領収書は電子化がおすすめ。その背景と理由を解説

 2019.01.16  クラウドERP編集部

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皆さんの会社では領収書をどのように管理していますか?移動や外出が多い業務に携わる方であれば財布の中が領収書でいっぱいなんていう方も多いのではないでしょうか。そしてそれらを管理する経営担当者は、もはや領収書の山をいかに整理するのかに常に頭を悩ませているはずです。

今回は、領収書の電子化をおすすめしつつ、その背景と理由について紹介していきます。

電子帳簿保存法とは?

まず「領収書って電子化できるの!?」という方もいらっしゃるかと思うので、「電子帳簿保存法」について説明します。電子帳簿保存法は1998年に施行された法案で、財務会計システムや販売管理システム等で作成した国税関係帳簿書類(下記参照)を、電子データとして保存することを認めるという内容です。ただし上記システム上にて電子データとして作成された帳簿書類のみを保存対象としていたので、紙書類をスキャンして保存することは認められていません。

後に「e-文書法(2005年)」が施行されたことによってこれが改訂され、今まで認められていなかった紙の国税関係書類(決算関係書類を除く)をスキャンで電子化し、電子データとして保存することが認められました。

さらに、2016年の改訂ではスキャン対象書類の金額基準である「3万円未満」が撤廃され、2017年にはスマートフォン撮影による電子化も認められ、年々規制緩和が進められてきた次第です。

領収書を電子化するメリットとは?

複数回の規制緩和によって領収書を電子化することが現実的になったわけですが、企業が領収書の電子化に取り組むメリットとは一体何でしょうか?

電子化Merit1. 管理コスト削減

領収書を電子化し、電子データとして保存することで経費精算に関わる人件費や領収書をファイリングする工数、書類の保管スペースが省略化され、管理コストの削減が可能になります。

電子化Merit2. 長期保存の実現

領収書を紙のままで保存することは、作業ミスによって紛失したり、災害発生時に消失したり、何らかのトラブルによって情報が読み取り不可能になったりするリスクがあります。一方電子データはファイルサーバーに保存しておくことができ、簡単にバックアップが取れるので長期保存を確実に行えます。クラウドストレージをバックアップ先として選択すれば、災害時にも安心です。

電子化Merit3. 経費精算効率化

紙の領収書はそれを扱っている従業員が各自で保存し、帰社後や期日までに経理担当者に提出する必要があります。この作業は従業員にとっても経理担当者にとっても非常に手間であり、提出忘れによって清算が合わなくなるといったトラブルも無くなりません。領収書の電子化に取り組めば、スマートフォンで撮影した領収書を自動で電子化し、それを会計システムと連携することで確実な経費精算が実行でき、かつ従業員と経理担当者の生産性を損ないません。

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このように、領収書を電子化するメリットは多く、ペーパーレスを推進することで管理コストをカットしたり経費精算の作業効率がアップするのは注目すべき点です。

領収書の電子化で注意すべき4つのポイント

領収書の電子化にはいろいろなメリットがあります。しかしながら、「よし!じゃあ今日から始めよう!」というわけにはいきません。まずは、ここで紹介する4つのポイントに注意してください。

注意Point1. 電子データの保存方法

領収書を電子化するには電子帳簿保存法が定める保存方法に沿って、電子データを保存しなければいけません。その方法とは次の3つです。

  • 電磁的記録媒体による保存
  • マイクロフィルムによる保存
  • スキャナ読み取りによる保存

「電磁的記録媒体」とはDVDやCDといった記録媒体を指します。ただし、外部媒体だけでなくファイルサーバーも電磁的記録として認められますので、必ずしもDVDやCDといったメディアに保存しなければいけないわけではありません。

マイクロフィルムは歴史的な重要文献や書籍、図面、あるいは新聞の原版汚れや破損を防止するための記録媒体です。長期保存に優れ、永続的な保存を可能にします。

スキャナ読み取りでの保存に関しては改ざんが容易に行えることから、一定水準を超える企画の製品を扱ったり、タイムスタンプを押すことで信憑性を証明しましょう。

注意Point2. 電子データでの保存手続き

領収書の電子化はどんな企業でも行ってもよいというわけではなく、次の手順によって申請を行う必要があります。

1.国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書を記入

2.承認を受けようとする国税関係書類の保存を行う電子計算機処理システムの概要を記載した書類

3.承認を受けようとする国税関係書類の保存を行う電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類(当該電子計算機処理を他の者に委託している場合には、その委託に係る契約書の写し)

4.申請書の記載事項を補完するために必要となる書類その他参考となるべき書類その他参考書類

参考:国税庁ホームページ「[手続名]国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請」

電子データ保存の申請者は保存をスタートする日の3ヵ月前までにこれらの申請を完了させる必要があります。申請せずに電子データ保存を行ってしまい、原本を破棄してしまうと監査対応が難しくなるので注意しましょう。

注意Point3. 電子データとして保存可能な書類

e-文書法が施行されたことで特定書類のスキャナ保存が可能になりました。企業が扱う領収書や契約書、見積書といった書類はほとんどが紙を使用しているので、電子化すれば保存スペースを大幅に削減し、管理コスト削減の効果も大きいでしょう。しかしながら、スキャンでの電子化保存に対応している書類は限られています。

スキャンでの電子化保存が認められている書類

契約書、領収書、預り証、借用証書、預金通帳、小切手、約束手形、有価証券受渡計算書、社債申込書、契約の申込書(定型的約款無し)、請求書、納品書、送り状、輸出証明書及びこれらの写し

スキャンでの電子化保存が認められていない書類

仕訳帳、総勘定元帳、帳簿関係書類全般、棚卸表、貸借対照表、損益計算書、決算関係書類全般

仕訳帳、総勘定元帳、貸借対照表、損益計算書に関しては電磁的記録媒体での保存は可能なので、書類に応じて保存方法が異なることにも注意しましょう。

注意Point4. ファイルサーバーが国外にある場合

最近では企業データの保存先としてクラウドストレージを利用する企業も多く、その際の電子化保存はどうなるのでしょうか?結論から言うと、サーバーが国外にあっても法令対象になるので問題ありません。ただし、以下2つの条件を満たしていないと対応出来ないのでご注意ください。

  • 保存場所が瞬時にデータを確認できる環境にあること
  • 電子帳簿保存法の真実性、可視性の要件を満たすためにバックアップが頻繁にできること

大手ベンダーが提供するクラウドストレージならば、インターネット環境が安定さえしていればいつでもデータを確認できますし、オプション契約によってバックアップ環境を整えることも可能です。ただし、ファイルサーバーに保存するケースと比べて申請が却下される可能性もあるので、その点を留意しておきましょう。

今や領収書は電子化保存の時代。皆さんもこの機会に、領収書やその他の書類を積極的に電子化保存し、そのメリットを大いに享受してください。

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