会計システムの基礎知識・代表的な機能一覧

 2020.11.02  クラウドERP実践ポータル

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会計システムの導入を検討している企業担当者の方向けに、会計システムの主な機能や特徴、導入してどのようなことが行えるのか、経営や業務効率にどう活かせるのかについて紹介します。利用シーンのイメージの具体化にぜひ参考にしてみてください。

会計システムの基礎知識・代表的な機能一覧

会計システムの基礎知識

「会計システム」とは、企業の財務会計や管理会計などの会計業務を一元化し、業務を効率化するためのツールです。企業の多岐にわたる会計処理を効率的に処理できるため、決算や法人税の申告などがスピーディーに行えます。

総務・仕入れ・販売・営業部門などで別々に重複して行っていた処理を、部門を横断して一元化することにより、経営管理がしやすく資金繰りなどの計画をスムーズに進められます。さらに、既存のシステムや外部サービスなどと連携できれば、自動でデータを取り込み手入力の必要がなくなるため、業務効率化とともに単純な入力ミスも減らせるでしょう。

必要最低限の仕訳を入力するだけで、経理処理に必要な仕訳日記帳から総勘定元帳、補助元帳、売掛や買掛帳、月次決算書など、すべての帳簿や帳票が作成できます。月次決算業務にかかっていた時間を短縮できるため、経営判断が迅速に行えるのも大きなメリットです。

【事例】あきんどスシロー
【事例】株式会社MonotaRo

会計システムの主な役割

企業会計は、大きく分けて「財務会計」と「管理会計」の2つがあります。会計システムには、これら2つの会計に対応していることはもちろん、日常の業務を効率化するためのさまざまな機能が備わっています。

ここでは、会計システムの主な役割である財務会計と管理会計、そして期日までに漏れなく処理しなければならない債務・支払管理では、それぞれどのようなことができるのかをご説明します。

財務会計システム

財務会計とは、簡単に言えば「外部向けに公開する会計」です。株主や債権者、取引先や仕入先など利害関係のあるステークホルダーに、企業の経営状態を可視化するための財務諸表を作成する業務です。

財務会計システムでは、日常的な仕訳入力から決算業務に必要となる、すべての財務会計業務を網羅できます。株主や銀行などは、財務会計システムで作成された決算書に基づき企業の経営状態を判断し、投資や融資を検討することになります。

管理会計システム

一方、管理会計は「内部の経営幹部に提示する会計」です。財務会計が企業全体やグループでのまとまった経営成績を示すのに対し、管理会計では支社・地域・部門などのセグメント別に、多角的な情報分析をするために書類を作成します。

管理会計システムでは、細かなセグメントを設定し、さまざまな切り口からデータを取得できます。過去のデータが蓄積するほど、精度の高い経営分析や経営シミュレーションが可能です。管理会計システムは、戦略・方針といった経営陣の迅速な意思決定のために不可欠といえます。

債務・支払管理システム

買掛金の支払いや売掛金の管理などは、取引先ごとに締日や期日の設定が異なるため、一度に済ませられず煩雑な処理が必要です。しかも、取引先や顧客が拡大すれば、以降ますます業務が複雑化し、負担が増えると考えられます。

卸売業などでは、仕入れや販売部門でも、部署内で売掛や買掛の管理をしている場合も多いでしょう。経理だけでなく、営業事務や総務など他部署においても、一部重複したデータ処理が行われていることが多いものです。

債務・支払管理システムがあれば、他部署と連携したデータの一元管理が可能になるため、業務の効率化が実現します。特に外部サービスと連携可能なシステムなら、ネットバンキングなどのデータの自動取り込みや、自動支払などが可能となり、未払いなどの漏れを防げるためおすすめです。

会計システムの主な機能一覧

会計システムを導入すると、どのように業務が変化するのでしょうか。実際にイメージしやすいよう、主な機能やメリットなどについてご紹介します。

帳簿・伝票入力

会計システムの基本機能のひとつに、帳簿・伝票入力があります。現金出納帳や売掛帳などの帳簿や伝票に、見たまま直接入力できる機能です。自動で振替伝票を起票し、それぞれの帳簿に反映してくれるため、複式簿記の勘定科目がわからない場合や、経理に不慣れな場合でも簡単に入力できます。

取引先や摘要などは一から手入力する必要がなく、簡単に入力するための数々の機能が備えられています。面倒な複合仕訳の振替伝票も、振替伝票入力画面で迷わずに入力できます。入力の手間が軽減するとともに、取引先・摘要などの誤入力や勘定科目の入力ミス、帳簿の紛失リスクなどがなくなるため、正確性と信頼性を確保できます。

仕訳入力

複式簿記の勘定科目がわかりづらいため、仕訳入力を難しいと感じる方もいるでしょう。企業によっては、異なる名称の勘定科目で処理する場合もあるため、慣れるまでが大変です。

会計システムの中には、摘要や取引先などに応じて、システムの学習機能により自動で仕訳を行ってくれる機能があります。また、自社の取引内容に応じて定型の仕訳リストを予め作成し、ワンタッチで入力することも可能です。

給与データなどは、支給や控除の項目別に正しく自動仕訳してくれるものもあります。データが蓄積されることにより、さらに仕訳精度が上がるため、大幅な業務効率化が期待できるでしょう。

資金管理

企業は、掛売りや掛け払いの商習慣により、売上があっても実際に入金されるのは翌々月末などというケースがあります。「結局は仕入れ代金もあとで支払えるから問題ないだろう」と思われがちですが、そう一概にはうまくいかず、そこで運転資金が不足することもあり得るのです。そのため売掛金や買掛金、経費などの金額を把握し、資金繰り計画を立てなければなりません。

会計システムのキャッシュフロー機能なら、資金状況を可視化できるため、その都度正確な状況を的確に把握できます。売掛金の回収を遅滞なく行うための通知機能などもあるため、回収漏れなども発生しません。

経営分析

経営分析機能があれば、さまざまな観点からのデータを瞬時に取得できます。たとえば支社や支店別、部署別、地域別、商品別などのセグメント別に、売上や利益率などあらゆる情報を集計して、グラフや一覧表などに見やすく加工できます。

自社の知りたい情報が集約され可視化できるため、迅速な経営判断が可能です。自動仕訳などの効率的な入力もでき、各部署で処理を分散することにより、リアルタイムで最新の会計情報を把握できます。現代のビジネスにおいて、会計情報の可視化・迅速な意思決定は不可欠でしょう。

予実管理

企業は、予算に対してどの程度の実績を出しているかを把握し、次期の予算を現実的な数値に修正して予算編成しなければなりません。会計システムを導入すれば、支社別・店舗別・部門別などで、ほぼリアルタイムで期中の達成状況をモニタリングできるため、早い時点で対策を策定して介入することが可能です。予実管理を正しく把握できれば、財務会計や管理会計がスムーズになります。

税申告

毎年行われる税制改正では、法人税の税率が変われば、最新の税率を反映させて計算しなければなりません。国が発表する法人税率の引き上げや引き下げに合わせて、確実に対処することが求められます。

大きな制度改正があれば、計算式なども変化する可能性があり、それによっては既存の会計ソフトを新バージョンへと手動アップデートする必要があったり、買い替えを検討したりしなければならない場合もあるでしょう。手動のアップデートやバージョンアップ、旧ソフトを削除し新ソフトのセットアップおよびデータ移行など、手動では何かと経理担当者にかかる負担が大きいものです。

しかし、会計システムで即時新制度に自動的に対応できれば、それらの手間がかからず、経理担当者への負担を軽減できます。誤ってデータを消失したり、セットアップをミスしたりなどのトラブルの心配も不要です。

データ連携

会計システム導入の大きなメリットに、「データ連携」が挙げられます。たとえば、会計ソフト以外にも仕入管理・購買管理・販売管理・経費管理など、さまざまな支店・部署などで、別々のソフトやエクセルで管理している企業もあるでしょう。

それぞれが顧客マスターや管理台帳などを作成して独自に管理していれば、一致する多くの項目を複数人で別々に入力していることになります。それらのデータを連携させられれば、経理だけでなく関連する部門の大幅な業務効率化が可能になり、入力ミスの早期発見にもつながります。

また、ネットバンキングやクレジット会社などの外部サービスとのデータ連携ができれば、預金口座やクレジット明細を自動取得できるため、手入力で転記作業を行う必要もありません。手入力によるミスがなくなり、企業全体の最適化を図ることが可能です。

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まとめ

企業規模の大小に関わらず、経理担当者は、財務会計や管理会計に関わるすべての業務を一通りこなさなければなりません。月次決算などでは、タイトなスケジュールで処理しなければならず、残業続きということもあるでしょう。

会計システムがあれば、手間のかかる経理業務が大幅に効率化できるため、経営状態の把握が短時間で可能になります。

ただし、利用するシステムによっては、基本機能は一通り揃っているものの、自社が必要とする機能が弱いシステムもあります。導入にあたっては、利用目的と機能面を照らし合わせ、最適なシステムを選ぶことが重要です。

IDC MarketScape: 国内外中堅企業向けSaaS/クラウド対応型財務会計ソフトウェアソリューション2020ベンダー評価レポート (日本語)

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