売上管理、勤怠管理、顧客管理、マーケティング、etc…。店舗管理はとにかくやることが多く、責任者は日々の業務に翻弄されているかと思います。「少しでも効率化できれば」と色々と試してみて、なかなか上手くいかないことが多いですよね。
そこで日々店舗管理に振り回されてしまっている方に向け、上手の業務効率化をするポイントを紹介していきたいと思います。
現状の課題をしっかりと把握する
店舗管理において業務効率化が上手くいかない場合、以下のような3つの理由が考えられます。
- 効率化の方法が間違っている
- 継続的な改善がない
- 見聞きした改善方法をただ試している
このうち最も多いのが3番目でネットや人づてに聞いた「こうやれば業務効率化する」という改善方法を“そのまま”試してしまっていることです。
なぜ見聞きした改善方法ではいけないのか？それは同じように見えても店舗ごとに抱えている課題は微妙に異なり、方法がマッチしていないのです。だからこそ業務効率化しようとする度に失敗してしまいます。
そこで重要なのは、まず自店舗の現状課題をしっかりと把握することです。例えば「勤怠管理業務で月末2日間がつぶれてしまう」という課題に対し、人手が足りないのか管理方法が悪いかのかなど理由は複数存在します。
従って、課題の深いところまで理解しなければ、明確な改善方法を打ち出すことはできないでしょう。
まずは現状課題がいくつあるか？そしてそれぞれの課題に対し、どのような理由が隠れているのか突き詰めて考えることが大切です。
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[RELATED_POSTS]課題に優先順位を付ける
自店舗の課題が浮き彫りになったら「優先的に改善すべき課題はどれか？」と優先順位をつけていきます。リソースは常に限られているのですべてを同時に改善していくということはできないのです。
優先順位をつけることで一つ一つの課題に注力していくことができ、効率的に改善することができます。
必ず明確な目標を立てる
業務効率化において大切なのはいつでも明確な目標を立てることです。理由は3つあります。
- 漠然とした目標ではモチベーションを保ちにくい
- 目標を立てることで改善の進捗度がわかる
- 目標を全体で共有することができる
「とにかく業務効率化に向けて頑張る」という目標と「1ヵ月の残業時間を10時間減らす」という目標では、後者の方が自然とやる気が出るという方が多いと思います。目標は明確であればあるほど今何をやるべきなのかが見えてくるので、モチベーションを維持しやすいのです。
また、進捗度がわかるというのも大きなメリットです。「しっかり目標に向かって進んでいる」という実感があれば、さらに業務効率化に注力することができます。
そして目標を全体で共有することで、スタッフ全員が共通意識のもと業務効率化を進めていくことが可能です。
KPIを設定して進捗度を評価する
明確な目標をさらに具体的な数値に落とし込んでいくための指標をKPI(重要業績評価指数)と言います。マラソンで例えるならゴール(目標)までの中間ポイント(KPI)といったところです。KPIはもともとマーケティングにおいて活用されている評価指標ですが、店舗管理のあらゆるシーンで活用できます。
KPIを設定するメリットは目標に対する進捗度を評価するだけでなく「定期的に軌道修正していける」というものがあります。
実は目標に対し進んでいるように見えても知らずのうちにコースから逸れてしまっているということは多々あります。この場合、軌道修正をして改めて目標に向かう必要があるので、KPIを設定しておくことで目標に対する“ズレ”が確認できるというわけです。
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KPIは具体的な期間と数値で、複数設定する
KPI設定のポイントですが、一つの目標に対して必ず3つ以上のKPIを具体的な期間と数値で設定しましょう。
例えば「売上拡大」という単純な目標一つとっても、ここには様々な要素が絡んできます。客単価の向上、客数の確保、キャンペーンにおけるCPA(顧客獲得単価)の削減、在庫の圧縮など、他にもまだまだ売上拡大のための要素はあります。
しかし、全てに対しKPIを設定するということは現実的ではありませんし、正しくありません。ですので目標を達成するための要素に優先順位をつけ、3つ以上KPIを設定してください。
そして設定する際は必ず具体的な期間と数値で設定しましょう。「四半期の客単価平均を500円アップ」など、具体的な期間を数値で設定することでKPIをしっかりと評価することができます。
評価できれば改善することもできるので、KPIは必ず期間と数値を明確にしましょう。
継続的にPDCAサイクルを回していく
店舗管理であろうと如何なる分野であろうとPDCAサイクルは重要です。継続的な改善がなければ、目標を達成することはできないのです。
ですので打ち立てた目標やKPIに対し必ずPDCAサイクルを回していってください。そのためにKPIは具体的な期間と数値で設定されています。
ちなみに最近ではCAPDサイクルがしっくりくるという企業も多いですね。打ち立てた目標やKPIに対し評価(Check)を行い改善案(Act)を考え計画(Plan)を立てる、そして実行(Do)してまた評価に戻るというサイクルです。
一概にどれがいいとは言えないので、これは皆さんがしっくりくる方で改善を重ねていくのがいいと思います。
連携の取れたシステムで大幅に効率化する
ここまでは業務効率化に対する目標の立て方など人為的ポイントに焦点を当ててきましたが、ポイント7ではシステム的な話をします。
店舗管理において業務効率化ができないとき、システム周りが煩雑化してしまっているというケースが少なくありません。同じデータなのに複数のシステムで2重3重の入力作業が発生してしまったり、本社へのレポート提出に時間を費やしてしまったり、例を挙げればキリがないほどです。
こうしたシステム的な問題をクリアするためには連携の取れたシステム環境が欠かせません。さらに具体的に言うと、クラウドERPが必要となってくるでしょう。
クラウドERPとはインターネット経由で利用できるERPソリューションソリューションであり、会計管理システムや在庫管理システムなど経営に必要な複数のシステムを包括的に提供してます。サーバの設置も必要ないので店舗でも本社でも同じシステムを簡単に共有できるということです。
おすすめは世界No.1クラウドERPの「NetSuite(ネットスイート)」。30,000社以上に導入実績がある革新的ソリューションです。
システム連携による業務効率化からクラウド特有の業務効率化を得ることができるので、人為的には不可能な領域まで効率化することができます。
まとめ
いかがでしょうか？これまで店舗管理において業務効率化がなかなかできなかったという方は、今回紹介したポイントをもとに一度実践してみていただきたいと思います。最も重要なのはしっかりとPDCAサイクルを回していくことなので、根気よく継続的な改善を目指してください。
