会計帳簿ってなに?基礎から理解!

 2019.05.15  クラウドERP編集部

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会社法では、株式会社の「会計帳簿」の作成および保存が義務付けられています。この会計帳簿は、閉鎖の時から10年間保存する義務があり、つまりは決算期末から10年間保存しなければいけないということです。そのため、会計帳簿の作成を会社としての義務と考え、作成・保存に取り組んでいる方も多いでしょう。

しかし会計帳簿は、単に法律として作成・保存の義務がある書類ではなく、会社の経営状況を把握したり、これからの経営戦略を考える上で重要な情報を与えてくれたりする存在でもあります。

本稿ではこの会計帳簿について基礎から解説しているので、会計帳簿について知らない方も、知っている方も、ここで会計帳簿のなんたるかを確認していきましょう。

会計帳簿とは?

会計帳簿とは、会社が日々の取引を記録し、会社が持つ資産(負債も含め)や経営状況を明らかにするための書類です。決算期に作成する賃借対照表(B/S)や損益計算書(P/L)のもとになります。

賃借対照表(B/S)

土地や建物などの不動産、有価証券などの財産だけでなく、銀行からの借入金などの負債も含めて会社の財産の流れや、現状の財産を表す書類。「バランスシート」とも呼ばれる。

損益計算書(P/L)

会社のある一定期間における収益と費用の状態を示すために、複式簿記で記録されたデータを集計した書類。一定期間において会社に入ってきたお金と、出ていったお金を把握できる。

そんな会計帳簿は、「主帳簿」と「補助簿」にそれぞれ分かれています。

主帳簿と補助簿

主帳簿

主帳簿は、会社の取引全体を体系的に記録・計算するための帳簿類であり、複式簿記において必ず作成しなければいけないものです。もちろん、会社の経営状況を把握するためにも欠かせないため、少なくとも主帳簿のつけ方を押さえておく必要があります。

ERPに関するお役立ち資料

1.日記帳

仕訳帳に会社の取引を記録する前に、小書きとして作成する会計帳簿です。主帳簿の中では作成が必須ではなく、今では使われていないことの方が多いでしょう。しかし、日記帳は取引内容を時系列で記録していくことで、仕訳帳への取引内容入力でミスが軽減される効果があります。日記帳を徹底している企業ほど、会計帳簿上のミスが少ないかと思います。

2.仕訳帳

一定の様式に沿って、日々発生する全ての取引を発生順に記録していくための会計帳簿です。取引ごとに「借方」と「貸方」に分けて記入していきます。たとえば10万円を銀行から引き落とした場合、借方に「現金10万円」、貸方に「預金10万円」と記録することで、お金の流れを把握することができます。借方と貸方は常に一致している必要があるので、ズレが生じている場合はどこかに記録ミスがあるか、支払金額や入金金額等が間違っていたかです。仕訳帳は総勘定元帳のもとになる重要な主帳簿です。

3.総勘定元帳

総勘定元帳は、仕訳帳から転記して作成される会計帳簿であり、単に「元帳」を呼ぶこともあります。取引内容を勘定科目ごとに分け、すべての取引を記録した仕訳帳の借方と貸方、それぞれの勘定科目を正確に転記することが大切です。仕訳帳がお金の流れを把握するものであるのに対して、総勘定元帳は積み上げ式に取引記録を把握するためのものになります。

補助簿

補助簿とは、主帳簿とは別に作成する会計帳簿の種類であり、会社法によって作成が義務付けられていないものです。ただし、補助簿を作成することで会社の経営状況をより正確に把握するためには、欠かすことのできない会計帳簿です。

1.仕入先元帳(買掛金元帳)

仕入先元帳(買掛金元帳)は、仕入先との取引を管理するための補助簿であり、主帳簿だけでは複数の取引先が入り乱れているため、仕入先別に「取引内容」と「取引金額」を分類して記録します。過去の取引を整理しつつ、将来的に生じる「支払い義務(債務)」についても管理します。

2.得意先元帳(売掛金元帳)

得意先元帳(売掛金元帳)は、得意先ごとに取引を記録するための補助簿であり、主帳簿だけでは複数の得意先が入り乱れているため、得意先別に「取引内容」と「取引金額」を分類して記録します。過去の取引を整理しつつ、将来的に生じる「入金予定(債権)」についても管理します。

3.現金出納帳

現金出納帳は、すべての現金取引を記録していくための補助簿です。現金による仕入れ、売上、買掛金の支払い、売掛金の回収、または備品購入など経費の支払いなどすべて記録していきます。帳簿上の現金残高と、実際の現金残高が一致しているかを確認でき、日々の現金の増減を把握できます。ビジネスの基本でもある「現金がどこからいくら入り、どこへいくら使ったか」を管理します。

4.仕入帳

原材料、部品、あるいは商品の仕入れに関する取引を、発生順に記録していくための補助簿です。仕入れたもの、種類、数量、単価、合計金額などの情報を仕入先ごとに管理し、最終的には仕入元帳のもとになります。

5.売上帳

商品やサービスを販売した得意先ごとに、売り上げた商品・サービスの種類、数量、単価、合計金額など詳細に記録していきます。基本としては、仕入帳と同じ仕組みを持っています。

6.その他

このほかにも、普通預金出納帳、当座預金出納帳、受取手形記入帳、支払手形記入帳などさまざまな補助簿があります。必要に応じて補助簿を作成・保存することで、主帳簿の記録内容確認を助けたり、経営状況をより正確に把握したりすることができます。

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会計帳簿を「作成しない」デメリット

会計帳簿の重要性を理解するには、作成することのメリットを知るよりも、「作成しない」ことのデメリットを知ることが大切です。企業が会計帳簿を作成しないと、どんなデメリットがあるのでしょうか?

100万円以下の罰金

会計帳簿の作成は、株式会社にとっての義務です。会社法によってそれが定められている以上、違反すると100万円以下の罰金に科せられます。それよりも問題なのは、罰金が科せられることによって、仕入先や得意先からの信用を失う可能性があることです。

経営状況を把握できない

前述のように、会計帳簿は単に会社法によって作成・保存が義務付けられているものではなく、会社の経営状況を把握するために欠かせない書類です。会社の経営状況を可視化しないまま経営を続けてしまうと、どんぶり勘定によりいずれ資金繰りが苦しくなってしまいます。会社が好調の時は大した問題には感じないでしょうか、会社が苦しい時、会計帳簿を作成しなかったというツケが回ってきます。

仕入先・得意先を管理できない

仕入先と得意先を管理するということは、会社の買掛金と売掛金を管理することにもなり、それによって「これから出ていくお金」と「これから入るお金」の両方を管理し、資金繰りをコントロールすることができます。

以上のように、会計帳尾を作成しないとことで生じるデメリットはたくさんありますし、いずれも企業にとって致命的なものです。健全かつ継続的に成長する経営を目指すためにも、この機会に会計帳簿作成について見つめ直し、常に適切な会計帳簿を作成することに努めましょう。

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