今だからこそ知っておきたい在庫管理が持つ問題点と課題点

 2016.09.21  クラウドERP編集部

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在庫管理の重要性は1929年~1933年の世界大恐慌時代にその認識が高まったとされています。

それまでの在庫というのは資産であり富の象徴であり、市場では在庫を多く持つものこそ強いとされていたのです。しかし世界大恐慌により資産価値は低迷。多くの実業家が在庫を持ち過ぎることは非常にリスクがあると理解しました。

そんなビジネス社会の中でも長年重要視され常に手法が改良されてきた在庫管理ですが、現代ほど重要性が高い時代はなかったでしょう。なぜなら、インターネットが普及する以前では多少在庫を持ち過ぎても商品は売れたからです。

消費者の情報源は主にマスメディアで、テレビCMや広告を出せば商品が売れる時代でした。「モノ不足」というのもあったでしょう。こうした背景から多少適当な在庫管理でも問題なかったのです。

しかし、インターネットが普及した現代では、消費者の情報源はありとあらゆる場所に存在します。かつて一方通行だった情報コミュニケーションはインタラクティブに成長し、消費者が自ら情報を得ているのです。「モノのインフレ」も相まって、以前よりも商品は売れづらくなってしまいました。

そして在庫管理を徹底し、適正在庫を常に保たなければ経営を圧迫してしまう時代が到来したのです。

では、在庫管理が不適切だと一体どのような影響があるのか?今回は在庫管理の問題と課題についてまとめてみました。

在庫管理の問題点

在庫を多く持つことは販売機会を見逃さないという点でメリットがあるように感じます。確かに商品があれば需要に対して十分な供給ができますが、実際多くの問題点があるのです。

もちろん少なすぎても多くの問題が発生します。不適切な在庫管理にはどのような問題点があるのでしょうか?

キャッシュフローが悪くなる

企業は「商品を売ること」で利益を上げているため、在庫とは言わば現金化されていない資産です。つまり、在庫が多ければ多いほど動かせないお金があるという状態でもあります。

しかし、経営には色々とお金が必要ですよね?従業員の給料やシステム投資、細かいところで言えばビルのテナント代や電気代などもぬかりなく支払う必要があります。

一方在庫を多く抱えていても現金化できなければ、手元に現金がなくなりキャッシュフローが悪くなります。となると必要な場面にお金が回らなくなってしまうのでどんどん経営が悪化してしまうのです。

「利益は上がっているのに倒産してしまう」という企業を度々見かけることがありますが、実はこうした在庫管理の問題によって倒産してしまうことも珍しくないのです。

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経年劣化を起こしやすくなる

どんなものであれ実体があれば必ず経年劣化が起こります。例えば金属や樹脂材といった一見劣化しないようなものも、時間の経過により品質を落としていってしまうのです。

在庫を多く抱えているということは仕入れと販売の流れがストップしている状態でもあるので、経年劣化が起きやすい状態です。つまり在庫が多いほど品質が低下しやすくそれだけに商品が売れづらくなってしまいます。

また、経年劣化による販売後のトラブルも少なくありません。商品に対するクレームやリコールがあれば多大なコストをかけて対応する必要が発生します。

管理コストが向上する

例えば棚卸の際、常に適正在庫を保っていれば最短の時間で在庫をチェックすることができます。これは仕入と販売の流れがスムーズで最低限の在庫数を抱えているからこそできることです。

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しかし、もしも在庫に余剰があれば、その分棚卸業務に多くの時間を費やしてしまいます。つまりは管理コストが上がってしまうということです。日常的なピッキングなどにもより多くの時間を割いてしまうのでさらなる管理コストの増大は避けられないでしょう。

また、倉庫代などが余計にかかってしまうこともあります。

生産性が低下する

管理コストが向上する一方で生産性は大きく低下します。製造業を例に挙げると在庫が多いことで部品一つ探すのも一苦労です。その分ラインへの部品投入が遅れ生産可能数は少なくなってしまいます。

また、在庫の先入れ先出しが難しくなったりと、あらゆる面で生産性の低下を招いてしまうのです。

さらに在庫が増えてしまう

在庫数があまりに多いと、さらなる在庫の増加に気付かないことが多くなります。感覚がマヒしていると言ってもいいでしょう。そうなると余計に適正在庫が保てなくなり悪循環に陥ります。

この悪循環を放置していくと徐々に経営を圧迫していき、気付いたころには首もまわらないほど四方をガチガチに固められてしまうでしょう。

在庫管理が不適切なだけでここまで多くの問題点が発生するのです。もはや在庫管理は経営です。適切な管理なしには経営強化はあり得ないと言ってもいいでしょう。

在庫管理の課題点

次に前述した問題点を考慮しつつ、在庫管理の課題点について説明していきます。適切な管理を実行するためにはどのような課題が残されているのでしょうか?

在庫管理業務の標準化

在庫管理が不適切な原因として、従業員ごとにバラバラな管理を行っているというのがまず挙げられます。管理に対するルールもマニュアルもなく好き勝手に管理している状態ですの在庫の把握は非常に困難です。

従って、第一に在庫管理に対するルールを策定し、マニュアルを作成する必要があります。

  • 検品時のルール
  • 保管のルール
  • 置き場のルール
  • 持ち出しのルール

などなど、在庫管理に対するルールを決めマニュアルとして徹底させることで、管理業務が標準化されます。標準化されれば在庫の把握も容易になるのできちんと管理することができます。

仕入と販売のバランスを保つ

適正在庫というのは多すぎても少なすぎてもいけません。ベストなのは在庫を持ちすぎず、かつ機会損失を被らない程度に持つことです。

そのためには仕入と販売のバランスを常に保つことができます。需要を予測すると言い換えることもできますね。

「この商品はどれくらい売れるか?」をロジカルに予測することで、在庫をいくつ持てばいいかが分かるでしょう。

需要を正確に予測するためには販売データを分析する必要があります。

また、適正在庫を保つためにPDCAサイクルを回しベストな状態へと持っていくという継続力も必要です。

管理業務をできる限り簡素化する

在庫管理業務が難しく、ベテラン社員しかできないという状態は危険です。従って管理業務を簡素化し、新人社員でも行えるように整備する必要があります。

定期的に管理マニュアルを見直し改善していくことが重要です。

管理をシステム化し人的ミスを減らす

在庫管理業務をマニュアル化したとしてもミスがなくなることはありません。人の手により管理されている限り、どんなに注意してもミスは発生してしまうのです。

人為的ミスを減らすためには管理をシステム化する必要があります。つまり在庫管理システムを導入し、人の手による業務をできる限り排除するのです。

例えば、ハンディターミナルを導入しバーコードを読み取るようにするだけでもミスは大幅に削減されます。また、仕入管理システムや販売管理システムと連携の取れたシステムを導入することで23重のデータ入力作業がなくなり、さらに人為的ミスを減らすことができるでしょう。

このように在庫管理業務をシステム化することで適切な管理を行いやすくなるのです。

データ分析基盤を作る

需要を予測して在庫管理を最適化するためには、正確なデータ分析が必要です。そして分析のためには当然データが必要ですね。

そこで販売データなどを瞬時に可視化するシステムがあれば、より正確な需要を予測することができます。できればリアルタイムでデータ分析のできるシステムがいいでしょう。

販売データを瞬時に分析できれば、需要を予測するだけでなく意思決定を迅速化することもできます。

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在庫管理の問題・課題解決にクラウドERPソリューション

ここまで在庫管理の問題点と課題点について解説しましたが、それらを解決するためにおすすめしたいのがクラウドERPソリューションです。

クラウドERPソリューションとは在庫管理システムを始め販売管理システムや仕入管理システムなど、連携の取れた複数のシステムを同時に提供しています。さらに、各システムから生成されたデータをリアルタイムで可視化し分析することも可能です。

こうしたクラウドERPソリューションの特徴が難しい在庫管理を飛躍的に簡素化してくれます。つまりは在庫管理が適切になりキャッシュフローが良くなり、経営が楽になるということですね。

管理業務に付きものな人的ミスを減らすこともできますし、リアルタイムなデータ分析によって正確な需要を予測しやすくもなります。何より、在庫管理業務だけでなく販売管理・会計管理顧客管理などのあらゆる業務が最適化されるのが大きなメリットでしょう。

クラウドとして提供されているというポイントから、導入コストの削減や自由度の高いワークスタイルを実現できるのも強みの一つです。

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まとめ

いかがでしょうか?現代ビジネスにおける在庫管理には、非常に多くの問題点と課題点が残されています。しかし、全ての問題と課題に対し人の手だけでアプローチするのは非常に難しいでしょう。

だからこそ、在庫管理システムやクラウドERPソリューションなどのシステム導入が必要不可欠です。在庫管理業務がなかなか上手くいかないという企業では、一度システム化を検討してみてはいかがでしょうか?

適切な製品選定と運用さえできれば、在庫管理を大幅に改善させることができるでしょう。また、システムに頼り切らずマニュアルをきちんと作成したり定期的に見直すという重要性も忘れないでください。

「在庫管理は経営」という意識をしっかりと持ち、どんどん管理業務を最適化していきましょう。

NETSUITE アドバンスト在庫管理

商品別在庫管理テンプレート(Excel形式)
国内クラウドERP利用実態調査レポート:矢野経済研究所

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