販売管理:システム導入に失敗する5つの事例と対策

 2016.08.03  クラウドERP編集部

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企業の販売活動における仕入から販売までをシステムで管理することで得られるメリットは非常に多くあります。このため販売管理システムは製造業や流通業を中心に普及されています。

また、最近では在庫管理システムなどと包括的に提供されている製品が多いので、より効率的に販売管理・在庫管理業務を行うことが可能です。

この販売管理システム、適切に導入できなかったがために失敗してしまう企業が相次いでいます。

なぜ失敗してしまうのか?失敗しないためには具体的に何をすればいいのか?今回は5つの事例で販売管理システムの導入失敗ケースを紹介しつつ、具体的な対策も明確にしていきます。

事例1. 販売管理システムの導入自体がゴールとなってしまった

プロジェクトを進めていくうちに本来の目的を見失ってしまうということは、どんなシーンにも存在します。そして販売管理システムにおいても例外ではありません。

販売管理システムを導入する目的は何でしょうか?一般的には、既存のスタイルでは管理し切れなくなってしまった販売管理をシステムで効率化することではないかと思います。あるいは既存システムから刷新することでさらなる効率化を目指すといったところでしょう。

しかし、導入プロジェクトを進めていくうちに「販売管理システムの導入自体がゴールになる」ことは珍しくありません。こうなってしまうと導入後の運用まで考えることができず、結果的に目先のことばかりに囚われてしまい製品選定に失敗したり運用が回らなくなるといった事態に陥ります。

対策

まずは導入に際し目的を明確にすること。これは基本中の基本でありながら、導入の成否を左右するとても大切なことです。例えば「業務効率化」と言ってもどの部分を効率化したいのか?現在どんな課題を抱えているのか?などが明確になっていないと具体的な目的とは言えません。

そもそも販売管理システムを導入すれば必ず効率化に繋がるというわけではなく、適切な導入をしてこそメリットが発生します。

また、システムを導入したり刷新することで既存業務がどのように変化するのか?と常に予測することも重要です。この思考を止めずにプロジェクトを進めていくことで適切な製品選定や導入を実現します。

事例2. 自社にマッチしていない製品を選んでしまった

どんなに有能なシステムであっても、それが自社の業務習慣や環境にマッチしていなければ確実に失敗します。しかし実際にマッチしていない製品を選んでしまい導入後の後悔する企業が非常に多いのです。

大方の原因は慎重に製品を選べなかったことでしょう。

さらに細分化すると「製品の表面上のコストや機能の囚われていた」という原因と、「導入スケジュールがかなりタイトで十分に検討できなかった」という原因に分かれます。

販売管理システムの中には低コストや多機能を謳っている製品がありますが、必ずしも「低コスト・多機能だから良いシステム」とは言えません。

低コストでも自社の機能要件にマッチしていなければ望んでいるメリットを得ることはできないでしょう。また、多機能だとしても使用しない機能が増えることで業務を煩雑化させてしまう結果になります。

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導入スケジュールがタイトということに関しても、余裕がないことでじっくりと検討できず表面上のコストや機能に囚われがちになります。

対策

できればコスト面をあまり意識せず、まずは純粋に「自社の課題解決に有効的なシステム」をピックアップしていきましょう。安ければ安いほど良いという気持ちはわかりますが「安かろう悪かろう」という言葉があるように、表面上のコストに囚われないことは非常に重要です。

比較的高価なシステムであったとしても、現状の販売管理業務を劇的に改善出来ればトータル的なコストメリットは逆転します。

また、導入プロジェクトには必ず余裕を持って進めてください。特に製品選定は非常に重要なフェーズなので、じっくりと検討できる環境を整えましょう。

事例3. 要件定義の詰めが甘く導入後にコストが肥大化してしまった

表面上のコストに囚われず、導入スケジュールにも余裕を持って臨んだにも関わらず失敗してしまったという企業が少なくありません。その原因は、要件定義の詰めが甘いがために導入後にコストが肥大化してしまうことです。

例えば製品選定以前には、現状課題に対して「あんな機能が必要」と機能要件を定義していくわけですが、万が一ここで重要な機能が漏れていたらどうでしょう?

導入中や導入後にそのことに気がついても既に遅く、選んだ製品が機能拡張に対応していなければ外部アプリケーションを導入しなければなりません。結果的に予測していたコストを大幅に上回り、予算オーバーとなってしまうのです。

また、外部アプリケーションが増えるだけシステムが煩雑化するので、業務効率化のメリットも半減してしまいます。

対策

要件定義がしっかりとできていない原因としては、販売管理担当をプロジェクトに巻き込んでいないというのが最も多いでしょう。つまり現場の声を取り入れないまま上層部や情報システム独自に機能要件を定義してしまい、結果重要な機能などを見落としているのです。

やはり販売管理担当をプロジェクトに巻き込み、現場のリアルな声を機能要件に盛り込むことが重要となります。

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事例4. システムの継承性が低く導入後に多額のコストがかかってしまった

意外と見落としがちなのがシステムの継承性であり、これが原因で予想外のコストがかかってしまう可能性があります。

販売管理システムが問題なく稼働していてもその基盤となっているサーバやOSは、いずれ老朽化やバージョンアップのために変更するときが必ずやってきます。このとき新しく導入したハードウェアや最新バージョンのOSが既存システムに対応していないというケースが少なからずあるのです。

こうなるとシステム自体をリプレースするしかないので多額のコストがかかってしまいます。

また、そのことに気づいていながらもリプレースする余裕がないと既存サーバや旧バージョンのOSで対応せざるを得ません。この場合不具合が多く発生したりセキュリティ面でかなりのリスクがあるので、非常に不安定なシステムを抱えていることになります。

対策

製品選定時点でシステムの継承性をしっかりと確認しておくこと以外対策はないでしょう。直接ベンダーに問い合わせてもいいですし、過去のバージョンのシステム要件を確認して継承性の有無を確認するのもいいかと思います。

事例5. 既存システムとの連携を考慮しないがために効果的な導入にならなかった

経営を回すためには販売管理システム以外にも様々なシステムが必要であり、財務・会計管理や顧客管理など複数のシステムを導入していることかと思います。

そして近年これら複数のシステムに求められているのが高い連携性です。

各システムが個々に独立している状態では23重の作業が発生しやすく、負担増加と人為的ミスのリスクがあります。また、システムごとのデータが統合されていないがためにデータ収集・加工・レポートに非常に時間がかかってしまうためリアルタイムに経営状況を可視化することができません。

こうした課題は各システム間で高い連携性を確保できれば解決できるのですが、それを無視した販売管理システム導入で効果的なメリットを得られないというケースが多いのです。

対策

まずは既存システムと連携性の高い製品を選択すること。そしてもう一つは、後述するクラウドERPの導入を検討することです。

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販売管理システムの導入にはクラウドERPという選択肢も

販売管理システムを導入するのだから、販売管理システムの中から最適な製品を選ぶというのが一般的でしょう。しかしさらに視野を広げると「クラウドERP」という有効的な選択肢も存在します。

クラウドERPとは販売管理システムをはじめ財務・会計システム、顧客管理システム、在庫管理システムなどなど企業経営に必要な基幹系システムを統合して提供するソリューションです。さらにクラウドということもありサーバへのインストールは不要で、インターネット環境とPCさえあればシステムを導入できます。

近年ニーズが拡大傾向にあるので誰もが1度は耳にしたことがあるでしょう。

例えばクラウッドERPならサーバレスで導入できるので、システムの継承性を心配する必要はありません。サーバいらずなので買い替えもなければOSバージョンアップ対応もなく、各システムは常に最新の状態が保たれています。もちろん運用管理も不要です。

また、各システムは100%の親和性で連携が取れているので業務効率化と経営判断の迅速化が促進します。

つまり販売管理システム単体で導入する以上のメリットがクラウドERPにはあるのです。

これから販売管理システムを導入しようという企業の中で、もしも連携性の高いシステム構築などのニーズがあるのならクラウドERPをおすすめしたいと思います。

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まとめ

近年では販売管理システムに限らず様々なシステムが安価で導入できる時代です。このためか導入時に慎重さを欠き、自社にマッチしない製品を選んでしまったり様々な理由で失敗してしまう企業が後を絶ちません。

ですのでまずは慎重さを持って目的を明確にし、販売担当を巻き込みつつ機能要件を定義して、じっくりと選品選定を行ってください。どんなに優秀なシステムであってもそれを活用できなければ導入する価値はゼロに等しく、この点は企業がどのようにプロジェクトを推進していくかにかかっています。

今回紹介した失敗事例をもとに、適切な導入と最適な製品選びを目指して頂ければと思います。

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