“受発注システム”というITツールを聞き慣れないという方は多いでしょう。市場としてはまだまだ成長段階であり、徐々に導入が拡大しているITツールです。
受発注システムを簡単に言えば「面倒の多かった受注・発注業務を効率化する」ためのシステムだと言えます。では具体的に受発注システムとはどのようなものなのでしょうか？
今回は、受発注システムの基礎について紹介していきます。
受発注システムとは？
受発注システムとは受注・発注業務を効率化するためのシステムですが、特にWebベースで提供されているシステムを指すことが多くなっています。受注・発注業務をWeb化することで、様々な効率化効果があるというわけです。
具体的には受注側と発注側で機能が分かれており、インターネットを介して使用することで互いの業務を効率化していきます。
例えば、これまで電話やFAXにて受注業務を行っていた場合を想定してみましょう。顧客は発注のために連絡を入れたり、FAX用の資料を作成しなければなりません。これが意外と負担であり、特に電話発注に関しては担当者が不在の際は再度連絡しなければならないという問題があります。
また、受注した担当者が受注処理を行い忘れてしまったりと、人為的ミスが絶えない業務でもあるのです。
こうした受注・発注業務環境をWeb化した場合どうなるでしょう？第一に、顧客は好きなときにストレスなく発注を行うことができるようになります。顧客のストレスを軽減することで満足度は向上するので、今まで以上に友好的な環境を築くことができるのは確かです。
受注者側としては受注処理がWeb上で行われるので、処理忘れなどの人為的ミスを少なくすることができます。
このように、受発注システムを導入することで様々な業務を効率化したり、ミスやストレスを軽減することができるのです。
受発注システムのコスト削減効果はどれ程か
では、受発注システムを導入することでどれ程のコスト削減効果があるのでしょうか？ここで簡単に試算してみたいと思います。
月間給与30万円の社員3名で受注業務を処理している場合、1日あたりの人件費は4万5,000円です。そして月間の業務コストは90万円であり、年簡になると1,080万円となります。単純に考えれば、受注処理を行うだけで年間1,080万円のコストがかかるというということです。
では、受発注管理システムによって、現在の受注業務の30％をシステム化できたとしましょう。この場合削減されるコストは年間324万円です。受発注システムを導入することで、これだけでのコスト削減効果があるとは意外ではないでしょうか？
こうしたコスト削減効果から、従来大企業を中心に導入されていた受発注システムですが、近年クラウドサービス化が進んだことで、中小企業にとっても導入しやすいITツールの一つとなっています。
マルチチャネル化の重要性について
“マルチチャネル”という言葉がビジネスに浸透してから数年が経過しますが、実際にマルチチャネル化を実現している企業は多くありません。やはり、オンラインとオフラインにある様々なチャネルを統合するというのは、かなり負担であると考えられます。
しかし、マルチチャネル化が、現代企業に求められる要素である事実は変わりません。
それはなぜか？顧客の購買行動が多様化し、BtoBビジネスにおける決裁行動でもWebを活用する機会が劇的に増えたからです。
例えばシステム担当者の多くが、新たなITを導入する際にまずWeb上でのリサーチを始めます。原材料や部品を仕入れる製造業、小売業においても同様です。Webは今やビジネスを巻き込む巨大プラットフォームで、一般消費者か大企業かを問わず、多くの購買行動がWeb上に集約していると言えます。
となれば、オンラインチャネルを統合してマルチチャネル環境を提供するのが至極当然の流れでしょう。しかしそのマルチチャネル化が難しい。新たなシステムを開発したり導入しなければならないため、なかなかマルチチャネル化に踏み出せない企業が多いのです。
その点受発注システムを導入することで、比較的簡単にマルチチャネル環境を手にすることができます。
Web上での受注業務に加え、従来のような電話やFAXでの受注対応も可能なので、特定のチャネルに縛ることなく受注業務を行うことができます。顧客からしても必要に応じて発注方法を変えられるので、利便性の高いサービスを提供することができるでしょう。
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自動化されたサンクスメールで次のアクションに繋げる
「この度は当社製品をご購入いただき誠にありがとうございます」受注処理後には、このような文面のメールを送信する企業が多いでしょう。発注に対するお礼は基本中の基本であり、次のアクションへと繋げるためにステップでもあります。
しかし、このサンクスメール作業が実は負担だったりもします。
受注一件一件に対しサンクスメールを作成して送信するのはなかなか骨の折れる作業であり、従業員の負担でもあります。
受発注システムではこうした受注処理後のサンクルメールも自動化することができます。これにより従業員の負担を軽減し、さらなるコスト削減効果が生まれます。
また、最適化されたサンクスメールを送信すれば、顧客の次のアクションを促し、自社の利益を最大化することも可能でしょう。
ERPとしての受発注システム
ERP(統合基幹業務システム)とは組織に必要な業務アプリケーションを統合的に導入するためのITツールで、中には受発注システムも含まれています。特徴は、受発注システムと周辺システムの連携が予め取れていることから、全社的な業務効率化効果があることです。
例えば受発注システムにて受けた受注データを販売管理システムに反映し、出荷指示を出したり、債券管理システムにデータ反映して請求業務を行うといった一連の業務を可能とします。
また、業務効率化効果があるだけでなく、各業務アプリケーションから生成されるデータを一元的に管理し、経営資源として活用することができます。ERPを導入することは企業に様々な変革をもたらし、各システムの導入効果をより効率的に引き出すことができるのです。
ですので、受発注システムの導入を検討する際は、ERP導入の検討も同時にしていただきたいと思います。企業によっては受発注システムを単体で導入するよりも、ERPで統合的環境を整える方がより多くの課題を解決できる場合があるのです。
特にクラウド型のERPであれば、マルチチャネル化を容易に行うことができるので、多様な購買行動の変化も捉えることができます。
まとめ
いかがでしょうか？受発注システムは、皆さんの受注・発注業務を効率化してくれます。さらに高いコスト削減効果もあるので、検討すべきITツールの一つです。また、ERPの導入検討も同時に行うことで、自社に最適なシステムを環境を考えるきっかけにもなります。
ただし、受発注システムを導入したからといって必ずしも効果があるとは限らないので注意しましょう。大切なのは正しい製品選定と導入後の運用です。この2つが揃って初めて効果の高い受発注システム導入が可能になるのです。
