受注管理システムや発注管理システムを利用している、もしくは知っているものの、受発注管理システムとの違いがわからない方も多いのではないでしょうか？ ここでは、受注管理システムと発注管理システムについておさらいするとともに、受発注管理システムとの違いに焦点を当てて解説します。さらに、受発注管理システムのみが解決できる課題についても紹介します。
受注管理システムとは
受注管理とは顧客からの注文を受理し、出荷へとつなげる業務のことをいいます。受注管理システムは、受注義務を自動化するツールです。受注管理を自動で行うことにより、受注業務の作業効率が上がるほか、出荷や請求など後続のプロセスでも参照しやすくなります。
とくにECサイトでは、受注と売上が同時に発生するうえに、代金請求や回収処理も発生するため、受注管理が大切です。さらに扱う件数も膨大なため、適切に受注業務を行うには、仕入れや製造業プロセスにまで紐付けして考える必要もあります。受注管理をシステムで行えば、ほかの業務との連携が取りやすいため、業務の効率化に大いに役立ちます。
受注管理システムのメリット
受注管理システムの第一のメリットは、ほかのシステムと連携して業務全体が自動化できることです。前で述べた通り、受注管理で登録したデータを一元管理し、ほかのプロセスでも使用できれば、同じ内容のデータを何度も入力する必要はありません。
さらに、ECサイトの場合、システムを導入することで運営側の労力を大幅に減らせます。なぜなら最初の受注データは顧客が入力してくれ、在庫管理システムなどと連動すれば、在庫引き当てや納期回答まで自動で行ってくれるからです。ECサイトの運営側が関与しなくて済むため、24時間顧客対応ができます。
業務自動化が進むと、人の関わる仕事も減るため、人為的ミスが減らせます。さらに人件費の大幅な削減も期待できるでしょう。
第二のメリットは、顧客満足度が向上することです。システムを導入することで工数が減るため、注文商品をいち早く顧客のもとへ届けられます。ECサイトの場合、24時間どこでも注文できるのも、顧客にとって大きなメリットです。
発注管理システムとは
商品仕入れや原材料購入、外注、直送を担う活動が発注です。発注活動は、在庫管理担当者が商品や製品、部品原材料の在庫を調べて在庫補充の必要性を把握することを契機に、購買依頼書を作成することからスタートします。発注管理システムは、購買依頼書作成・仕入れ先選定・発注書作成などの業務を自動化するためのツールです。発注管理システムを導入することで、購買依頼書や注文書の作成にかかる時間を削減できます。
発注管理システムのメリット
発注業務は作業量が多く、ミスが発生した場合の影響は甚大です。影響は、社内ばかりでなく顧客や仕入れ先・外注先にも及び、会社の信頼を失ったり、販売機会を逃したりするばかりでなく、損害賠償を請求される恐れもあります。発注管理システムを利用すれば、このようなミスを減らせます。
さらに、発注管理システムを在庫管理システムと連動させることで、リアルタイムで在庫を確認しながら、発注をかけられます。在庫切れなどのミスを低減することにつながるでしょう。ほかにも、発注管理システムは会計システムや仕入れ先や外注先の社内システムと連動させることも可能です。これにより、業務は一層効率化され、仕入れコストの低減も図れます。
両方の業務を効率化する受発注管理システム
受注管理システムや発注管理システムがあっても、いまだに企業間で注文伝票などをやり取りする際は、メールやFAXが使われています。そのため、注文伝票を受け取った企業では、社内の受注管理システムに人手で入力するという状態も、多くの企業で続いているのです。
そこで役立つのが受発注管理システムです。受発注管理システムは、クラウドで受発注業務を一元化するもので、１つの企業に留まらず、仕入れ先や外注先からもアクセスして使用できます。受発注を行う担当者が、それぞれクラウド上で内容を確認して仕事を進められるため、受注管理システムと発注管理システムをそれぞれ使うよりも連携機能に優れており、さらなる効率化が目指せます。
受発注管理システムで解決できる課題
では、具体的に受発注管理システムで解決できる課題を3つ紹介します。
属人化
受注業務や発注業務は作業プロセスが複雑で、マニュアルも乱雑しがちです。Excelやスプレッドシートでの管理は、限界が来ていると言えるでしょう。しかし受発注管理システムなら、システムの案内に沿って誰でも簡単に業務管理が行えます。属人化を解消し、引き継ぎや新人教育もしやすくなるでしょう。担当者が不在でも、受発注の対応ができます。
注文書や発注書のファイリング
受発注管理システムを会計システムとつなぐと、注文書や発注書のファイリング作業が不要となります。注文書や発注書をメールやFAXでやり取りしている場合、こうした書類のファイリングが、税法により義務づけられています。しかし、受発注管理システムで入力されたものに関しては、データがデータベースに保存されているため、ファイリングする必要はありません。
顧客ニーズの把握
受発注管理システムを使用すると、注文内容がリアルタイムにシステムへ反映されます。そのため、新鮮な情報が入手でき、顧客のニーズも読み取りやすくなります。また、クラウドシステムであれば、PCやスマートフォンでどこからでもアクセスし、確認できるのがうれしいポイント。販売機会の損失防止にも役立ちます。
クラウド型ERP「NetSuite」で受注・発注業務を円滑に
NetSuiteは、世界中の22,000以上の企業で利用されているERPシステムです。米国Oracle社が提供し、中小・スタートアップ企業から中堅・大企業まで、さまざまな業種向けにソリューションを提供しています。
受注関連では見積・受注入力・出荷・請求書などの業務を管理でき、高精度な見積書の作成や、請求エラーの削減が目指せます。発注関連では購買・注文、受領などの業務全体を管理可能です。
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まとめ
受発注システムは、クラウドで受発注業務を一元管理できるツールです。受注管理システムと発注管理システムの機能に加えて、取引先との企業間連携機能により、自社と取引先の効率化をもたらします。また、受発注管理システムにより3つの課題「属人化の解消」「注文書や発注書のファイリングからの解放」「新鮮な情報の入手」の解消が見込めます。NetSuiteは、それらすべての課題を解決する代表的なWebサービスです。受発注管理システムに興味がある方は、ぜひ一度チェックしてみてください。
