予実管理とは?その方法を解説

 2019.07.25  クラウドERP編集部

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あらゆる会社において年初や月初に売上目標を立てて、それに応じた営業活動を行っていることでしょう。では、皆さんの会社で“予実管理”は実施されているでしょうか?予実管理を徹底すれば、売上目標に向かって順調に進んでいるかどうか、経営がうまく行っているかどうか、問題はないかなどを確認しながら事業を展開していくことができます。本稿では、そんな予実管理について解説しておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

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予実管理とは?

予実管理は、「企業の予算と実績を比較管理することで、経営目標に対する現状把握を行うための管理手法」です。予算実績管理ともいいます。一般的に、営業部門では売上や仕入などの数値目標を予算として計画します。この目標となる予算通りに実績が推移しているかどうかを確認・管理することが予実管理の目的です。

予実管理を活用すると、経営目標など年初や月初に設定した予算に対して、実績でどの程度クリアできているのかが把握できます。経営目標に対して実績がどの程度進んでいるのか、またはどの程度足りないのかといった進捗度合いを確認することで、足りない箇所は補強していくことが可能です。

さらに、予算と実績があまりに乖離していると、そもそも予算が誤っている可能性があるでしょう。目標を高く設定するのは良いことですが、実現が不可能なレベルの目標は予算としてふさわしくなく、従業員のモチベーション低下などの問題を引き起こします。予実管理を持続的に実施していくことで、より現実的な予算計画を立てることができるため、経営の最適化を図っていくことにも繋がります。

予実管理を実施するには?

予実管理へ取り組むにあたり、まず手を付けるべきは「営業利益の決定」です。過去の実績をもとにしながら利益目標を掲げて、そこから予算目標を決定していきます。売上がどんなに高くても経費が大ければ利益は少なくなりますし、反対に売上が少なくてもそれ以上に経費がかからなければ利益は創出できます。

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借り入れが多く営業外収支で赤字になっている場合には、経常利益で予実管理を実施していくという手もあります。ただし、予算計画を作成している段階では当然ながら利益は確定していないため、予想した利益から予算目標を立てることになります。経理は利益目標となる数値を算出するための資料を作成する必要がありますが、難しい資料ではそもそも作成に時間がかかります。

そこで、月次試算表から損益を確認し、実績としてどれくらいの利益と損失が出ているかを確認します。そこから売上予算、固定費予算、変動費予算を算出していきます。過去の実績をもとにしているということで現実的な根拠もあり、正確な予算計画を立てていくことが可能です。

予実管理のキーポイント

予実管理に取り組んでいると、次第に予算と実績が明確になっていきます。ただし、予算と実績を確認するだけで終わってしまっては意味がありません。予算目標に対して実績が足りないというケースの方が多いですし、「今月は予算目標を達成できなかった…。来月また頑張ろう!」では、予実管理に取り組んでいる意義が無くなってしまいます。

キーポイントとなるのは、予算目標に対して実績が足りなかった場合、何が足りなかったのか?なぜ足りなかったのか?何が原因なのか?改善の方法は?といった具合に、予算目標と実績の差異分析を行った上で改善策を打ち出していくことです。これは情報活用の基本でもあり、予実管理とはいわば予算目標と実績という情報を突き合わせて、現状把握と分析、それと改善を繰り返していくことに意義があります。実は、予実管理において現状把握だけで終わっていて改善に繋げられていないというケースが非常に多いのです。

もう1つ、予実管理へ取り組んでいくためのキーポイントが、「リアルタイムな情報活用を促進すること」です。前述のように、予実管理では予算目標と実績の情報を突き合わせて、現状把握と分析・改善を実施することが大切です。しかし、活用する情報が1ヵ月も2ヵ月も前のものでは意味がありません。重要なのは「今ある最新情報」を活用することです。

そのためには月次決算を新たに取り入れて、最低でも毎月、余裕があれば毎週、予算目標と実績を管理していきます。予算目標と実績に乖離があれば、その点を詳細に確認していき、原因究明から改善策を打ち出していきます。予実管理ではこうしたサイクルを素早く回して、持続的に改善活動を行っていくことで、次第に予算目標と実績のギャップを埋めていき、より現実的な情報を取り入れた経営活動を実施していくことに繋がります。

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予実管理表の作り方

実際に予実管理へ取り組むためには、予実管理表などを作成して情報を記録していき、管理する必要があります。ここでは、簡単な予実管理表の作り方についてご紹介します。

 

当月発生

当月予算

差額

予算比

前年同月

差額

前年比

売上高

             

売上原価

             

売上総利益

             

給料手当

             

法定福利費

             

接待交際費

             

旅費交通費

             

通信費

             

水道光熱費

             

消耗品費

             

租税公課

             

支払手数料

             

減価償却費

             

販管費計

             

営業利益

             

営業外収益

             

営業外費用

             

経常利益

             

この予実管理表は、月次報告のための一般的な予実管理表です。勘定科目は上から、売上から売上原価を差し引き、売上総利益を出していきます。さらに下部では販売費として給料手当などを差し引いて営業利益を出していき、営業利益の株には営業外収益を加算して営業が費用を差し引いた金額として計上利益を記入します。

この予実管理表は売上と売上総利益、営業利益、経常利益は予算よりも高い数値が良いことになり、販売費などの経費は予算よりも低い数値が良いものとなります。これをベースに、独自の予実管理表を作成してみてください。

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予実管理を効率的に実施するためには?

予実管理では上記のような予実管理表を活用することになりますが、それぞれの数値を逐一記入していくのは時間と手間がかかりますし、タイムリーな予実管理が難しくなります。そこで、予実管理を効率的に実施するためには、システム同士を連携させてそこから得られる情報を統合的に管理し、予実管理に反映することが大切です。

しかしながら、多くの企業では部門ごとに個別最適化されたシステムによって、システム同士を連携させることが難しい状況にあります。運用管理はより複雑になりますし、IT関連費用における維持費が増大することになります。

そこでおすすめしたいのが、クラウドERPの活用です。ERP(Enterprise Resource Planning)とは経営上不可欠なシステム群を統合したソフトウェアパッケージであり、これまで個別最適化が進んできた部門ごとのシステムを統合することができます。

それに伴い、システム同士の連携性が向上し、データの受け渡しがスムーズに行われるようになるため、特別な作業をしなくても日々の予実管理が行えるようになります。そうすることでタイムリーかつ正確な予実管理を実施することができるため、日々の中で予算目標と実績の差異分析を実施し、問題の原因を突き止めて、改善に取り組むことが可能です。予実管理に取り組みたい、予実管理を効率化したいと考えている場合は、ぜひクラウドERPをご検討ください。

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