請求書を送ったのに入金がない!その時、あなたは何をすれば良いのか?

 2019.12.09  クラウドERP編集部

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「請求書を送ったのに入金がない!」。もしかしたらこのような経験はないでしょうか?本稿では、代金未払いが発生した時に対処法についてご紹介します。どんなに与信管理を徹底していても代金未払いが起きることはあるので、この機会に自社の対処法について検討していきましょう。

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入金がされない理由

請求書を送付したにも関わらず入金がない理由はさまざまです。よくあるのが「請求書の確認漏れ」や「代金の支払い忘れ」、あるいは「請求書の送り先が違った」や「請求内容に誤りがあり受理されなかった」なども考えられます。こうした理由ならば、対策をきちんと取ることで未払いを防ぎ、計画的な資金運用を目指すことが可能です。

しかし時に、「貸し倒れ」による代金未払いが起きることがあります。つまり、こちらは取引内容に従って商品やサービスを提供しているにも関わらず、取引先の故意またはやむを得ない理由によって代金が支払われない状況です。その時、あなたは何をすればよいのか?

貸し倒れを放置していると代金未回収によって利益は出せませんし、最悪の場合は売掛債権が消失する可能性もあります。

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催促/督促のやり方

貸し倒れによって企業が被る経済的損失は、単に「利益が出ない」ことだけではありません。代金未払いへの対応にもコストはかかりますし、精神的負担も大きいでしょう。また100万円の代金未払いが発生した場合、それを取り戻すのにはさらに10倍~20倍の売上が必要になります(利益率5~10%の場合)。ちょっとした代金未払いが、実は非常に大きな損失を生んでいるのです。こうした状況を回避するために、万一代金未払いが発生した場合は催促/督促を行います。

Step1.自社側に問題はないかを確認する

代金未払いが発生した場合、真っ先に取っていただきたい行動は「自社側に、問題はないかを確認する」ことです。場合によっては、請求先間違いや請求内容の違いにより、取引先に受理されず未払いになっている可能性があります。もしかしたら請求書の送付を忘れていることもあるかもしれません。

もちろん、請求書が受け取られなかったり内容が間違ったりしている場合でも、取引時点で取引先が代金を支払う義務があるのですが、取引先によっては請求書が受理されないと代金を支払えないルールを設けている場合もあります。

もう1つ考えられるのは、取引先からクレームが入っているが故に代金が支払われていないことです。そんな中で代金請求の連絡をしてしまうと、火に油を注ぐことになりますので、最初に問題の有無を確認することが大切です。

Step2.メールまたは電話で連絡を取る

請求書の送り先も内容も正しく、かつクレーム等もないのに代金が未払いになっていることが確認できたら、取引先に連絡を取ります。メールや電話、あるいはWeb会議などを使ってコンタクトして、「なぜ代金が未払いになっているのか?」の説明を求めましょう。

どの連絡方法を選択するかは都度最適なものを選択することが大切です。電話やWeb会議では履歴が残らない可能性もありますのでメールで伝える方がよいかもしれません。

取引先の事情が猶予できるものかどうかを十分に検討した上で、次の代金支払い期日を設定しましょう。

Step3.直接訪問する

メールまたは電話などで連絡を取り、新しい支払い期日を設定したにもかかわらず代金が支払われなかった場合、直接訪問するのも有効的です。ただし、過度な威圧感を与えてしまう可能性もあるので、直接訪問するかどうかは慎重に検討しましょう。

Step4.催促状を作成/送付する

直接コンタクトしても期日通りの代金支払いが確認できなかった場合は、催促状を作成します。催促状には「未払い金に関し、〇月〇日までに確実な代金支払いをお願い致します」といった文言を交えて、代金支払いの催促を行います。催促状は正式な書面として角印の押印をおすすめします。ただし、「未払い代金に対して催促した」という事実を作ることが大切なので、簡易的な連絡手段であっても問題はありません。

Step5.督促状を作成/送付する

催促状で設けて支払い期日にも応じなかった場合は、督促状を作成しましょう。「催促」と「督促」のニュアンスは似ていますが、督促の方が強制力を持っています。そのためには、内容証明郵便で督促状を送付し、「〇月〇日までに代金支払いが確認できない場合、法的措置に移行いたします」といった文言で督促します。内容証明郵便は「誰が、誰に、どんな内容の文書を送付したのか」を郵便局が証明してくれるので、法的効力を持ちます。万一裁判に発展した際に、有利に働くので必ず督促状を作成/送付しましょう。

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法的措置について

代金未払いについて、猶予を設けて再三注意したにも関わらず、それに取引先が応じなかった場合は法的措置に移行します。これは最終手段であり、長年取引のある企業であっても一度法的措置に移れば、それまでの関係性は無くなってしまうので慎重に検討しましょう。一般的な法的措置としては、以下のようなものがあります。

支払い督促の申し立て

裁判所より金銭などの支払い(債務の履行)を命じる督促状を取引先へ送付してもらいます。送付後、2週間内に意義が申し立てられると訴訟へと移行します。

民事調停の申し立て

簡易裁判所において、当事者同士が話し合い解決を目指す方法です。合意に至れば調停書が作成され、互いに提示した条件に従って取引を完了させます。ただし、調停が成立せずに裁判に発展する可能性もあります。

強制執行の申し立て

取引先の意に反して強制的に実行する手続きです。多くの場合は弁護士への依頼が必要となります。地方裁判所で執行文を付与してもらい、強制執行を申し立てることはできますが、裁判所を介した強制執行は解決までに長い時間を要するため、代金回収までの手間とコストを天秤にかけることが大切です。

少額訴訟

簡易裁判所において、60万円以下の金銭を要求する場合に起こせる訴訟です。1回の審理で判決を終えることを原則としているので、短時間で代金を回収できる可能性があります。

ちなみに、先にご紹介したように段階的に催促/督促を進める理由は、最終的に法的措置に移行した場合に「再三の注意にも関わらず代金支払いに応じなかった」という事実を作るためです。なので、催促/督促段階で自社の不利になるような行動(アポなし訪問、過度な訪問など)は絶対に避けましょう。

与信管理を徹底した未払いリスクを回避しよう

いかがでしょうか?代金未払いが発生した際は、ここまでご紹介したステップで回収できる場合がほとんどです。稀に貸し倒れによって法的措置に移行しなければいけないケースもあるので、十分に注意しましょう。ちなみに、法的処置を講じても回収できることは保証されませんが、回収できる確率は高くなると言えます。

大切なのは、「そもそも貸し倒れリスクが低い取引」を心がけることです。そのためには、与信管理を徹底して未払いリスクを回避するよう心がけましょう。代金未払いへの対応コストは想像以上に大きいので、最初から未払いを発生させない取引がとても大切です。

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