販売管理の基礎!仕入先管理はどうやる?

 2016.10.31  クラウドERP編集部

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Eコマースなら商品の仕入れ、製造業なら原材料や部品の仕入れといったように、"仕入れ”とは商品やお金の流れのスタート地点となる部分です。それだけに適正在庫の維持や販売計画の達成に大きく関わる部分であり、正しい仕入管理を行うことが重要になります。

特にEコマースでは仕入管理が疎かになっているケースが多く、特定消費の仕入値を即答できない場合は危険信号です。この場合、在庫管理も販売管理も適切に行えていないことが多く、運営が傾くのも時間の問題です。

そこで今回は仕入管理の基礎について紹介していきたいと思います。

仕入管理5つの基本

前述したように仕入管理とは商品やお金の流れが発生するスタート地点です。つまり、仕入管理が適切でないとその後の流れも崩れてしまい、業務全体に支障をきたしてしまいます。 

まずは仕入管理における5つの基本について紹介していきましょう。

適正商品

製図・販売するモノに関わらず、企業は顧客が求めている商品を販売する必要があります。理由は単純に"顧客にニーズを捉えていなければ売れないから”です。サイズ、品質、色、材質、デザイン、ブランドなどあらゆる点を考慮し、仕入れることが求められます。

適正場所

仕入れた商品をどこで販売するか?ということも非常に重要なポイントであり、仕入管理の基本に含まれています。また、販売場所だけでなく保管場所や仕入場所に関してもモノによって精査する必要があります。

適正時期

販売の基本とは顧客が求めているタイミングで求めている商品を提供することです。従って適正時期の見極めは生命線と言ってもいいでしょう。ファッションで例えると分かりやすいのですが、真夏にコートを求める顧客はいません。(特別なニーズを除いては)

仕入の適切時期を見極めることは、売上拡大にもつながる重要なポイントなのです。

適正数量

仕入れする商品、原材料、部品は多すぎても少なすぎてもいけないのが基本です。仕入品はいわば"現金化待ちの商品”ですので、仕入量が多すぎて売れない商品があればキャッシュフローが悪くなります。逆に仕入量が少なすぎて機会損失を作ってしまうようであれば、十分な利益が確保できません。

適正価格

顧客が納得のいく価格で商品を購入するためには、できる限り仕入価格を安くし、適正価格で販売することが大切です。つまりはまず適正価格で仕入れることが重要になります。

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仕入管理の主な業務

ここで仕入管理の主な業務について紹介していきます。 

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見積もり依頼

初めて取引を行う仕入先や、販売価格が変動する場合に発生する業務です。こちらの仕入品、仕入数、納期などを提示した上で取引先から見積書が発行されます。

基本的には複数の仕入先をピックアップし、その中で最も条件のいい取引を行える仕入先を選ぶのがベターです。

購買契約

継続的に取引を行うことになる仕入先とは購買契約を結び、細かい取引条件などを話し合った上で決定していきます。自社に有利な取引条件に持ち込みたい気持ちも分かりますが、大切なのは"持ちつ持たれつ”という気概を忘れないことです。

発注

基本的に購買依頼書の作成、仕入先選定、注文書の作成という3つの業務で構成されています。また、継続的に取引のある仕入先とは互いの効率化を考えEDI(電子情報交換)というシステムを導入することも少なくありません。

入庫、検品

仕入先に発注した商品、原材料、部品などを入庫した際に検品作業を行い、種類や数量が間違っていないかを確認します。確認した上で仕入れ伝票を作成し取引の基調を行うことで、万が一仕入先とのトラブルになった際に備えることができます。

支払い

一口に支払いと言っても支払い予定表の悪性、振り込み作業、支払いと取り消しの記帳、出金の消し込みなど多くの業務があります。また、取引の都度支払いを行うか、一定期間の取引を集計して支払うかは予め仕入先と決定しておきます。

仕入計画の重要性

仕入管理を最適化するためには、仕入計画を適切に行うことが何よりも重要です。ここでは仕入計画に大切な3つの要素について紹介していきます。 

仕入商品選定

会社や商品のコンセプト、ターゲットとするユーザー像に沿って仕入商品を選定していきます。前述したように大切なのはユーザーのニーズをを捉えて商品を提供することです。

また、その他に既存商品の売上高、商品回転率、利益率などを加味した上で仕入商品を決定していきます。

従ってABC分析など商品分析を行い、現状を整理することも重要です。

仕入先選定

仕入先に関しては、高品質な商品を低コストで仕入れられるか?という視点だけでは不十分です。何よりも重要になるのは仕入先としての"信頼性”でしょう。

例えばどんなに低コストで仕入れられる会社であったとしても、納期が遅れれば生産計画の遅れや機会損失を生んでしまうかもしれません。また、トラブル発生時の対処がずさんなものであれば自社が受ける被害は大きくなります。

このように、仕入先選定では総合的に判断した上で、信頼性の高い仕入先を選ぶ必要があるのです。

仕入方法選定

大量仕入れ、随時仕入れ、共同仕入れ、集中仕入れなど、環境やリソースを考慮した上で仕入方法を選んでいきます。それぞれ一長一短あるので、最適な仕入方法を選択することが重要です。

これから仕入管理に力を入れるという企業では、この仕入計画に最も注力するのがまず初めに取り組むことだと言えます。仕入計画がしっかりとしていれば在庫管理や販売管理も最適化することができるので、注力するメリットは大きいでしょう。

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仕入から販売まで、一貫した環境を手に入れる

仕入管理を効率化する上で重要なのが仕入れから在庫管理、販売管理までを一貫して行える環境を整えることです。簡単に言えば仕入管理システムや在庫管理システムなど複数のシステムで連携が取れている環境です。

こうした環境を整えることで仕入管理だけでなく管理業務全体を効率化し、コストダウンや労働生産性の向上を目指すことができます。

そして、それを実現するのがクラウドERPというソリューションです。

クラウドERPは仕入管理システムを始め在庫管理システム、販売管理システム、顧客管理システムなど、経営に不可欠なシステム群を一括で提供しています。また、各システムは親和性良く連携が取れているので、仕入管理業務はもちろん組織全体の業務を効率化することができるのです。

クラウドERPNetSuite(ネットスイート)」は、調達から支払いに至るプロセスを完全に可視化します。統合されたワークフローや承認プロセス、総合仕入先管理などの機能により最適な購買管理と仕入管理が可能です。

加えてクラウドサービスとして提供されているので、初期コストや運用管理業務の削減にもつながります。

今後仕入管理に力を入れたいと考えている企業では、ぜひ検討して欲しいソリューションの一つです。

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まとめ

今回は仕入管理に基礎知識について紹介しましたが、あくまで基礎であり全てではありません。仕入管理とは思っているよりも奥が深く、適切に管理するためには様々な業務が必要になるのです。

しかし仕入管理を最適化することができれば、Eコマースや製造業などの現状課題の多くを解決できることは間違いありません。特に現在在庫管理で悩んでいる企業は仕入管理から業務を見直してみてはいかがでしょうか?

商品やお金の流れが発生するスタート視点から業務を見直すことで、新たな課題が見えてくるのではないかと思います。本記事が皆さんの仕入管理におけるお役に立てれば幸いです。

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