活かせる重要なデータを得られます。評価と分析をもって、プロジェクト管理は終結します。立ち上げから終結までの流れを押さえて、適切な管理を行うようにしましょう。
プロジェクト立ち上げや管理に用いる代表的な手法を解説
プロジェクト管理には、さまざまな実績のある手法が活用されています。管理手法を事前に把握しておくことで、より確実で効果的な管理を行えるでしょう。ここでは、プロジェクト管理に用いられる手法について代表的なものを紹介します。
作業を分解しスコープを導き出すWBS
WBSとは、Work Breakdown Structureの略で、立ち上げの段階で活用される手法のことです。スコープを明確にするためのもので、目標達成に必要な作業の関連性を階層図で示す点が特長として挙げられます。WBSはスコープを明確にし、プロジェクトの全体像を把握するために必要です。スケジュールの作成やコストの見積もりなど、WBSをもとに計画を具体化することができるでしょう。
コストなどの金銭価値で進捗管理をするEVM
EVMは、Earned Value Managementの略です。コストという観点で進捗状況を把握し、管理を行う手法のことを指します。EVMでは、まずスコープ内の作業の一つひとつにかかるコストを予算として算出します。作業の進捗度は、その時点で費やしている予算の総額で測られます。予算の総額と実際に消費しているコストを比較することで、予定通りに工程が進んでいるかを確かめることが可能です。EVMは納期と予算という2つの面でプロジェクト管理を行うのに、役立つ手法といえます。
スケジュールの妥当性判断と管理ができるガントチャート
ガントチャートとは、作業ごとの進捗状況を管理するための工程表のことです。縦軸に作業を、横軸に日付を取って、いつまでにどの作業を終わらせるかを明確に示します。ガントチャートは、メンバー間でのスケジュールの共有に役立つツールだといえます。また、プロジェクトの工程が直感的に把握できるため、スケジュールが妥当であるかの判断もしやすい点も特長のひとつです。
プロジェクト管理ツールを導入する際の選び方
プロジェクト管理ツールを選ぶ際は、以下のポイントを押さえておきましょう。
- 操作が簡単である
- プロジェクトに必要な機能がある
- 費用が妥当である
- プロジェクトに適したツールの提供形態を選ぶ
管理ツールの操作性は重要な判断基準の一つです。また、プロジェクトに必要な機能を取りそろえた、シンプルなものが適しているといえます。費用については、予算内に収まるものであり、かつ相場から高すぎたり低すぎたりしないものが信頼できるでしょう。
管理ツールには、クラウド型とパッケージ型があります。クラウド型は導入しやすくコストも低く済む一方で、セキュリティリスクはパッケージ型に比べると高いのが特長です。対してパッケージ型は導入や保守などを自分で行うため、管理が難しいという特長があります。プロジェクトごとに適した管理ツールを選ぶとよいでしょう。
プロジェクトを成功に導く鍵はコミュニケーション力
プロジェクトが失敗してしまう要因の一つとして、コミュニケーション不足が挙げられます。プロジェクト管理に関する情報が共有できていないことで、ニーズの把握やリスク管理がおろそかになってしまうことに繋がってしまいます。
コミュニケーション不足を解消するためには、立ち上げの段階からステークホルダーと意見をすり合わせ、ニーズに合った目標を定めることが大切です。計画段階でもメンバーの意見を取り入れ、柔軟にスケジュールを作成する必要があるといえるでしょう。コミュニケーションが円滑にできれば、プロジェクトの成功率は上がります。
まとめ
プロジェクト管理は、会社の未来を左右するプロジェクトを成功に導くためには必須の作業です。適切に管理されたプロジェクトでは、認識の共有による円滑なコミュニケーションが行われ、目標に向かって一丸となって作業を行うことができます。
また、ツールを活用することでより効率的に管理を行えるでしょう。適切に管理したい企業におすすめなのが、NetSuite PSAです。リソース管理から財務管理まで、あらゆる管理業務をこれ一つで行えます。プロジェクト管理でお困りの際には、ぜひ導入を検討してみてください。
