予算管理システムを専用ソリューションとして導入している企業は多くありません。多くの場合、予実対比分析等はERPや他の業務システムで行い、予算編成はExcelで行っており、同じ予算管理でも局面によって別々のツールを使いこなしていることでしょう。
Microsoft Excelは世界中の企業が導入していて誰でも使えるツールです。予算編成では多くの部門と関係者が予算案を作成しますし、人によってITスキルが違います。そのため誰でも使用できて、かつすでにライセンスを持つExcelを使用するケースが多いのです。こうした理由から予算編成ではExcelを作成することが多くなっています。
しかし果たして、予算管理でExcelを使用することが正しいのか？皆さんの中ですでにExcelでの予算管理は限界だと感じている方多いのではないでしょうか？
今回は予算管理におけるExcelの限界と、予算管理システムについてご紹介します。
予算管理をExcelで行う問題点と限界
Excelは表計算およびデータ分析に優れたツールです。しかしExcelで予算管理をすると次のような弊害があります。
- 予算管理プロセスの変更がある度にExcelのフォーマットを改修しなければいけない
- 各部門から予算案を収集するまでにかなりの時間を有する
- 集計用ファイルへの転記ミスやExcel関数の間違いなど、手戻りが非常に多い
- 毎年各部門から予算ファイルを受領するのでファイル管理が複雑化する
- リアルタイム性に欠ける
- 分析が行えるツールではあるが、自由な切り口での分析は難しい
一つずつ解説していきます。
1.予算管理の変更がある度にExcelのフォーマットを改修しなければいけない
予算管理におけるプロセスや勘定科目、組織そのものやセグメント等の変更が起きると、これをExcelの入力フォーマットに反映しなければなりません。システムならばマスタ変更すればそれで完了ですが、Excelでは各ファイルに反映しなければならずかなりの労力を消費してしまいます。
2.各部門から予算案を収集するまでにかなりの時間を有する
予算編成の基本は各部門に予算案を作成してもらい、その報告を受けて予算を徐々に調節していきます。そのため各部門から予算案を受け取るまでにかなりの時間が費やされます。
3.集計用ファイルへの転記ミスやExcel関数の間違いなど、手戻りが非常に多い
各部門から収集した予算編成データを集計用ファイルへ転記する際に、転記ミスが発生したり集計ミスが発生することがよくあります。集計用ファイルには多数のExcel関数が取り入れられているので、細心の注意を払わない限りこうしたミスは毎回発生します。集計プロセスでちょっとしたミスが発生すると、それだけで大きな手戻りになってしまい予算編成が思うように進みません。
4.毎年各部門から予算ファイルを受領するのでファイル管理が複雑化する
Excelを使用した予算管理では部門やセグメントの数だけ管理すべきファイルが多くなります。その分管理が複雑になることは、皆さん痛感していることでしょう。特にバージョン管理で困ることが多く、変更内容が上手く反映されていなかったり、どれが最新バージョンなのか分からなかったりと色々と業務効率を下げる問題が発生します。
5.リアルタイム性に欠ける
各部門から予算編成ファイルをもらって集計する。言葉で説明すれば非常にシンプルな業務ですが、部門ごとに予算編成ファイル提出のタイミングが異なったり、集計に時間がかかってしまったりとリアルタイム性が欠けてしまいます。経営では常にリアルタイムな情報が求められているので、Excelで行う予算管理の難点です。
6.分析が行えるツールではあるが、自由な切り口での分析は難しい
Excelは表計算ソフトでありデータ分析にも使用できるツールです。ただし、分析するデータが増えることでExcelのレスポンスが急激に低下したり、高度にできないという特徴もあります。そのため自由な切り口で分析することが難しく、予算シミュレーションを行うこともできません。
これがExcelの限界です。見積書や稟議書といったビジネスの一般的な資料を作成するには大変優秀なツールでしょう。しかし、予算管理など複数の部門が関わり、かつ大量のファイルを扱う必要がある業務においては、Excelが原因で業務効率が下がってしまう可能性があります。
[RELATED_POSTS]Excelでの予算管理に対する本音
Excelで予算管理を行っている企業の経理部や総務部は、予算編成時期が近づく度に憂鬱な気持ちになっています。
たとえばとある企業では予算編成にあたって、各部門から受け取ったExcelファイルをダウンロードすると大方、意図した内容とは違っています。列や行が勝手に追加されていたり、勝手に関数が変更されていたり、内容もレイアウトも想定していたのとはまったく違うものが届くのです。
そのため各部門からレビューが必要で、予算編成に無駄な労力が発生します。にもかかわらず結果を報告してくる部門が少ない…。こうした状況は決して少数ではありません。
Excelで予算管理を行っている企業のほとんどが類似した問題を持っています。ただし、経営者や役員はその実態を知らないことも多いでしょう。
経理部や総務部も、経営企画に対して深い意見や考察を提供できるよう、予実対比や予算シミュレーションといった分析に時間をかけ、会社に貢献したいと考えています。しかし“予算編成情報の収集と集計、調整に時間がかかり過ぎている”がために、十分な情報を提供できていないのが現実です。
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Oracleのクラウド予算管理ソリューション
「Excelでの予算管理から脱却したい…」と多くの企業は考えるものの、予算管理システムを専用ソリューションとして導入するには多大なコストがかかり、維持も大変なため導入を断念するケースが少なくありません。さらに問題なのは、Excelでの予算管理には限界はあるものの、十分なスピードや情報でなくても予算管理ができてしまうことです。そのため、高い導入コストをかけるならExcelを使用している方が低コストだと考えてしまいます。
しかしそれは大きな間違いです。たとえ予算管理システムの導入に多大なコストを支払っても、Excelが持つ非効率から脱却すれば総合的に考えてかなりのコスト削減と、生産性向上の効果があります。
Oracleが提供するOracle ERP Cloudのクラウド予算管理ソリューション“Oracle Planning and Budgeting Cloud Service(PBCS)”を現在使用しているユーザー様の多くは、以前はExcelでの予算管理を行っていたという方が多くいらっしゃいます。Oracle PBCSを導入後、必ず耳にするご感想が「もっと早く知っていれば…」です。これまでExcelで予算管理を行い限界を感じてはいたものの、予算管理ソリューションの導入には至っていなかったというユーザー様から高い評価をいただいております。
Oracle PBCSが選ばれる理由は、クラウド予算管理ソリューションでありながら高度な機能によって予算管理の様々な業務をプロセス化し、これまでExcelに費やしていた労力を大幅にカットできることです。
直感的な操作でWebやExcelを通した入力、レポート、分析が可能であり、ワークフロー機能によって数百以上の部門管理も楽に行えます。さらに汎用的なインターフェースによってERPや自社システムと容易にデータ連携しますので、予算管理データを非常に広い範囲で活用できるのも利点の一つです。
今現在、Excelでの予算管理に限界を感じている方はぜひOracle PBCSにご注目ください。Excelを使用するよりも圧倒的な効率性の良さで予算管理を実行でき、高いROI(費用対効果)を提供します。
